Réunion
du C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa
Ordre
du jour 22
Le
mardi 9 mars 2021, 17 h
Participation
par voie électronique
La réunion
pourra être visionnée : https://bit.ly/3aNbNMH
Par téléphone: 613 209 3054
Identification de la
réunion: 963
7844 4229
Code: 052931
Les
personnes qui souhaitent adresser des commentaires au sujet de l’un ou l’autre
des points à l’ordre du jour devraient se référer au processus ci-joint en tant
qu’annexe A.
Julie
Tremblay, Secrétariat du C.A.
613-580-2424, poste 32169
[email protected]
[email protected]
Visitez la Bibliothèque en ligne :
·
Consultez les recommandations
de notre personnel, réunies sur une seule
page pour faciliter les découvertes.
·
Pour obtenir de l’aide, contactez Infoservice par téléphone, courriel, ou clavardage ou prenez rendez-vous pour
une session virtuelle de Biblio tête-à-tête.
·
Inscrivrez-vous ici pour avoir une carte temporaire
Membres
du C.A. :
Président : Matthew Luloff
Vice-présidente : Kathy Fisher
Administratrices et administrateurs : Steven Begg, Mary-Rose Brown,
Riley Brockington, Allan Higdon, Rawlson King, Carol Anne Meehan, Harvey Slack,
Des formats accessibles et des aides à
la communication ainsi que l’interprétation
simultanée dans les deux langues officielles sont disponibles sur
demande pour toute question à l’ordre du jour.
Veuillez communiquer avec le C.A. de la BPO à [email protected] deux jours
ouvrables avant la réunion pour faire une demande.
|
MISE À JOUR VERBALE DU
PRÉSIDENT
|
|
MISE À JOUR DE LA
DIRECTRICE GÉNÉRALE
|
|
Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO):
1. Approuve ce
cadre, tel que décrit dans le présent rapport;
2. Approuve,
conformément à ce cadre:
a) la politique sur la
délégation de pouvoirs (002) pour conférer à la directrice générale le
pouvoir d’approuver les dons recueillis lors des activités de financement,
comme il est expliqué dans le présent rapport (document 1);
b) la politique sur les
dons et les collectes de fonds (008) pour que la BPO puisse solliciter des
dons, en accepter et traiter ceux recueillis lors des activités de
financement, comme il est expliqué dans le présent rapport (document 2);
c) la politique sur la
reddition de comptes de la DG et la surveillance du C.A. (010) pour y inclure
l’obligation pour la directrice générale de présenter un rapport annuel sur
les activités de financement et les dons (document 4);
d) la politique sur les
commandites et la publicité (022) (document 5).
|
|
Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BP):
1. Prenne
connaissance du présent rapport à titre d’information;
2. Approuve le
transfert du surplus des opérations de 6 277 755 $ du budget des Services de
bibliothèque pour 2020, comme suit :
• 1 277 755 $ au
fonds de réserve de la bibliothèque; et,
• 5 000 000 $ à la
portion du budget de la Bibliothèque et de la Ville d’Ottawa dans le cadre du
projet de l’installation partagée BPO-BAC.
3. Une fois que
le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa aura
approuvé le transfert du surplus des opérations des Services de la
bibliothèque, le personnel devrait travailler avec les Services financiers de
la ville pour inclure les recommandations dans le rapport du Règlement de
l’Excédent/Du déficit de 2020 des opérations financées par les recettes
fiscales et les redevances par l’intermédiaire du Comité des finances et du
développement économique de la Ville.
|
|
POINTS DES CONSEILLERS
(ÈRES)
|
|
Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la
présentation rapport verbal à titre d’information.
|
|
Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de
la présentation à titre d’information.
|
|
Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa passe à huis clos,
conformément à l’article 16.1 (4)(d) de la Loi sur les bibliothèques
publiques, afin de discuter de négociations collectives.
|
|
Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa passe à huis clos,
conformément à l’article 16.1 (4)(b) de la Loi sur les bibliothèques
publiques, pour examiner les questions personnelles concernant un individu
identifiable, ayant trait à l’évaluation du rendement de la directrice
générale de 2020.
|
Nota: 1. Les points abordés
à huis clos ne sont pas soumis aux audiences ni aux discussions publiques*.
2. Toute présentation écrite
ou orale (accompagnée de votre nom, mais sans vos coordonnées) sera versée aux
dossiers publics et mise à la disposition du Conseil d’administration de la
Bibliothèque publique d’Ottawa et des membres du
public.
La Ville d’Ottawa continue de prendre la pandémie de COVID-19 au
sérieux; conformément aux directives des gouvernements provincial et fédéral,
elle apporte d’importants changements à ses services et programmes pour
protéger la santé et le bien-être de la population. L’hôtel de ville est
temporairement fermé pour freiner la propagation de la COVID-19. Les réunions
des comités et du Conseil en personne ont été annulées. Ces réunions se feront,
si nécessaire, par voie électronique jusqu’à nouvel ordre. Pour obtenir de plus
amples renseignements sur les perturbations de services, consultez notre page
sur la COVID19 : https://ottawa.ca/fr/sante-et-securite-publique/covid-19-ottawa
Annexe A – Détails sur la participation du public
Intervenants du
public
L’hôtel de ville est
temporairement fermé pour freiner la propagation de la COVID-19. Malgré
l’annulation des réunions en personne du Conseil d’administration de la Bibliothèque
publique d’Ottawa, des Comités et du Conseil, le grand public peut présenter
des commentaires en vue de la réunion du 9 mars de l’une ou l’autre des
façons suivantes :
a) Envoyez vos
commentaires écrits par courriel : Les personnes qui souhaitent faire part de
leurs commentaires au Conseil d’administration de la Bibliothèque publique sont
fortement encouragées à soumettre ces commentaires par écrit, par courriel à
l'adresse électronique suivante [email protected]. Les
commentaires reçus par mardi, 9 mars seront transmis aux membres du
Conseil avant
la réunion. Ceux reçus après cette date seront transmis dès que possible.
b) Envoyez vos commentaires
oraux avant la réunion (avant 16h, le lundi, 8 mars). Vous pouvez
appeler le secrétariat du Conseil au 613-580-2424, x32169 pour faire transcrire
vos commentaires.
c) Inscription pour prendre la
parole :
Avant
le mardi, 9 mars à 13h: Pour vous inscrire, remplissez le formulaire de
demande d’intervention à la page suivante : formulaire
de demande d’intervention. Pour savoir comment
participer à la réunion à distance, consultez la rubrique ci-dessous. Pour
savoir comment participer à la réunion à distance pour donner une présentation
visuelle, consultez la rubrique ci-dessous. Nous encourageons les intervenants
à s’inscrire le plus tôt possible pour faciliter le processus d’inscription et
l’organisation de la réunion.
Participation à
distance pour les intervenants du public
Dès réception
de votre demande d’inscription par l’une des méthodes ci-dessus, les délégués
soumettront le nom d’utilisateur qu’ils utiliseront pour participer à la
réunion Zoom.
Nous invitons
toute personne souhaitant participer à la réunion à s’inscrire ou à se
connecter à Zoom, si ce n’est
pas déjà fait. Vous trouverez ci-dessous des précisions concernant la réunion
virtuelle :
o
Le partage d’écran ne sera pas autorisé durant cette réunion. Les
intervenants qui souhaitent faire une présentation visuelle (PowerPoint ou
autre) doivent l’envoyer par courriel avant le début de la réunion à l’addresse
suivante : [email protected]. Le personnel
qui animera la réunion partagera la présentation à partir de son écran lors de
l’intervention. Afin que l’on dispose de suffisamment de temps pour la
configuration et les tests, les personnes concernées doivent
s’inscrire et fournir les fichiers au personnel avant le mardi, 9 mars à
15h.
Détails logistiques :
·
Lorsque vous vous joindrez à la réunion, par téléphone ou par
Internet, vous serez admis comme participant. Il n’y aura pas de salutations.
Vous pourrez entendre la réunion, et voir l’orateur si votre appareil le
permet, mais votre micro sera désactivé jusqu’à ce que vous preniez la parole. Il
est préférable que vous soyez en sourdine avant d’être appelé à parler, afin
d’éviter les échos. Veuillez noter qu’il peut y avoir un court délai lors de
l’accès à la réunion.
·
Si vous participez par téléphone, prière de ne jamais mettre
l’appel en attente, car cela activerait une « musique d’attente »
même si votre micro est coupé.
·
Afin d’optimiser la qualité de l’appel si vous utilisez un
ordinateur portatif, privilégiez un casque d’écoute avec micro si possible. Si
vous utilisez le micro de votre ordinateur portatif ou un téléphone cellulaire,
parlez directement dans le combiné et évitez d’utiliser le haut-parleur.
·
Si vous rencontrez des difficultés techniques le 9 mars,
vous pouvez communiquer avec le Conseil à l’adresse [email protected].
·
N’oubliez
pas que si vous activez votre caméra, vous
apparaîtrez aux participants à la réunion Zoom.
·
Les intervenants du public auront cinq (5) minutes pour formuler
des commentaires lorsqu’on les invitera à prendre la parole. Il ne sera pas
permis de poser des questions aux membres (ou au personnel) ni de débattre avec
eux. Si vous avez des questions, vous pourrez les poser lors des cinq minutes
qui vous seront octroyées. Vos commentaires doivent être directement liés aux
rapports sur lesquels porte votre intervention. Les membres du C.A. pourront
vous poser des questions complémentaires, donner leurs commentaires ou demander
au personnel de vous répondre.
·
Une fois les cinq minutes écoulées, et après que vous avez répondu
à toutes les questions, la Modératrice vous mettra en sourdine et vous pourrez