Le président Luloff prononce un mot d’ouverture et remercie le personnel et les collègues de la Ville pour leur travail sur le budget.
Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, et Anna Basile, directrice générale adjointe et directrice, Services organisationnels, présentent au C.A. un résumé des grandes lignes du budget provisoire, notamment de l’information sur les dépenses de fonctionnement et les dépenses d’immobilisations recommandées en 2025, et des commentaires reçus pendant la période de consultation (présentation conservée au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale). Mme Bebbington indique que le plus grand investissement de 2025 est lié aux besoins opérationnels de la Bibliothèque centrale à Ādisōke, qui ouvrira ses portes en 2026. Cette dernière année de planification sera axée sur l’opérationnalisation des services de bibliothèque autant que des services de soutien, comme l’entretien des installations.
Comme il a été mentionné au dépôt du budget à la réunion du 5 novembre, la Ville a demandé à la BPO de produire un budget tenant compte de l’augmentation de 2,715 M$ ciblée par le Conseil. Ces orientations reflètent une augmentation maximale de 2,9 % des taxes municipales en 2025. Mme Bebbington souligne que le budget total de la BPO, s’il est approuvé, sera de 64,895 M$ (comprenant les contributions provenant du gouvernement provincial et les recettes), ce qui représente une augmentation annuelle d’environ 2,55 $ pour un ménage moyen, et un apport annuel du contribuable moyen d’un peu plus de 90 $ pour soutenir les services de bibliothèque.
Mme Basile indique que les 2,715 M$ pour les dépenses de fonctionnement comprennent 1,130 M$ pour ajuster la rémunération en fonction de l’indemnité de vie chère (IVC), 150 000 $ en ajustements de l’exploitation des installations pour l’entretien et les coûts opérationnels de construction, 1,895 M$ pour la Bibliothèque centrale à Ādisōke, et une diminution de 460 000 $ pour des ajustements financiers.
Mme Basile parle des allocations d’immobilisations de 9 M$ pour 2025, axées principalement sur de nouvelles initiatives, dont l’utilisation du Fonds de réserve de la BPO et des redevances d’aménagement. Parmi ces initiatives figure le renouvellement des immobilisations, y compris les initiatives stratégiques (2,250 M$) et liées au cycle de vie et à l’accessibilité (850 000 $ et 1,065 M$), dont une contribution de 2 M$ du fonds pour le mobilier, les accessoires fixes et l’équipement de la Bibliothèque centrale à Ādisōke. Des fonds de croissance sont aussi prévus pour la nouvelle succursale Barrhaven (4,940 M$).
Mme Basile indique que le personnel a reçu une demande budgétaire concernant le renforcement des services de sécurité à la succursale Rideau, plus précisément l’ajout d’un poste d’agente ou agent de sécurité affecté en tout temps à l’extérieur de la succursale. Actuellement, deux membres du personnel de la sécurité sont en poste pendant les heures d’ouverture (à l’intérieur et à l’extérieur des propriétés de la BPO); ils travaillent directement avec le personnel pour régler les problèmes et, au besoin, avec les forces de l’ordre ou d’autres services d’urgence. Mme Basile fait savoir que le personnel a apporté quelques changements aux pratiques, par exemple le signalement des cas de consommation de drogue à la police afin de permettre une meilleure répartition des ressources dans le quartier en fonction des tendances. Le personnel collabore aussi étroitement avec des partenaires communautaires pour assurer une approche proactive en cas de problèmes de sécurité. Mme Basile précise que le nombre total d’incidents à la succursale par année se chiffre en moyenne à moins d’un par jour. Par conséquent, le personnel ne recommande pas pour l’instant d’octroyer plus de financement à la succursale Rideau pour son personnel de sécurité.
Mme Basile mentionne que la présence de personnes représentant la BPO aux consultations budgétaires des conseillères et conseillers n’est pas nécessaire, et que le personnel ne propose aucune modification du financement dans le budget 2025 présenté au C.A.
Matthew Pritz, gestionnaire de programme, Services financiers et opérationnels, et Diana Adjarska-Litzanova, Services financiers de la Ville d’Ottawa, sont aussi présents pour répondre aux questions.
Le C.A. reçoit les intervenants suivants. Les observations écrites ou les présentations ne sont pas conservées au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale.
Riley Brockington, conseiller du quartier 16 (Rivière), affirme que la BPO fait un travail phénoménal en ayant une incidence positive sur le quotidien des gens. Il réitère son soutien et son travail de sensibilisation continus quant à l’accès à la Bibliothèque, ainsi que son appui à la liberté de choix de la clientèle qui utilise des articles de bibliothèque. Il parle de son travail de membre du C.A. pendant le dernier mandat, entre autres la défense de l’accès aux services pendant le rétablissement suivant la pandémie et l’obtention de ressources supplémentaires pour les services de bibliothèque dans les quartiers prioritaires. Il est d’avis qu’on pourrait en faire plus dans la ville, par exemple collaborer avec des groupes de travail dans les secteurs sans succursale locale afin de relever les lacunes dans les programmes et les services, puisque ces groupes peuvent faire connaître et appuyer les services de bibliothèque, et donner de la rétroaction à leur sujet. Le conseiller suggère que le C.A. investisse dans les secteurs d’Ottawa qui n’ont pas accès aux services de la BPO. Il salue les investissements récents du C.A. dans les secteurs ruraux, la Bibliothèque centrale à Ādisōke et la construction de nouvelles succursales en banlieue. Il enjoint au C.A. de ne pas oublier les populations les plus à risque (dont les personnes qui peinent à réussir, les ménages monoparentaux, les groupes racisés et les quartiers où le nombre de propriétaires de voitures est inférieur à la moyenne) qui bénéficieraient le plus d’investissements. Il indique que les commentaires de la clientèle adressés aux groupes de travail du quartier Rivière à propos des investissements actuels dans les programmes et les services communautaires sont toujours bien accueillis. Le conseiller souligne qu’il ne demande pas la construction d’une nouvelle succursale ni des investissements dans un quartier en particulier, mais plutôt l’injection de fonds dans les secteurs de la ville où il n’y a pas de services de bibliothèque. Il estime que le fonds de réserve de la Bibliothèque est suffisant pour permettre un investissement ponctuel de 250 000 $ en 2025. Il indique que lui-même et d’autres conseillères et conseillers ont entendu, pendant les séances sur le budget qu’elles et ils ont organisées, que les services de bibliothèque sont importants et que davantage d’investissements sont nécessaires. Il croit que le budget proposé sera bon pour la ville en général, mais qu’il reste des secteurs qui devraient être mieux servis.
La membre Crawford lui demande des précisions sur l’investissement de 250 000 $ qu’il propose. Le conseiller R. Brockington indique que cet investissement serait semblable à celui de la motion sur le financement du développement communautaire approuvée par le C.A. pendant son dernier mandat, ajoutant que le calendrier d’un an a été suggéré en raison de la capacité du personnel.
En réponse à une question du membre Slack sur l’utilisation suggérée des fonds, le conseiller indique s’en remettre à la discrétion du personnel, qui saura les utiliser au mieux dans les quartiers prioritaires.
Le membre Slack lui demande s’il a présenté des demandes de financement similaires à d’autres comités ou conseils d’administration. Le conseiller R. Brockington répond qu’il s’adresse au C.A. à propos d’un financement supplémentaire pour des services de bibliothèque, et que le Conseil examinera la recommandation que le C.A. approuvera, quelle qu’elle soit.
Le membre Slack indique que le C.A. devrait avoir plus de documentation et de temps pour examiner la question avant de se prononcer. Le conseiller estime que les messages qu’il a faits par le passé cadrent avec sa suggestion, et remarque que le membre Slack a approuvé un financement similaire au mandat précédent, lorsqu’ils faisaient tous deux partie du C.A.
Le président convient que les interventions du conseiller devant le C.A. cadrent avec la nature de la demande. Compte tenu du Cadre décisionnel sur la prestation des services et des lacunes relevées en matière d’équité, il demande si, dans l’éventualité d’un investissement de loin supérieur à ce qui est budgété, le conseiller R. Brockington serait prêt à laisser les fonds être octroyés à des secteurs plus prioritaires que ceux qu’il représente dans le quartier Rivière. Le conseiller répond qu’il serait prêt à accepter cette décision; le C.A. et le personnel devraient affecter les ressources là où ils croient que les besoins sont les plus criants.
Le président remercie le conseiller pour ses commentaires, son travail de représentation pour sa communauté et son soutien aux services de bibliothèque.
John D. Reid, résident du quartier Rivière, prend la parole à propos des problèmes d’équité qui touchent les résidents de la ceinture de verdure de la ville. Il indique que la distance moyenne à parcourir pour se rendre à une succursale de la BPO y est plus élevée que dans plusieurs autres villes canadiennes, et fait remarquer que d’après cette analyse, il y a des gens à Ottawa qui ne bénéficient pas du niveau standard de services de bibliothèque qu’on retrouve ailleurs au pays. Il estime que cette disparité pèse lourd sur les quartiers ayant peu d’options de transport, surtout ceux ayant une grande concentration de logements communautaires et de coopératives d’habitation. M. Reid affirme qu’il est crucial de garantir que chaque quartier de la ville ait accès aux services de bibliothèque. D’après lui, des ressources ont été affectées à la Bibliothèque centrale, tandis que les succursales des quartiers, qui pourraient servir plus de gens directement, restent négligées. Il croit qu’il serait bénéfique d’utiliser des ressources pour établir de plus petites succursales à vocation communautaire, par exemple dans des locaux loués, dotées de membres du personnel actuel. Il prie le C.A. de revenir sur l’approbation du Cadre sur les installations, qui, selon lui, semble négliger les zones mal servies. Il estime que le C.A. devrait envisager une réévaluation impartiale ou une étude ou vérification professionnelle indépendante, et que la comparaison du réseau de bibliothèques d’Ottawa avec ceux d’autres villes pourrait révéler des renseignements précieux. Il ajoute que l’amélioration de la transparence et de l’équité dans la distribution des ressources renforcera la confiance du public à l’égard du processus décisionnel du C.A. Il presse le C.A. de s’assurer que chaque résidente et résident, quel que soit son code postal, a un accès équitable aux ressources des bibliothèques.
Le président Luloff précise que l’analyse des lacunes du Cadre sur les installations, publiée en 2023, faisait état de lacunes dans le secteur de Hunt Club-Riverside Park. Il explique qu’il faudra du temps pour les combler, car les efforts seront principalement axés sur l’ouverture de la Bibliothèque centrale à Ādisōke et sur les secteurs à forte croissance, pour lesquels il y a différentes sources de financement. Il souligne également l’importance de tenir compte de la densité de la population et d’autres variables lorsqu’on compare des municipalités entre elles, puis remercie l’intervenant.
En l’absence d’autres questions aux intervenants, le C.A. passe aux questions au personnel.
La membre Crawford remarque que les 250 000 $ suggérés représentent un investissement considérable à envisager pour le moment, et ajoute qu’elle aimerait en savoir plus sur les autres possibilités de prestation des services par le personnel. Elle remercie le conseiller R. Brockington pour ses idées inédites en la matière.
Mme Bebbington remercie aussi le conseiller R. Brockington pour son soutien aux services de bibliothèque et son travail de représentation pour son quartier. Par rapport à l’approche de développement communautaire et aux relations favorisées par le conseiller, elle indique que la BPO a offert près de 50 programmes de littératie pour les jeunes enfants dans des centres communautaires du quartier Rivière en 2024. Concernant la demande de financement pour le développement communautaire, elle souligne les gains d’efficacité faits dans le budget pour créer un poste, à la succursale St-Laurent, dédié à l’appui du développement communautaire à Overbrook. Elle met en évidence les parallèles entre cet investissement et ce que demande l’intervenant. Bien qu’il ne réponde pas à la demande de ce dernier concernant un investissement à l’échelle de la ville, il vise certains des secteurs ayant les besoins les plus importants dans la ville. Mme Bebbington indique que de ce projet pilote ressortiront des leçons utiles qui permettront au personnel d’élargir et d’appliquer l’approche de développement communautaire plus uniformément dans la ville, et de manière responsable et durable.
La membre Crawford remercie le personnel pour la réponse, et précise qu’elle vit dans le quartier où sera mené ce projet pilote, et est donc au courant des besoins importants de ce secteur. Elle a hâte de voir les leçons qui seront tirées du projet, leçons qui pourraient ensuite être appliquées à des initiatives similaires dans d’autres quartiers. Mme Bebbington réitère que les programmes hors site existants se poursuivront de pair avec l’utilisation accrue de l’approche de développement communautaire, afin d’orienter les services.
La membre Brown indique que le personnel mise sur des gains d’efficacité pour financer un poste pour l’engagement du public, et demande au personnel d’expliquer la différence entre ce rôle et celui se rapportant au développement communautaire. Mme Basile explique que lorsque le personnel de la BPO parle d’engagement du public, il fait référence à un engagement formel précis concernant les initiatives stratégiques, qui nécessite des ressources importantes. Elle indique que le C.A. a reçu de la rétroaction par le passé sur les occasions d’améliorer l’engagement (p. ex. le Cadre sur les installations) et les cas où la BPO a très bien mobilisé le public (p. ex. le projet de Bibliothèque centrale). Elle fait savoir que la BPO n’a pas les capacités en personnel nécessaires pour ce travail et a donc recours à des ressources externes, mentionnant le travail en cours sur les stratégies relatives aux services. Elle présente les besoins à venir en matière d’engagement du public (entre autres pour les projets de Riverside-Sud et de Barrhaven) et indique la rentabilité des ressources internes dédiées.
La membre Brown demande qu’on explique l’augmentation des dépenses dans la catégorie des transferts, des subventions et des charges financières. Après avoir consulté ses collègues des Services financiers, Mme Basile confirme que le montant de 1,540 M$ dans cette catégorie provient d’un transfert interne visant à financer les programmes d’immobilisations.
Le président Luloff s’enquiert des sources de financement potentielles pour les secteurs urbains mal desservis, notant au passage que des redevances d’aménagement et des occasions de partenariat sont souvent accessibles pour les secteurs en croissance. Mme Basile mentionne le financement potentiel provenant de subventions d’infrastructure pour les nouvelles constructions, et confirme que c’est en raison de l’accès à ce financement que les bibliothèques se sont concentrées sur les secteurs et les projets de croissance par le passé. Elle souligne l’importance d’intégrer un indicateur de distance (de trois kilomètres) au Cadre sur les installations, car cela a permis au personnel de prioriser les besoins des quartiers aux lacunes de longue date. Mme Basile confirme que, conformément au cadre décisionnel, le personnel présentera au C.A. la deuxième partie du Plan de gestion des actifs, qui brossera un tableau plus complet des actifs actuels de la Bibliothèque, puis élaborera un plan directeur sur les installations qui tiendra compte des deux types de lacunes (de croissance et de longue date) ainsi que des besoins en gestion des actifs. En réponse à la question du président, elle indique que les sources de financement pour les lacunes des secteurs urbains peuvent être limitées, et que les projets en la matière sont généralement financés à même les budgets de fonctionnement. Mme Basile ajoute que c’est l’une des raisons de conserver un bon fonds de réserve et de renforcer les relations avec des organisations communautaires en vue de partenariats potentiels pour les installations.
En réponse à une question du président Luloff, qui demande si des partenaires communautaires clés comme la Direction générale des loisirs, de la culture et des installations (DGLCI) se penchent aussi sur les secteurs ayant des lacunes de longue date, ou plutôt sur les secteurs de croissance, Mme Basile indique que les discussions avec la DGLCI sont axées jusqu’à présent sur les secteurs de croissance, et ajoute que le processus pour l’année qui vient consistera à présenter au C.A. la deuxième partie du Plan de gestion des actifs, et, lorsque nous connaîtrons mieux nos actifs existants, à élaborer un plan directeur intégré sur les installations qui comprendra les deux types de lacunes (de croissance et de longue date) ainsi que les besoins en gestion des actifs.
Le président demande ce qu’il en est des autres partenaires potentiels, et Mme Basile donne la Société de logement communautaire d’Ottawa comme exemple. Mme Bebbington précise en outre que, comme l’a mentionné le deuxième intervenant, le modèle des espaces loués est déjà utilisé par la BPO et restera une option.
Le membre King demande quel est le plan pour le fonds de réserve, vu les pressions prévues. Mme Bebbington indique que le retrait de 2 M$ du fonds de réserve proposé fait en sorte que le montant total est conforme au Règlement sur le fonds de réserve pour la Bibliothèque publique d’Ottawa, précisant que 850 000 $ sont aussi prévus dans le fonds de réserve pour les besoins en dotation futurs. Mme Basile ajoute que le personnel fera rapport au C.A. en mars 2025 sur la possible utilisation du fonds de réserve ou de l’excédent prévu (en fonction des états financiers à la fin de 2024) pour un véhicule Bibliobus de rechange. Puisque le remplacement de ce véhicule est prévu pour 2027, année où le personnel s’attend à d’importantes pressions financières, Mme Basile indique que la réservation des fonds en avance réduirait ces pressions et assurerait la continuité du service de Bibliobus.
Le membre King demande si d’autres stratégies sont envisagées pour réduire les pressions financières futures; Mme Basile répond que le budget provisoire comprend des prévisions de fonctionnement sur quatre ans qui font état des pressions prévues de 2026 à 2029. Elle indique que si le budget se maintient, 2026 et 2027 seront des années intenses, puis les pressions s’équilibreront en 2028 et 2029. Le personnel fait de petits gains d’efficacité à l’interne et effectue des examens généraux des services dans le cadre de stratégies continues visant à atténuer les pressions. Le membre King remercie le personnel pour son approche avant-gardiste concernant les investissements en immobilisations et son travail pour tirer de ces derniers des gains d’efficacité et des économies.
Le membre King s’enquiert du travail considérable que représente la formation de plus de 50 nouvelles employées et nouveaux employés pour la Bibliothèque centrale à Ādisōke. Mme Basile répond que le personnel en est à élaborer des plans à ce sujet, plans qui, bien qu’encore provisoires, prévoient l’intégration de ces recrues à la fin de 2025, environ six mois avant l’ouverture de l’établissement. Ce calendrier permettra de leur donner la formation habituelle et de les former dans des emplacements existants de la BPO. Cela aidera ces nouveaux membres du personnel à se familiariser avec les services de la BPO et les diverses communautés que nous servons, ce qui assurera l’uniformité de l’expérience et la création de liens avec tous les quartiers du réseau. Mme Basile ajoute qu’il est prévu que certains de ces postes soient pourvus à l’interne.
Le membre King remercie le personnel pour cette réponse et réitère son enthousiasme par rapport au projet de développement communautaire à la succursale St-Laurent et à son potentiel d’orienter d’autres initiatives ailleurs dans la ville.
La membre Bradley demande si un poste budgétaire est prévu pour les services parallèles, y compris les programmes de sensibilisation offerts par le personnel des succursales. Mme Bebbington précise qu’il ne s’agit pas d’un poste budgétaire distinct : ce travail s’appuie sur le budget de rémunération associé aux Services en succursale. Elle ajoute que chaque succursale se voit assigner son propre secteur, qui comprend plusieurs quartiers. En réponse, la membre Bradley demande s’il est difficile d’effectuer une allocation ponctuelle de 250 000 $ parce que le travail est fait par le personnel, et non des services, et Mme Bebbington confirme que c’est le cas. Elle souligne en outre l’importance d’effectuer ce travail de manière responsable, comme il est proposé dans le budget actuel; il sera possible d’en élargir la portée à l’avenir.
En parlant de la passion des intervenants et des messages uniformes qu’ils ont adressés au C.A., la membre Bradley demande si davantage de services sont nécessaires, comme ils le décrivent. Mme Bebbington mentionne les programmes hors site offerts dans le quartier Rivière, et le fait que le personnel s’attache à consulter la population concernant ses intérêts et ses besoins, y compris pour les programmes de littératie pour les jeunes enfants. Elle cite des exemples où les types de programmes ont été ajustés en fonction de la participation et des autres activités proposées dans la communauté, et souligne la grande participation aux programmes à Hunt Club et à Carlington.
La membre Bradley demande en outre si les besoins surpassent l’offre actuelle. Mme Bebbington répond que bien que la BPO cherche toujours à offrir plus de services, il demeure important de voir à ce que les ressources permettent d’offrir les programmes (par exemple) de manière uniforme partout dans la ville. Elle souligne le fait que le quartier Rivière a actuellement plus de programmes hors site que les autres quartiers ayant des obstacles similaires, et qu’on doit envisager des programmes supplémentaires seulement lorsque les services hors site peuvent être offerts plus uniformément dans les quartiers ayant des besoins importants; elle donne l’exemple du projet pilote à la succursale St-Laurent, un autre secteur comptant plusieurs quartiers ayant des besoins importants.
La membre Kitts fait remarquer que les programmes et services ont été améliorés dans le quartier Rivière grâce à l’important travail de représentation, et que si des fonds étaient disponibles, il se pourrait que ce quartier ne soit pas le premier sur la liste, ce qui est important à retenir.
La membre Kitts demande si la distance et l’équité ont été pondérées de manière égale dans les critères de distribution des ressources du Cadre sur les installations. Mme Basile répond que l’équité a été pondérée à trois, et la distance, à deux.
La membre Kitts demande en outre quelles données ont été utilisées pour le critère de l’équité. Mme Basile répond que ce critère se fonde sur les données de l’Indice de l’équité des quartiers.
Le président Luloff demande au personnel d’expliquer les risques de ne pas inclure les autres coûts de la Bibliothèque centrale à Ādisōke dans le budget provisoire 2025 (comme les ETP restants et les autres dépenses prévues). Mme Bebbington répond que le budget 2025 proposé suffit pour répondre aux besoins de l’année. Pour ce qui est de la Bibliothèque centrale, le personnel a adopté des stratégies sur plusieurs années pour les postes clés, et l’intégration du reste du personnel pourra se faire plus près de l’ouverture de la Bibliothèque centrale; c’est pourquoi elle est prévue pour la fin de l’exercice 2025. Elle précise que cette approche comporte deux risques : d’abord, elle suppose l’intégration d’un grand nombre d’employés en une courte période. Ce risque est toutefois atténué par le fait que la plupart de ces postes existent déjà, et qu’il sera possible d’échelonner le processus pendant l’année (par exemple, publier les offres d’emploi et mener les entrevues plus tôt dans l’année) et de répartir le travail d’intégration dans le réseau. Le deuxième risque est lié aux répercussions de l’approche sur 2026, entre autres les pressions occasionnées par l’indemnité de vie chère, qui sera d’environ 3 M$ pour l’ensemble du personnel de la BPO. Avec les besoins de fonctionnement et les allocations d’immobilisations, le budget de 2026 pourrait se rapprocher de 5 M$. Mme Bebbington indique que le personnel gère les fonds publics de façon responsable, et que l’approche pour 2025 est prudente et respecte les principes comptables généraux.
Pour terminer, le président Luloff remercie le personnel pour ses explications sur les risques. Il réitère qu’il a confiance que ses collègues à la Ville appuieront l’approche proposée, précisant que cet appui est essentiel à l’ouverture de la Bibliothèque centrale à Ādisōke.
Au terme de la discussion, le budget provisoire 2025 de la BPO est ADOPTÉ tel quel.
MOTION No OPL 20241203/4
Que le Conseil d'administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa:
- Approuve le budget provisoire 2025 de la Bibliothèque publique d’Ottawa, ainsi que le retrait de deux millions de dollars du fond de la réserve de la Bibliothèque et la réaffectation de 500,000 dollars de commandes d’investissement existantes, et que décrit dans le présent rapport;
- Demande au personnel de transmettre le rapport au Conseil municipal d’Ottawa, aux fins d’examen le 11 décembre 2024, au moment de l’approbation par le Conseil municipal du budget provisoire de fonctionnement et d’immobilisations 2025 de la Ville d’Ottawa.
Résultat: Adopté