Comité des finances et des services organisationnel

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :

15

Date :

le mardi 4 juin 2024

Heure :

09 h 30 - 15 h 30

Endroit :

Salle Champlain, 110, avenue Laurier Ouest, et participation par voie électronique

Présents :

• Président : Mark Sutcliffe, maire, 
• Vice-présidente: Catherine Kitts, conseillère, 
• Matt Luloff, conseiller , 
• Laura Dudas, conseillère, 
• Cathy Curry, conseillère, 
• Glen Gower, conseiller , 
• Tim Tierney, conseiller, 
• Rawlson King, conseiller, 
• Jeff Leiper, conseiller, 
• Riley Brockington, conseiller, 
• Shawn Menard, conseiller, 
• et George Darouze, conseiller 

---

1.

Avis et renseignements concernant la réunion à l’intention des participants à la réunion et du public

Les avis et renseignements concernant les réunions sont joints à l’ordre du jour et au procès-verbal, y compris : la disponibilité des services d’interprétation simultanée et des mesures d’accessibilité; les procédures relatives aux réunions à huis clos; les points d’information qui ne font pas l’objet de discussions; les avis de non-responsabilité relativement aux renseignements personnels pour les correspondants et les intervenants; les avis relatifs aux procès-verbaux; les détails sur la participation à distance.

Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande.

À moins d’avis contraire, les rapports nécessitant un examen par le Conseil municipal seront présentés au Conseil le mercredi 12 juin 2024 dans le rapport 15 du Comité des finances et des services organisationnels.

La date limite pour s’inscrire par téléphone, en vue de prendre la parole devant le sous-comité, de soumettre des commentaires par écrit ou de faire une présentation visuelle, est le lundi 3 juin 2024, à 16 h, et la date limite pour s’inscrire par courriel, en vue de prendre la parole devant le sous-comité, est le mardi 4 juin 2024, à 8 h 30.

2.

Déclarations d’intérêt

Aucune déclaration d’intérêt n’a été présentée.

3.

Adoption des procès-verbaux

3.1

Procès-verbal 14 du CSFO- le 7 mai 2024

• Adopté

4.

Réponses aux demandes de renseignements

4.1

FCSC 2024-02 Échelle mobile pour les amendes de stationnement

4.2

OCC 2024-04 Impôt sur les logements vacants

Avec l’accord du Comité, la réponse à la demande de renseignements est reportée pour discussion. Après les questions au personnel, la vice-présidente Kitts donne les instructions suivantes au personnel.

• INSTRUCTIONS AU PERSONNEL (Vice-présidente Kitts)

  Vu le problème avec la procédure d’appels tardifs du programme d’impôt sur les logements vacants (ILV), que le personnel envisage de modifier le programme pour permettre aux propriétaires de déclarer le statut de leur propriété une fois passé le délai d’appel prescrit.
  Cette modification devrait inclure des frais modiques de recouvrement des coûts pour les déclarations tardives. Si le propriétaire peut démontrer que la propriété en question est sa résidence principale, l’ILV doit être annulé lorsque la déclaration est faite.

5.

Direction générale des finances et des services organisationnels

5.1

Placements de 2023, fonds de dotation et autres activités de la trésorerie

Dossier : ACS2024-FCS-FIN-0005 - À l'échelle de la ville

• Recommandation(s) du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande ce qui suit au Conseil municipal :

  1. de prendre acte des résultats des placements de la Ville pour 2023, conformément au paragraphe 8(1) du Règlement de l’Ontario 438/97, dans sa dernière version, et à la Politique en matière de placements de la Ville d’Ottawa; 
  2. d’approuver la réduction recommandée de prélèvement annuel de 300 000 $ au titre du fonds d’amortissement; 
  3. de prendre acte du sommaire de la dette à court et à long terme pour 2023;
  4. de prendre acte de la mise à jour du personnel concernant la migration au régime de placement prudent pour des fonds qui ne sont pas immédiatement nécessaires;
  5. de prendre acte du rapport concernant les contrats de services de trésorerie conformément à l’annexe B, paragraphe 15(2) du Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs 2023-067.
  Adopté

5.2

Ajustement du budget des immobilisations et cessation de projets soutenus par les impôts fonciers et les redevances

Dossier : ACS2024-FCS-FSP-0009 - À l'échelle de la ville

Les points 5.2, Ajustement du budget des immobilisations et cessation de projets soutenus par les impôts fonciers et les redevances, et 5.3, Rapport d’étape du T1 sur le budget 2024 de fonctionnement et des immobilisations pour les programmes financés par les recettes fiscales et les redevances, sont traités en même temps.

Cyril Rogers, directeur général et chef des finances par intérim, Direction générale des finances et des services organisationnels (DGFSO), et Suzanne Schnob, gestionnaire, Services financiers, DGFSO, font une présentation PowerPoint, dont une copie est conservée au greffe municipal.

M. Rogers et Tammy Rose, directrice générale des Services d’infrastructure et d’eau, répondent aux questions. Au terme des délibérations sur ce point, le Comité adopte les recommandations du rapport dans leur version modifiée par la motion FCSC 2024-15-01. 

• Recommandation(s) du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande au Conseil:

  1. d’autoriser la cessation des projets d’immobilisations énumérés dans le document 1;
  2. d’approuver les rajustements budgétaires indiqués dans le document 2;
  3. de rembourser les soldes de financement ou (de financer) les soldes suivants et de supprimer le pouvoir d’endettement résultant de la cessation des projets et des rajustements budgétaires:
     • Recettes: 417 000 $
     • Fonds de réserve financés par les immobilisations : 22 198 304 $
     • Fonds de réserve pour immobilisations du Service de transport en commun (débloqués dans le cadre de l’engagement) : 105 946 011 $
     • Réserves relatives aux redevances d’aménagement : 3 960 514 $
     • Pouvoir d’endettement : (103 038 758 $)
  4. d’autoriser le maintien des projets du document 3 même s’ils répondent aux critères de cessation;
  5. de prendre acte des rajustements budgétaires décrits dans le document 4, apportés aux termes du Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs (no 2023-067), dans sa version modifiée, lesquels ont trait aux travaux d’immobilisations;
  6. d’autoriser le personnel à apporter les ajustements financiers nécessaires, indiqués dans les documents 1 et 2. 
  Adopté en version modifiée
• Motion n ͦ CFSO 2024 15-01
  Proposée par S. Menard

  ATTENDU QUE le rapport sur l’ajustement du budget des immobilisations et la cessation de projets soutenus par les impôts fonciers et les redevances qui sera remis au Comité des finances et des services organisationnels le 4 juin 2024 indique que des projets totalisant 571,892 millions de dollars en autorisations budgétaires nettes approuvées sont terminés, que leur clôture est recommandée, que les fonds réels requis sont de 17,598 millions de dollars de moins que ce prévoyait le budget, et que 4,829 millions seront donc retournés à la réserve de l’impôt sur le capital et à d’autres réserves; et

  ATTENDU QUE le budget total de la Ville pour le réaménagement de parcs en 2024 est de 6,6 millions de dollars, pour environ 1 100 parcs qui présentent des besoins concurrents, comme des infrastructures vieillissantes et la pression découlant de la croissance démographique; et

  ATTENDU QUE comme les transferts de fonds doivent se faire dans une même catégorie et que les parcs sont financés par les impôts, seule une source issue des impôts peut servir à augmenter le budget de réaménagement des parcs; et

  ATTENDU QUE le tableau 1 de la recommandation 3 du rapport susmentionné montre que 981 512,39 $ du Fonds de réserve pour immobilisations de la Ville sont renvoyés à la source; et

  ATTENDU QUE tous les projets mentionnés dans le rapport de clôture de projets d’immobilisations doivent être terminés en 2024 et requièrent une phase de conception et de consultation avant les travaux de construction; et

  ATTENDU QUE la Ville planifiait habituellement des projets de gestion des actifs pour environ 19 parcs par année, et qu’elle en planifie actuellement 17; et

  ATTENDU QUE le personnel peut devancer la phase de conception pour deux parcs supplémentaires en 2024, en vue d’effectuer les travaux en 2025;

  PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU QUE 80 000 $ soient transférés du Fonds de réserve pour immobilisations de la Ville de 981 512,39 $ vers le budget de gestion des actifs des parcs pour 2024. 

  Adopté

5.3

Rapport d’étape du T1 sur le budget 2024 de fonctionnement et des immobilisations pour les programmes financés par les recettes fiscales et les redevances

Dossier: ACS2024-FCS-FSP-0008 - À l'échelle de la ville

Les points 5.2, Ajustement du budget des immobilisations et cessation de projets soutenus par les impôts fonciers et les redevances, et 5.3, Rapport d’étape du T1 sur le budget 2024 de fonctionnement et des immobilisations pour les programmes financés par les recettes fiscales et les redevances, sont traités en même temps.

Cyril Rogers, directeur général et chef des finances par intérim, Direction générale des finances et des services organisationnels (DGFSO), et Suzanne Schnob, gestionnaire, Services financiers, DGFSO, font une présentation PowerPoint, dont une copie est conservée au greffe municipal.

M. Rogers et Tammy Rose, directrice générale des Services d’infrastructure et d’eau, répondent aux questions. Au terme des délibérations sur ce point, le Comité adopte le rapport tel quel. 

• Recommandation(s) du rapport 

  Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande au Conseil:

  1. de recevoir ce rapport et les documents 1 à 4 à titre d’information
  2. d’approuver l’augmentation du budget de base du Centre de répartition des paramédics d’Ottawa (CRPO) du Service paramédic d’Ottawa pour les services de répartition; budget financé à 100 % par le gouvernement provincial.
  Adopté

5.4

Contrats de crédit-bail 2023

Dossier : ACS2024-FCS-FIN-0004 - À l'échelle de la ville

• Recommandation(s) du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels et le Conseil prennent connaissance du présent rapport sur les contrats de crédit-bail en cours en date du 31 décembre 2023 comme l’exige le Règlement de l’Ontario 653/05 et la Politique relative au financement et à la dette de la Ville.

  Reçu

5.5

Bilan annuel de l’approvisionnement pour 2023

Dossier : ACS2024-FCS-PRO-0001- À l'échelle de la ville

Ms. Joanne Graham, Chief Procurement Officer, Finance and Corporate Services Department responded to questions. Following discussion on this item, the Committee Received the report as presented. 

• Recommandation(s) du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnel et le Conseil prennent connaissance du présent rapport.

  Reçu

6.

Direction générale des services d’infrastructure et d’eau 

6.1

Mise à jour du projet Ᾱdisōke

Dossier : ACS2024-IWS-IS-001 - À l'échelle de la ville

Le conseiller M. Luloff, président du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa, prononce le mot d’ouverture. Carina Duclos, directrice, Services d’infrastructure, Direction générale des services d’infrastructure et d’eau (SIE), et Tara Blasioli, gestionnaire, Direction de la construction et du design – Installations, SIE, font une présentation PowerPoint, dont une copie est conservée au greffe municipal.

Mme Blasioli répond aux questions. Au terme des délibérations sur ce point, le Comité prend acte du rapport tel quel. 

• Recommandation(s) du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels et le Conseil municipal prenne connaissance du présent rapport.

  Reçu

7.

Bureau du greffe municipal

7.1

Rapport annuel 2023 sur les services en français

Dossier : ACS2024-OCC-GEN-0010 - À l'échelle de la ville

Caitlin Salter MacDonald, greffière municipale, Bureau du greffe municipal (BGM), Michelle Rochette, gestionnaire, Administration du Bureau de la directrice municipale, et Krista Bressette, gestionnaire, Élections municipales et Services en français, BGM, font une présentation PowerPoint, dont une copie est conservée au greffe municipal.

Mme Rochette et Dan Chenier, directeur général, Loisirs, Culture et Installations, répondent aux questions. Au terme des délibérations sur ce point, le Comité adopte le rapport tel quel. 

• Recommandation(s) du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande au Conseil municipal :

  1. d’accepter ce rapport à titre informatif;
  2. d’approuver les Plans opérationnels des directions générales sur les services en français de 2024, comme il est décrit dans le présent rapport et indiqué dans le document 1.
  Adopté

8.

Direction générale des initiatives stratégiques

8.1

100, promenade Constellation – Option d’achat

Dossier :  ACS2024-SI-HSI-0003 - Collège (8)

Geraldine Wildman, directrice, Solutions de logement et Investissements, Direction générale des initiatives stratégiques, et Robin Souchen, gestionnaire, Services immobiliers, Direction générale des initiatives stratégiques, répondent aux questions. Au terme des délibérations sur ce point, le Comité adopte le rapport tel quel. 

• Recommandation(s) du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande au Conseil municipal de déléguer les pouvoirs suivants au directeur par intérim, Solutions de logement et Investissements, de la Direction générale des initiatives stratégiques:

  1. exercer une option d’acheter le 100, promenade Constellation, propriété de 6,88 hectares (17 acres), qui comprend un bâtiment de 387 629 pieds carrés décrit dans le document 1 en tant que parcelles 1 et 2;
  2. procéder à l’achat des terrains inclus dans l’option d’achat le 28 février 2026, date de fin de la location de ces terrains, auprès d’Arnon Corporation, au prix de 10 000 000 $ plus les frais supplémentaires équivalant au solde non amorti des dépenses en capital (le cas échéant) et des frais de clôture applicables estimés à 2 200 000 $;
  3. négocier, conclure, exécuter et modifier au besoin tous les avis, les documents, les ententes et les instruments nécessaires en vue d’exercer l’option d’achat et d’acheter les terrains inclus dans l’option d’achat. 
  Adopté

9.

Points à huis clos

9.1

Mise à jour du deuxième trimestre sur la cybersécurité - À huis clos - Date du compterendu – Aucun compte rendu

Que, conformément à l’alinéa 13(1)(a) du Règlement de procédure (no 2022-410), le Comité des finances et des services organisationnels prenne la décision de tenir une partie de sa réunion à huis clos pour éviter la présence des membres du public lors des discussions au sujet de « la sécurité des biens de la municipalité » et de la mise à jour verbale sur la cybersécurité et le contexte des menaces externes, sujets confidentiels qui ne seront pas divulgués au grand public.

Le Comité se réunit à huis clos à 11 h 17 et reprend la séance publique à 12 h 05.
Le maire Sutcliffe informe alors les personnes présentes que le Comité des finances et des services organisationnels s’est réuni à huis clos pour recevoir de l’information sur la cybersécurité et les menaces externes.
Ce qui a été dit pendant cette partie de la réunion ne sera pas rendu public, selon ce que prévoit l’alinéa 13(1)a) du Règlement de procédure, qui porte sur la sécurité des biens de la municipalité.
Aucun vote n’a eu lieu à huis clos, sauf sur des motions de procédure et des instructions au personnel. 

• Motion n ͦ CFSO 2024-15-02
  Proposée par C. Kitts

  Que, conformément à l’alinéa 13(1)(a) du Règlement de procédure (no 2022-410), le Comité des finances et des services organisationnels prenne la décision de tenir une partie de sa réunion à huis clos pour éviter la présence des membres du public lors des discussions au sujet de « la sécurité des biens de la municipalité » et de la mise à jour verbale sur la cybersécurité et le contexte des menaces externes, sujets confidentiels qui ne seront pas divulgués au grand public.

  Adopté

10.

Information distribuée auparavant

10.1

Utilisation de la délégation de pouvoirs en 2023 par le Services des recettes en vertu de l’annexe « B » du Règlement 2023-67

Dossier : ACS2024-FCS-REV-0002 - À l’échelle de la ville

11.

Avis de motions (pour examen lors d’une réunion subséquente)

Il n’y a aucun avis de motion.

12.

Demandes de renseignements

Il n’y a aucune demande de renseignements.

13.

Autres questions

Il n’y a aucune autre question.

14.

Levée de la séance

Prochaine réunion

Le 2 juillet, 2024.

La séance est levée à 12 h 05.