Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :

14

Date :

le mardi 11 juin 2024

Heure :

17 h 00 - 20 h 00

Endroit :

Salle Champlain, 110, avenue Laurier Ouest, et participation par voie électronique

Présents :

• Président Matthew Luloff, 
• Vice-présidente Kathy Fisher, 
• Membre Jessica Bradley, 
• Membre Mary-Rose Brown, 
• Membre Alison Crawford, 
• Membre Rawlson King, 
• Membre Catherine Kitts, 
• Membre Harvey A. Slack, 
• et Membre Adam Smith 

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1.

Avis et renseignements concernant la réunion à l’intention des participants à la réunion et du public

La diffusion en direct publique n’était pas disponible en raison de problèmes techniques.

Les avis et renseignements concernant les réunions sont joints à l’ordre du jour et au procès-verbal, y compris : la disponibilité des services d’interprétation simultanée et des mesures d’accessibilité; les procédures relatives aux réunions à huis clos; les points d’information qui ne font pas l’objet de discussions; les avis de non-responsabilité relativement aux renseignements personnels pour les correspondants et les intervenants; les avis relatifs aux procès-verbaux; les détails sur la participation à distance.

Ce procès-verbal préliminaire contient un résumé des suites à donner relativement aux points et aux mesures prises lors de la réunion. Ce document ne contient pas tout le texte qui fera partie du procès-verbal définitif, comme la consignation des soumissions écrites ou verbales. Les votes et les avis contraires consignés dans le présent procès-verbal préliminaire demeurent des données préliminaires jusqu’à ce que le procès-verbal soit confirmé par le conseil d'administration. Le procès-verbal définitif sera publié en même temps que l’ordre du jour de la prochaine réunion ordinaire du conseil d'administration et, une fois confirmé, il remplacera le présent document.

Nota:

1. La réunion a commencé à 17 h 27 en raison de difficultés techniques.
2. La vice-présidente Fisher et l'administratrice Bradley ont participées par voie électronique.

2.

Reconnaissance du territoire de la Nation algonquine Anishinābe

Le président Luloff souhaite la bienvenue aux membres et aux participants à la réunion du C.A. de la BPO et procède à la déclaration de reconnaissance du territoire autochtone.

3.

Appel nominal

Le président procède à l'appel nominal à voix haute, de façon aléatoire.

4.

Absents

Il n'y avait aucune absence.

5.

Déclarations d’intérêt

Aucune déclaration d’intérêt n’a été présentée.

6.

Adoption des procès-verbaux

6.1

Procès-verbal 13 - le jeudi, 2 mai 2024

Résultat: Adopté

La version française suivra

7.

Communications

7.1

Lettre - Bureau du greffier municipal - Motion du Conseil d'Ottawa (29 mai 2024)

8.

Mise à jour verbale du président

MOTION N^o OPL 20240611/1

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour du président.

Résultat: Reçu

9.

Rapport de la bibliothécaire en chef/directrice générale

MOTION N^o OPL 20240611/2

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la présentation à titre d’information.

Résultat: Reçu

10.

Présentations

10.1

Présentation - Lauréat de l’Ordre de l’amitié - Centre 507

11.

Rapports

11.1

Modifications des politiques du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Numéro du dossier: OPLB-2024-0611-11.1

MOTION N^o OPL 20240611/3

Que le Conseil de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve les modifications des politiques suivantes, tel que décrit dans le présent rapport:

1. Politique 002 - OPLB Délégation de pouvoir (Document 1);
2. Politique 008 - Développement des fonds (Document 2);
3. Politique 013 - Noms commémoratives (Document 3); et
4. Politique 022 - Commandites (Document 4).

Résultat: Adopté

11.2

Ādisōke - Mise à jour sur les travaux de construction et planification opérationnelle

Numéro du dossier: OPLB-2024-0611-11.2

MOTION N^o OPL 20240611/4

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.

Résultat: Reçu

12.

Articles des membres

12.1

Conférence de l’Asssociation des bibliothèques publiques 2024 - Rapport de l’administratrice Jessica Bradley

Numéro du dossier: OPLB-2024-0611-12.1

MOTION N^o OPL 20240611/5

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

Résultat: Reçu

13.

Points à huis clos

13.1

Mise à jour sur la cybersécurité - À huis clos - Date de compte rendu - Aucun compte rendu

Que, conformément à l’article 16.1(4)(a) de la Loi sur les bibliothèques publiques, la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne la décision de tenir une partie de sa réunion à huis clos pour éviter la présence des membres du public lors des discussions au sujet de « la sécurité des biens du conseil » et de la mise à jour verbale confidentiel sur la cybersécurité, qui ne seront pas divulgés au grand public.

Le C.A. a résolu à huis clos à 18 h 10 et a repris la séance publique à 19 h 18. À la reprise de la séance publique, le président Luloff informe que le C.A. s'est réuni à huis clos pour recevoir une mise à jour sur la cybersécurité. Les questions ne seront pas divulgés conformément à l'article 16.1(4)(a) de la Loi sur les bibliothèques publiques, la sécurité des biens du conseil.

Durant la séance à huis clos, aucun vote n'a eu lieu autre que les motions de procédure.

MOTION N^o OPL 20240611/6

Motion de la vice-présidente Kathy Fisher:

IL EST RÉSOLU QUE la Bibliothèque publique d’Ottawa passe à huis clos conformément à l’article 16.1(4)(a) de la Loi sur les bibliothèques publiques, car le suget concerne la sécurité des biens du conseil, pour recevoir une présentation confidentiel sur la cybersécurité et ne seront pas divulgés au grand public.

Résultat: Adopté

La vice-présidente Fisher a quitté la réunion à 18 h 58 et l'administratrice Brown a quitté la réunion à 19 h 01.

14.

Information distribuée auparavant

14.1

Note de service - Groupe exclu, direction et professionnels de la BPO - Allocation de coût de la vie

14.2

Note de service - Rapport de la ville en lieu à Ādisōke

14.3

Note de service - Rapport annuel de 2023 sur les déclarations de fraude concernant la Bibliothèque publique d’Ottawa

15.

Avis de motions (pour examen lors d’une réunion subséquente)

Il n’y a aucun avis de motion.

16.

Demandes de renseignements

Il n’y a aucune demande de renseignements.

17.

Autres questions

Le président, les membres, les invités et le personnel ont partagés des recommandations de lecture.

18.

Levée de la séance

IL EST RÉSOLU QUE la réunion du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa soit levée à 19 h 23.

19.

Prochaine réunion

Le mardi, 13 septembre 2024 (les dates du 9 juillet et du 13 août sont tenues si nécessaire)