Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, présente Sarah Macintyre, directrice, Services à la clientèle, qui résume les stratégies de services proposées (présentation conservée dans les dossiers de la bibliothécaire en chef et directrice générale). Elle remercie les membres Brown, Crawford et Kitts ainsi que le président pour leur travail au sein du comité spécial sur la stratégie de service.
La présentation comprend :
- un résumé du travail accompli à ce jour;
- un tableau illustrant le Cadre décisionnel sur la prestation des services;
- un survol des pratiques exemplaires;
- un exemple illustrant la stratégie sur les collections;
- un survol des engagements de prestation de services relatifs aux collections;
- un résumé des prochaines étapes, notamment la mise à jour d’autres documents clés en fonction du Cadre décisionnel sur la prestation des services, comme le plan stratégique et (une fois qu’un nouveau plan stratégique sera élaboré) les indicateurs de rendement clés.
En réponse à une question du membre King concernant la mesure des progrès vers la réalisation des énoncés de résultats, Mme Bebbington indique que ces énoncés s’inspirent des commentaires de la clientèle et représentent une première étape nécessaire avant d’élaborer des mesures. En ce qui a trait à la mesure des progrès ou de la réussite, elle indique que les composantes de chaque stratégie comportent un élément de mesure quantitative reflété dans le document 2 (engagements de prestation de services de la BPO) et fournit plusieurs exemples de progrès mesurables (par exemple, toutes les succursales auront une petite collection de documents en français pour les enfants). Mme Bebbington ajoute que certains résultats à plus long terme ne sont pas directement quantifiables. Des recherches qualitatives seront nécessaires, notamment dans le cadre de la prochaine étude d’impact, qui fournira des renseignements de référence. Mme Macintyre souligne également les objectifs précis et mesurables du document 2, et donne un aperçu du plan qui vise à ce que les services s’harmonisent avec les engagements ambitieux du document, y compris la présentation de rapports au C.A. sur les progrès réalisés.
À la suite d’une question du membre King sur les répercussions des engagements en matière de services sur le processus budgétaire de la BPO, Mme Bebbington indique que ces objectifs devront être pris en considération. Elle donne un exemple d’engagement ainsi que des plans de gestion des installations et des actifs, qui intégreront les engagements dans toutes les succursales (par exemple, concernant la superficie ou le nombre d’articles par habitant), y compris le contexte pertinent pour l’analyse comparative. Ces engagements seront ensuite concrétisés dans le cadre du processus budgétaire. Les demandes budgétaires refléteront donc les stratégies de service et les engagements et plans connexes, et l’appui du C.A. sera obtenu dans le cadre de ces processus.
Le membre King souligne l’importance de se doter de ressources suffisantes pour réaliser les énoncés de résultats et appuie, à titre d’exemple, l’approche des plans de gestion des installations et des actifs. En terminant, il remercie le personnel pour son travail dans le cadre de cette initiative, notamment pour son utilisation des résultats significatifs de la consultation « Moi et ma bibliothèque » (particulièrement en ce qui concerne la communauté et les liens sociaux) pour élaborer les éléments clés des stratégies.
Mme Basile souligne que l’approche proposée représentera un changement dans le processus de planification de la Bibliothèque : par exemple, lors de la planification de la future succursale urbaine de l’Est, l’important sera de veiller à disposer des éléments nécessaires pour offrir les services que la BPO s’est engagée à fournir.
Le président Luloff remercie le personnel pour le travail considérable qu’a représenté l’élaboration des stratégies. Notant les autres points adoptés sur consentement, il ajoute que le membre Smith a fourni des commentaires sur l’ordre du jour de ce soir, y compris ce point, et que ceux-ci ont été transmis au personnel et feront l’objet d’une discussion plus approfondie. Le président souligne également l’augmentation du nombre de titulaires de carte actifs, qui a atteint un nombre record depuis l’élaboration du Cadre de mesure du rendement il y a plus de 10 ans. Les titulaires actifs d’une carte de la BPO représentent maintenant 24,25 % de la population d’Ottawa. En réponse à cela, Mme Basile rappelle que la BPO a une définition plus stricte de « titulaire de carte actif » que les bibliothèques comparables et la province (activité sur un an plutôt que trois), et attribue cette réussite au personnel, qui élabore des services tels que des programmes qui mobilisent la communauté.
En tant que membre du comité spécial sur la stratégie de service, la membre Kitts félicite le personnel pour l’excellent travail accompli dans le cadre des stratégies, y compris la vaste consultation. Elle estime que les énoncés de résultats sont formulés de façon très intentionnelle et réfléchie. En conclusion, elle dit avoir hâte de voir les progrès de la mise sur pied de la succursale urbaine de l’Est.
Au terme de la discussion, le rapport est REÇU et ADOPTÉ tel quel.
MOTION No OPL 20250408/5
Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :
- Prenne connaissance du rapport sur les stratégies relatives aux services du Cadre décisionnel sur la prestation des services;
- Approuve le concept et les énoncés de résultat des stratégies relatives aux services suivantes:
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- Stratégie sur les collections;
- Stratégie sur l’expertise:
- Stratégie sur les programmes;
- Stratégie sur les espaces;
- Stratégie sur les outils.
Résutat : Reçu et Adopté