Craig Ginther, directeur, Projets spéciaux (participant à distance) et Anna Basile, directrice générale adjointe et directrice, Services organisationnels, font une présentation (conservée au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale) sur la planification des services pour la Bibliothèque centrale à Ādisōke et les exigences opérationnelles connexes. Laura George Fernandes, gestionnaire de portefeuille, Projets spéciaux, est présente pour répondre aux questions. En voici un résumé :
- Brève présentation de l’approche de planification axée sur la clientèle et fondée sur les données;
- Description des principes de l’expérience des visiteuses et visiteurs (harmonieux, intentionnels, inclusifs et transformateurs);
- Présentation du modèle de services;
- Présentation des besoins en personnel (notamment les ressources pour les services traditionnels et les nouveaux services);
- Coûts de fonctionnement (plan de financement reposant sur le financement actuel, les gains d’efficacité, les nouvelles contraintes et les économies réalisées lors de la mise hors service de l’actuelle succursale Centrale);
- Description des améliorations apportées au mobilier, aux accessoires fixes et à l’équipement (stratégie pour faire face à l’augmentation des coûts, y compris la demande prévue dans le cadre du processus budgétaire 2025 visant à retirer 2 M$ du fonds de réserve pour la Bibliothèque);
- Résumé des prochaines étapes (élaboration de plans détaillés pour chaque catégorie de service, éléments à inclure dans le budget provisoire 2025).
En réponse à la question de la membre Bradley concernant la pression exercée par le déficit de 5 M$ pour le mobilier, les accessoires fixes et l’équipement (qui passe de 11 M$ à 16 M$) et la question de savoir si le personnel achètera ces articles en 2025, Mme Basile confirme que ces achats se feront en 2025 et qu’il est donc nécessaire de combler immédiatement l’écart de financement.
La membre Bradley demande des précisions sur les sources de financement des 3 M$ manquants (après le prélèvement de 2 M$ dans le fonds de réserve). Mme Basile indique que le personnel a trouvé des sources pour ces 3 M$ et qu’elles seront intégrées au budget provisoire 2025.
En réponse à la question suivante de la membre Bradley sur les possibilités de financement envisagées par le personnel et qui n’ont finalement pas été retenues, Mme Basile indique que le personnel a songé au financement par emprunt, ce qui est inhabituel, nécessiterait la collaboration de la Ville et aurait des répercussions opérationnelles importantes en raison des intérêts. Elle ajoute qu’une autre possibilité consistait à combler le déficit de financement de 5 M$ entièrement à partir du fonds de réserve de la Bibliothèque, et précise que le personnel estimait qu’une combinaison de sources était la meilleure approche pour ne pas épuiser une seule voie de financement.
Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, indique que l’approche mentionnée est également conforme au Règlement sur le fonds de réserve pour la Bibliothèque publique d’Ottawa (Règlement no 2019-205), pour ce qui est du respect des seuils recommandés et de la visée, qui est de couvrir des coûts ponctuels, pour l’utilisation du fonds de réserve.
La membre Bradley demande quand le personnel fournira l’information sur les projets pour l’écart restant de 3 M$, et Mme Basile indique que l’information détaillée sera fournie dans le budget provisoire 2025, ajoutant que l’autorisation du C.A. sera nécessaire pour transférer des fonds.
En réponse à la question de la membre Bradley, qui souhaite savoir si les orientations budgétaires du Conseil municipal pour 2025 permettront de répondre aux besoins en personnel de la BPO, Mme Basile indique que le personnel est convaincu de pouvoir présenter un budget qui respecte les orientations du Conseil municipal et qui permette en même temps au C.A. de répondre au besoin de l’organisation.
La membre Kitts se dit impressionnée par les consultations et les recherches effectuées dans le cadre de la planification des services. Elle souligne l’intentionnalité des principes de l’expérience des visiteuses et visiteurs est possiblement tout aussi impressionnante que l’architecture du bâtiment.
En réponse à la question de la membre Kitts, qui souhaite savoir si les pressions budgétaires mentionnées ce soir tenaient compte d’une augmentation prévue de 2,9 % (orientations budgétaires pour 2025), Mme Basile répond que les besoins de financement présentés ce soir sont indépendants des orientations budgétaires pour 2025. Elle note que les besoins touchant la rémunération, la prestation des services de bibliothèque et les installations ont été traités indépendamment des orientations budgétaires. Elle ajoute que le personnel est convaincu qu’avec le budget provisoire de cette année et grâce à l’utilisation d’approches stratégiques, la BPO sera en mesure de répondre aux besoins de financement en 2025 et 2026, le budget 2025 demeurant conforme à l’orientation établie par le Conseil.
La membre Kitts demande quand le recrutement commencera pour les postes définis. Mme Basile indique que le recrutement se fera entièrement en 2025, au début de 2025 pour certains postes et vers le quatrième trimestre pour d’autres. La membre Kitts demande si le personnel estime pouvoir pourvoir tous ces postes et respecter les échéanciers, ce à quoi Mme Basile répond par l’affirmative. Elle mentionne qu’il y a beaucoup d’enthousiasme; historiquement, le cadre de mesure du rendement (nombre moyen de candidatures par offre d’emploi) fait état de résultats positifs avec une tendance à la hausse, ce qui indique un intérêt croissant pour les emplois dans les bibliothèques et à la BPO.
La membre Crawford demande au personnel de continuer à tenir compte des besoins des organismes de quartier situés près de la Bibliothèque centrale, ainsi que ceux de la population étudiante unique de l’école Centennial, qui comprend un grand nombre d’élèves présentant un éventail de capacités. M. Ginther fait remarquer que le personnel de la succursale Centrale entretient d’excellentes relations avec le personnel et les élèves de l’école. Il ajoute que le personnel a étudié la meilleure façon de commencer à susciter l’enthousiasme chez ces élèves et ce personnel pour le projet de la Bibliothèque centrale à Ādisōke, en collaboration avec l’équipe du projet, et que l’intention est de poursuivre le travail en ce sens. M. Ginther signale que le personnel s’est engagé à collaborer de façon continue avec de nombreux organismes et qu’au fur et à mesure que le personnel poursuit la planification détaillée des différents services du bâtiment, les initiatives relationnelles et mobilisatrices avec l’école Centennial se poursuivront.
La membre Crawford demande si l’augmentation des coûts de 5 M$ est due aux pressions inflationnistes. M. Ginther répond qu’il y a deux raisons principales à l’augmentation des coûts : l’inflation, comme l’a mentionné la membre Crawford, et le fait que les coûts initiaux ont été déterminés avant l’affinement du modèle de services. Il ajoute que le personnel constate des pressions de cinq à sept pour cent par an et qu’il en tient compte dans les augmentations estimées, tout en prévoyant une marge de manœuvre supplémentaire dans les nouvelles estimations.
La membre Crawford demande au personnel de préciser si le gouvernement provincial a octroyé du financement pour Ādisōke à ce jour. M. Ginther répond par la négative.
La vice-présidente Fisher suggère au C.A. d’officialiser une directive au personnel visant à inclure dans le budget provisoire de 2025 un retrait de 2 M$ du fonds de réserve de la Bibliothèque pour financer le mobilier, les accessoires fixes et l’équipement de la Bibliothèque centrale à Ādisōke. Le président Luloff exprime son accord et le C.A. approuve à l’unanimité la directive suivante :
Que le personnel soit chargé d’inclure un transfert de 2 M$ du fonds de réserve de la Bibliothèque dans le budget de fonctionnement de 2025 pour financer le mobilier et l’équipement de la Bibliothèque centrale de la Bibliothèque publique d’Ottawa à Ādisōke.
Le président Luloff souligne que la Bibliothèque centrale à Ādisōke est un projet important et demande au personnel de fournir des renseignements supplémentaires sur ce qu’il fait pour trouver un équilibre entre les services et les priorités à l’échelle du réseau de la Bibliothèque. Mme Bebbington explique que le personnel est conscient des besoins à l’échelle du réseau et a l’intention de mener à bien le projet Ādisōke tout en maintenant un équilibre entre les services et les ressources dans l’ensemble du réseau. Elle indique que le travail en cours, comme la révision des heures d’ouverture dans les succursales rurales, est l’un des autres projets entrepris pour garantir des services adaptés dans toute la ville. Les membres peuvent s’attendre à en savoir plus sur les heures d’ouverture des succursales rurales lors de la réunion du 5 novembre du C.A.
La membre Bradley demande une précision : le personnel a-t-il le pouvoir délégué de prendre la décision de retirer les 2 M$ du fonds de réserve de la Bibliothèque? Mme Basile répond que le personnel n’a pas un tel pouvoir et que le C.A. et le Conseil municipal doivent approuver ce retrait.
Toujours dans un souci de clarification, la membre Bradley demande si les directives actuellement données au personnel sont adéquates. Par l’intermédiaire d’Alexandra Yarrow, gestionnaire de projet, Services stratégiques et au conseil d’administration, Mme Basile confirme que les directives données au personnel sont correctes pour le moment, pendant qu’il élabore le budget provisoire de 2025 qui sera déposé en novembre et que le C.A. examinera ensuite pour approbation à sa réunion du 3 décembre.
Au terme de la discussion, le rapport est REÇU et ADOPTÉ tel quel.
MOTION No OPL 20241008/4
Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :
- prenne connaissance du présent rapport à titre d’information;
- approuve les principes de l’expérience visiteur pour la succursale centrale;
- approuve le modèle de service, tel que décrit dans le présent rapport
Résultat: Reçu et Adopté
Directive au personnel:
Que le personnel soit chargé de transférer 2 millions de dollars à la réserve de la bibliothèque dans le budget de fonctionnement 2025 pour financer le mobilier et l'équipement liés à la succursale centrale de la Bibliothèque publique d'Ottawa à Ādisōke.