Réunion
du C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa
Ordre
du jour 17
Le
mardi 8 septembre 2020, 17 h
Participation par voie électronique
La participation à cette réunion se fera par
voie électronique, conformément à l’article 238 de la Loi de 2001 sur les
municipalités, dans sa version modifiée par le projet de loi 197, soit la Loi
de 2020 visant à favoriser la reprise économique face à la COVID-19.
La réunion pourra être visionnée
: https://zoom.us/j/92325897917?pwd=ZzNJYzhYMGMrVy9TTUxUdDBDS01SZz09
Par
téléphone:
+1 647 558 0588
Identification
de la réunion: 923 2589 7917
Code:
321615
Les
personnes qui souhaitent adresser des commentaires au sujet de l’un ou l’autre
des points à l’ordre du jour devraient se référer au processus ci-joint en tant
qu’annexe A.
Julie
Tremblay, Secrétariat du C.A.
613-580-2424, poste 32169
[email protected]
[email protected]
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Bibliothèque en ligne :
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Membres
du C.A. :
Président : Matthew Luloff
Vice-présidente : Kathy Fisher
Administratrices et administrateurs : Steven Begg, Mary-Rose Brown,
Riley Brockington, Allan Higdon, Carol Anne Meehan, Harvey Slack,
Tim Tierney
Des formats accessibles et des aides à
la communication ainsi que l’interprétation
simultanée dans les deux langues officielles sont disponibles sur
demande pour toute question à l’ordre du jour.
Veuillez communiquer avec le C.A. de la BPO à [email protected] deux jours
ouvrables avant la réunion pour faire une demande.
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MISE À JOUR VERBALE DU
PRÉSIDENT
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MISE À JOUR DE LA
DIRECTRICE GÉNÉRALE
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de
la présentation à titre d’information.
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa adopte la création d’un
Comité spécial de l’ordre de l’amitié, composé de deux
administrateurs(trices) : Carol Anne Meehan et Harvey A. Slack.
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :
1. Adopte le plan de travail
2020 du Conseil d’administration (Annexe 1);
2. Adopte la création d’un
Comité spécial sur la gouvernance, composé de deux administrateurs : Allan
Higdon et Harvey A. Slack;
3. Prenne connaissance du
plan de travail 2020 de la corporation pour information (Annexe 2).
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance des
rapports financiers du 2e trimestre de 2020.
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de
la présentation à titre d’information.
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa passe à huis clos,
conformément à l’article 16.1 (4)(b) de la Loi sur les bibliothèques
publiques, pour examiner les questions personnelles concernant un individu
identifiable, ayant trait à l’évaluation mi-année du rendement de la
directrice générale.
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INFORMATION DISTRIBUÉE
AUPARAVANT
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Nota: 1. Les points abordés
à huis clos ne sont pas soumis aux audiences ni aux discussions publiques*.
2. Toute présentation écrite
ou orale (accompagnée de votre nom, mais sans vos coordonnées) sera versée aux
dossiers publics et mise à la disposition du Conseil d’administration de la
Bibliothèque publique d’Ottawa et des membres du
public.
Annexe A – Détails sur la participation du public
Intervenants du
public
L’hôtel de ville est
temporairement fermé pour freiner la propagation de la COVID-19. Malgré
l’annulation des réunions en personne du Conseil d’administration de la
Bibliothèque publique d’Ottawa, des Comités et du Conseil, le grand public peut
présenter des commentaires en vue de la réunion du 8 septembre de l’une ou
l’autre des façons suivantes :
a) Envoyez vos
commentaires écrits par courriel : Les personnes qui souhaitent faire part de
leurs commentaires au Conseil d’administration de la Bibliothèque publique sont
fortement encouragées à soumettre ces commentaires par écrit, par courriel à
l'adresse électronique suivante [email protected]. Les
commentaires reçus par mardi, 8 septembre mai seront transmis aux membres du
Conseil avant
la réunion. Ceux reçus après cette date seront transmis dès que possible.
b) Envoyez vos commentaires
oraux avant la réunion (avant 16h, le lundi, 7 septembre). Vous pouvez appeler
le secrétariat du Conseil au 613-580-2424, x32169 pour faire transcrire vos
commentaires.
c)
Inscription
pour prendre la parole :
Avant
le mardi, 8 septembre à 13h: Pour vous inscrire, remplissez le formulaire de
demande d’intervention à la page suivante : formulaire de demande d’intervention. Pour savoir comment participer à la réunion à
distance, consultez la rubrique ci-dessous. Pour savoir comment participer à la
réunion à distance pour donner une présentation visuelle, consultez la rubrique
ci-dessous. Nous encourageons les intervenants à s’inscrire le plus tôt
possible pour faciliter le processus d’inscription et l’organisation de la
réunion.
Participation à
distance pour les intervenants du public
Dès réception
de votre demande d’inscription par l’une des méthodes ci-dessus, les délégués soumettront
le nom d’utilisateur qu’ils utiliseront pour participer à la réunion Zoom.
Nous invitons
toute personne souhaitant participer à la réunion à s’inscrire ou à se
connecter à Zoom, si ce n’est
pas déjà fait. Vous trouverez ci-dessous des précisions concernant la réunion
virtuelle :
o
Le partage d’écran ne sera pas autorisé durant cette réunion. Les
intervenants qui souhaitent faire une présentation visuelle (PowerPoint ou
autre) doivent l’envoyer par courriel avant le début de la réunion à l’addresse
suivante : [email protected]. Le personnel
qui animera la réunion partagera la présentation à partir de son écran lors de
l’intervention. Afin que l’on dispose de suffisamment de temps pour la
configuration et les tests, les personnes concernées doivent
s’inscrire et fournir les fichiers au personnel avant le lundi, 7
septembre à 16h.
Détails logistiques :
·
Lorsque vous vous joindrez à la réunion, par téléphone ou par
Internet, vous serez admis comme participant. Il n’y aura pas de salutations.
Vous pourrez entendre la réunion, et voir l’orateur si votre appareil le
permet, mais votre micro sera désactivé jusqu’à ce que vous preniez la parole. Il
est préférable que vous soyez en sourdine avant d’être appelé à parler, afin
d’éviter les échos. Veuillez noter qu’il peut y avoir un court délai lors de
l’accès à la réunion.
·
Si vous participez par téléphone, prière de ne jamais mettre
l’appel en attente, car cela activerait une « musique d’attente »
même si votre micro est coupé.
·
Afin d’optimiser la qualité de l’appel si vous utilisez un
ordinateur portatif, privilégiez un casque d’écoute avec micro si possible. Si vous
utilisez le micro de votre ordinateur portatif ou un téléphone cellulaire,
parlez directement dans le combiné et évitez d’utiliser le haut-parleur.
·
Si vous rencontrez des difficultés techniques le 8 septembre 2020,
vous pouvez communiquer avec le Conseil à l’adresse [email protected].
·
N’oubliez
pas que si vous activez votre caméra, vous
apparaîtrez aux participants à la réunion Zoom.
·
Les intervenants du public auront cinq (5) minutes pour formuler
des commentaires lorsqu’on les invitera à prendre la parole. Il ne sera pas
permis de poser des questions aux membres (ou au personnel) ni de débattre avec
eux. Si vous avez des questions, vous pourrez les poser lors des cinq minutes
qui vous seront octroyées. Vos commentaires doivent être directement liés aux
rapports sur lesquels porte votre intervention. Les membres du C.A. pourront
vous poser des questions complémentaires, donner leurs commentaires ou demander
au personnel de vous répondre.
·
Une fois les cinq minutes écoulées, et après que vous ayez répondu
à toutes les questions, la Modératrice vous mettra en sourdine et vous pourrez
continuer à suivre via la réunion Zoom.