Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :

14

Date :

le mardi 11 juin 2024

Heure :

17 h 00 - 20 h 00

Endroit :

Salle Champlain, 110, avenue Laurier Ouest, et participation par voie électronique

Présents :

• Président Matthew Luloff, 
• Vice-présidente Kathy Fisher, 
• Membre Jessica Bradley, 
• Membre Mary-Rose Brown, 
• Membre Alison Crawford, 
• Membre Rawlson King, 
• Membre Catherine Kitts, 
• Membre Harvey A. Slack, 
• et Membre Adam Smith 

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1.

Avis et renseignements concernant la réunion à l’intention des participants à la réunion et du public

La diffusion en direct publique n’était pas disponible en raison de problèmes techniques.

Les avis et renseignements concernant les réunions sont joints à l’ordre du jour et au procès-verbal, y compris : la disponibilité des services d’interprétation simultanée et des mesures d’accessibilité; les procédures relatives aux réunions à huis clos; les points d’information qui ne font pas l’objet de discussions; les avis de non-responsabilité relativement aux renseignements personnels pour les correspondants et les intervenants; les avis relatifs aux procès-verbaux; les détails sur la participation à distance.

Nota:

1. La réunion a commencé à 17 h 27 en raison de difficultés techniques.
2. La vice-présidente Fisher et l'administratrice Bradley ont participées par voie électronique.

2.

Reconnaissance du territoire de la Nation algonquine Anishinābe

Le président Luloff souhaite la bienvenue aux membres et aux participants à la réunion du C.A. de la BPO et procède à la déclaration de reconnaissance du territoire autochtone.

3.

Appel nominal

Le président procède à l'appel nominal à voix haute, de façon aléatoire.

4.

Absents

Il n'y avait aucune absence.

5.

Déclarations d’intérêt

Aucune déclaration d’intérêt n’a été présentée.

6.

Adoption des procès-verbaux

6.1

Procès-verbal 13 - le jeudi, 2 mai 2024

Résultat: Adopté

La version française suivra

7.

Communications

7.1

Lettre - Bureau du greffier municipal - Motion du Conseil d'Ottawa (29 mai 2024)

8.

Mise à jour verbale du président

Mois des aînés

Le président Luloff souligne la programmation de la BPO pour célébrer le Mois des aînés, notamment les activités sur les ressources et services pour vieillir chez soi, proposées en partenariat avec le Conseil sur le vieillissement. La collaboration se poursuivra au-delà du mois, avec des activités supplémentaires en juillet et août.

Mois national de l’histoire autochtone

Rappelant que juin est aussi le Mois national de l’histoire autochtone, avec la Journée nationale des peuples autochtones le 21 juin, le président Luloff nomme diverses activités de la BPO prévues pour l’occasion : projections de films de l’Office national du film (ONF) pour petits et grands dans les succursales; participation du personnel au Festival autochtone du solstice d’été le 22 juin; et suggestion de fabuleux titres à lire, à regarder et à écouter sur le site de la BPO, dont le récent album Here and Now d’Aysanabee. Le président souligne que, grâce à cet album, Aysanabee est devenu en 2023 le premier artiste autochtone à remporter les prix Juno à la fois pour l’album alternatif de l’année et l’auteur-compositeur de l’année.

Triste nouvelle – Décès de Diane Deans

Au nom du C.A., le président Luloff exprime ses plus sincères condoléances à la famille, aux amies et amis et aux collègues de Diane Deans, ancienne membre du C.A. qui est décédée récemment. Ayant siégé de 2001 à 2003 et de 2004 à 2006, Diane a laissé une marque importante à Ottawa grâce à son dévouement au service de la population et à sa grande détermination à défendre les intérêts de la communauté. Alliée des services de bibliothèque dans sa carrière de conseillère municipale, elle a aussi joué un rôle déterminant dans la rénovation du Centre communautaire de Greenboro, où se trouve de la succursale Greenboro de la BPO, ce qui témoigne de son engagement à servir une communauté en croissance.

MOTION N^o OPL 20240611/1

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour du président.

Résultat: Reçu

9.

Rapport de la bibliothécaire en chef/directrice générale

Mois de la reconnaissance des employés

Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, reconnaît l’apport riche, varié et exceptionnel du personnel au succès de la BPO. Avec le président et les autres membres, elle remercie le personnel pour le travail immensément gratifiant mais complexe qu’il accomplit. Elle félicite également les employés Mark Gelsomino, Courtney Mellor, Andréa Schnell et Leslie Stobbart, récemment nommés pour le Prix de distinction de la directrice municipale 2024 pour leur rôle dans le Groupe de travail intégré de la direction générale de la Ville œuvrant au développement communautaire dans les quartiers prioritaires d’Ottawa. Enfin, elle félicite Nathan Fréchette, adjoint, Programmation enfants et Services publics, qui a remporté un Prix de partenariat communautaire de Grands Frères Grandes Sœurs d’Ottawa pour le soutien qu’il apporte aux jeunes au nom de la BPO. La bibliothécaire en chef, le président et les membres applaudissent le personnel de la BPO.

Mois de la fierté

M^me Bebbington rappelle que juin est le Mois de la fierté, une occasion de célébrer la communauté 2SLGBTQIA+. Le Mois de la fierté est souligné en juin mondialement en souvenir des émeutes de Stonewall survenues en juin 1960. La bibliothécaire en chef explique qu’Ottawa célèbre également la Fierté dans la capitale en août pour commémorer le rassemblement « We Demand » tenu dans la capitale en 1971, la première manifestation d’envergure pour les droits des personnes homosexuelles au Canada. En juin, la BPO proposera des présentoirs à ses succursales, quatre heures du conte de l’arc-en-ciel pour les familles et la projection d’un film de l’ONF à la succursale Elmvale Acres. Elle accueillera aussi un événement hybride, en ligne et à la Place-Ben-Franklin, avec l’auteure Kai Cheng Thom le 27 juin. M^me Bebbington indique également que, plus tard cet été, la BPO se joindra à la communauté pour souligner la Fierté dans la capitale, du 17 au 25 août, notamment lors du défilé du 25 août.

Heures d’été

Comme les années précédentes, les succursales seront fermées le dimanche en juillet et en août, et le service habituel reprendra le 8 septembre. M^me Bebbington rappelle que les heures d’ouverture des succursales se trouvent sur le site Web, et que les services virtuels sont offerts 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

MOTION N^o OPL 20240611/2

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la présentation à titre d’information.

Résultat: Reçu

10.

Présentations

10.1

Présentation - Lauréat de l’Ordre de l’amitié - Centre 507

Le président Luloff invite la bibliothécaire en chef et directrice générale, Sonia Bebbington, à présenter le lauréat en quelques mots. M^me Bebbington rappelle que les lauréats de l’Ordre de l’amitié aident la BPO à fournir d’importants services communautaires, l’appuient et font progresser sa mission. Cette année, le prix est remis au Centre 507 pour son projet pilote consistant à envoyer du personnel dans les succursales Centrale et Sunnyside pour accompagner la clientèle vulnérable et lui offrir des services. M^me Bebbington souligne que ce partenariat s’inscrit dans l’engagement de la BPO à bâtir un environnement sûr et accueillant pour la clientèle et le personnel, et contribue à renforcer les relations communautaires en cultivant la coopération entre la BPO et un important organisme de services sociaux.

Le président accueille Richard Leblanc, directeur général, et sa collègue Heather Wherry, qui acceptent le prix au nom du Centre 507. (Danielle Dallinger a aussi joué un rôle central dans le projet, mais n’était pas disponible.) Le président Luloff lit l’inscription du certificat, et Shannon MacGillivray, chef de service de la succursale Sunnyside, remet un petit cadeau à l’équipe du Centre 507.

M. Leblanc est reconnaissant et remercie le C.A. et le personnel pour cette collaboration qui a permis de mieux servir une population vulnérable et de tisser des liens. Il affirme que de travailler avec le personnel des succursales Centrale et Sunnyside a été une expérience enrichissante, et que lui et ses collègues ont hâte à leurs prochaines collaborations avec la BPO.

11.

Rapports

11.1

Modifications des politiques du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Numéro du dossier: OPLB-2024-0611-11.1

MOTION N^o OPL 20240611/3

Que le Conseil de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve les modifications des politiques suivantes, tel que décrit dans le présent rapport:

1. Politique 002 - OPLB Délégation de pouvoir (Document 1);
2. Politique 008 - Développement des fonds (Document 2);
3. Politique 013 - Noms commémoratives (Document 3); et
4. Politique 022 - Commandites (Document 4).

Résultat: Adopté

11.2

Ādisōke - Mise à jour sur les travaux de construction et planification opérationnelle

Numéro du dossier: OPLB-2024-0611-11.2

Craig Ginther, directeur, Projets spéciaux, et Tara Blasioli, gestionnaire, Construction et Design – Bâtiments, Direction générale des services d’infrastructure et d’eau, Ville d’Ottawa, présentent l’avancement du projet Ādisōke, y compris les derniers développements de la construction et de la planification opérationnelle. (Présentation conservée au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale.) Laura George Fernandes, chef de service, Projets spéciaux, est présente pour répondre aux questions. Voici les faits saillants de la présentation :

• Avancement de la construction et activités prévues pour 2024;
• Prochaines grandes étapes et dates prévues;
• Planification opérationnelle (expérience des visiteurs, conception des services);
• Budgets de fonctionnement;
• Mobilisation des partenaires (partenaires internes et externes et exemples d’activités de mobilisation).

En réponse à une question de la membre Brown sur le plus gros risque lié à la construction, M^me Blasioli présente le registre des risques, régulièrement revu et actualisé. Elle aborde les principaux risques (points permanents dans le registre) que le Bureau de gestion des projets surveille étroitement, dont l’échéancier et le budget. Elle réitère que le projet respecte pour l’instant ces deux points.

Le membre Slack remercie le personnel pour la présentation, et indique qu’il passe devant le site en voiture tous les jours et continue d’être impressionné par la conception du projet.

La membre Kitts remercie aussi le personnel de présenter les dernières nouvelles au comité et au C.A. Elle est fière que le projet soit dans les temps et dans le budget et a hâte de voir la suite.

Le président Luloff remercie à son tour le personnel pour la présentation et félicite l’équipe du projet et les entrepreneurs pour l’incroyable travail accompli jusqu’ici. Il ajoute que les dernières visites des médias ont été réussies et se dit particulièrement impressionné par le Bureau de gestion des projets et l’équipe de la BPO, dont le C.A. reconnaît les talents et la diligence.

En l’absence d’autres questions, le rapport est REÇU tel quel.

MOTION N^o OPL 20240611/4

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.

Résultat: Reçu

12.

Articles des membres

12.1

Conférence de l’Asssociation des bibliothèques publiques 2024 - Rapport de l’administratrice Jessica Bradley

Numéro du dossier: OPLB-2024-0611-12.1

La membre Bradley rapporte que sa participation à la conférence s’est avérée fort enrichissante pour son travail en tant que membre du C.A. de la BPO. Elle remercie le C.A., qui a approuvé sa participation, de même que le personnel qui s’est occupé de la logistique.

MOTION N^o OPL 20240611/5

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

Résultat: Reçu

13.

Points à huis clos

13.1

Mise à jour sur la cybersécurité - À huis clos - Date de compte rendu - Aucun compte rendu

Que, conformément à l’article 16.1(4)(a) de la Loi sur les bibliothèques publiques, la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne la décision de tenir une partie de sa réunion à huis clos pour éviter la présence des membres du public lors des discussions au sujet de « la sécurité des biens du conseil » et de la mise à jour verbale confidentiel sur la cybersécurité, qui ne seront pas divulgés au grand public.

Le C.A. a résolu à huis clos à 18 h 10 et a repris la séance publique à 19 h 18. À la reprise de la séance publique, le président Luloff informe que le C.A. s'est réuni à huis clos pour recevoir une mise à jour sur la cybersécurité. Les questions ne seront pas divulgés conformément à l'article 16.1(4)(a) de la Loi sur les bibliothèques publiques, la sécurité des biens du conseil.

Durant la séance à huis clos, aucun vote n'a eu lieu autre que les motions de procédure.

MOTION N^o OPL 20240611/6

Motion de la vice-présidente Kathy Fisher:

IL EST RÉSOLU QUE la Bibliothèque publique d’Ottawa passe à huis clos conformément à l’article 16.1(4)(a) de la Loi sur les bibliothèques publiques, car le suget concerne la sécurité des biens du conseil, pour recevoir une présentation confidentiel sur la cybersécurité et ne seront pas divulgés au grand public.

Résultat: Adopté

La vice-présidente Fisher a quitté la réunion à 18 h 58 et l'administratrice Brown a quitté la réunion à 19 h 01.

14.

Information distribuée auparavant

14.1

Note de service - Groupe exclu, direction et professionnels de la BPO - Allocation de coût de la vie

14.2

Note de service - Rapport de la ville en lieu à Ādisōke

14.3

Note de service - Rapport annuel de 2023 sur les déclarations de fraude concernant la Bibliothèque publique d’Ottawa

15.

Avis de motions (pour examen lors d’une réunion subséquente)

Il n’y a aucun avis de motion.

16.

Demandes de renseignements

Il n’y a aucune demande de renseignements.

17.

Autres questions

Lea Catana, gestionnaire de programme, Services technologiques, indique qu’elle lit Dare to Lead, un livre de Brené Brown sur le leadership, le courage, les conversations difficiles et le fait d’agir avec tout son cœur. Sarah Macintyre lit pour sa part Yellowface, un roman de R. F. Kuang recommandé par Alexandra Yarrow. Le membre Slack prévoit lire A Gentleman in Moscow, d’Amor Towles. Quant à lui, le membre King lit Losing the Signal, un livre de Jacquie McNish sur la montée et la chute spectaculaires de BlackBerry. Enfin, la membre Crawford lit How Big Things Get Done, de Bent Flyvbjerg, et lira aussi All the Shah’s Men, de Stephen Kinzer.

18.

Levée de la séance

IL EST RÉSOLU QUE la réunion du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa soit levée à 19 h 18.

19.

Prochaine réunion

Le mardi, 13 septembre 2024 (les dates du 9 juillet et du 13 août sont tenues si nécessaire)