Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, et Anna Basile, directrice, Services organisationnels, présentent les estimations budgétaires provisoires de fonctionnement et d’immobilisations de 2024 (conservées au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale). Mme Bebbington souligne qu’elle est ravie de présenter un budget 2024 qui est prudent et en phase avec les pressions actuelles, et qui prévoit les besoins futurs. Le budget cadre aussi avec la directive fournie par le Conseil municipal d’Ottawa et reflète la croissance approuvée par le C.A. d’une façon responsable et graduelle. Mme Bebbington, qui cite le rapport EN RETARD : Les arguments en faveur des bibliothèques publiques du Canada récemment publié par l’Institut urbain du Canada, rappelle aux membres et au public que « les bibliothèques sont essentielles à la proposition de valeur du Canada, à savoir un pays inclusif et prospère ». Elle ajoute que le budget déposé ce soir correspond aux orientations et priorités stratégiques 2023-2028 de la BPO, prévoit les prochaines étapes concernant le cadre de services, s’inscrit dans les priorités pour le mandat du Conseil 2023-2026, et inclut les dépenses obligatoires de fonctionnement qui permettront de garantir que les services de bibliothèque demeurent un élément essentiel de l’écosystème d’apprentissage et de littératie pour la population d’Ottawa.
Mme Basile résume la version provisoire du budget 2024. Ce dernier représente une augmentation nette de 2,37 millions de dollars, et alloue des fonds aux priorités du C.A. en fournissant les ressources requises pour le développement futur, en réaffirmant la valeur de la BPO et en renforçant la sécurité du personnel et du public par une augmentation de l’investissement dans les services de sécurité. De plus, le personnel a trouvé des gains d’efficacité pour compenser les coûts associés aux permis et à l’entretien. Elle fait remarquer que si le budget est approuvé, il portera l’investissement total de la Ville dans la Bibliothèque à 61,115 M$. Mme Basile parle également des pressions sur le budget de fonctionnement de 2024. Mme Bebbington mentionne les demandes d’équivalent temps plein (ETP) et donne une vue d’ensemble des huit ETP permanents demandés à l’appui de la Bibliothèque centrale à Ādisōke. Elle précise que six de ces ETP occuperaient des postes permanents dès 2024 pour travailler à l’offre de programmes avant l’ouverture en 2026, et que les deux autres ETP occuperaient des postes temporaires.
Mme Basile résume ensuite l’enveloppe allouée pour les immobilisations en 2024 par catégories et le plan d’immobilisations quadriennal, et souligne les changements apportés aux frais d’utilisation. Elle ajoute aussi qu’avec ce budget, le fonds de réserve de la BPO atteindra environ 6,11 M$ selon les prévisions. La bibliothécaire en chef et directrice générale résume ensuite les prochaines étapes du calendrier du budget provisoire 2024. Pour conclure, elle rappelle aux membres que le budget provisoire présenté respecte la limite de 2,37 M$ donnée par le Conseil municipal; répond aux exigences de la BPO; permet de maintenir les activités courantes; remplit les obligations en matière d’entretien des actifs de la Bibliothèque au moyen de gains d’efficacité internes; améliore l’expérience client; répond aux besoins actuels et futurs en matière de personnel; et propose un ajustement des frais d’utilisation pour qu’ils soient justes, équitables et conformes aux principes de recouvrement des coûts.
Le président Luloff donne ensuite la parole aux membres du C.A. qui ont des questions, et leur rappelle que le personnel ne peut répondre qu’aux questions de clarification pour le moment. Matthew Pritz, gestionnaire de programme, Services financiers et opérationnels, et Diana Adjarska-Litzanova, gestionnaire de compte des services financiers de la Ville d’Ottawa, sont aussi présents pour répondre aux questions.
Le président se dit très impressionné par la prudence financière de l’organisation, qui montre à la Ville d’Ottawa que la BPO agit de façon responsable sans oublier la nécessité de se préparer pour l’avenir, notamment pour l’ouverture de la Bibliothèque centrale à Ādisōke.
La vice-présidente Fisher remercie le personnel pour cette présentation exhaustive. Elle demande quelle est la stratégie pour les 850 000 dollars que l’on recommande de transférer dans le fonds de réserve de la Bibliothèque pour les besoins futurs en ressources humaines. Mme Bebbington répond que le personnel propose de placer activement cette somme dans le fonds de réserve, et qu’il s’agit d’une nouvelle stratégie fondée sur des principes comptables reconnus. Mme Basile fait une comparaison avec un compte d’épargne personnel pour illustrer le raisonnement qui sous-tend le transfert de cette somme dans le fonds de réserve jusqu’à ce qu’on en ait besoin en 2026.
La vice-présidente Fisher demande si l’augmentation de 2,5 % des tarifs de location des salles de réunion visait à les faire correspondre aux pratiques de la Ville d’Ottawa, et s’interroge sur les répercussions qu’aurait le maintien des tarifs actuels. Mme Basile confirme que l’augmentation concorde avec les tarifs de la Ville d’Ottawa, et dit devoir se renseigner sur les répercussions du maintien des tarifs actuels. Elle ajoute que l’augmentation permettrait aussi de rectifier les incohérences dans la réservation des salles, puisque certaines salles annexées aux installations de la BPO sont réservées auprès de la Ville et non directement auprès de la BPO.
Au terme de la discussion, le rapport est REÇU et DÉPOSÉ tel quel.
Nota : Le rapport est déposé lors de la réunion. Les documents sont publiés au moment où ce point est abordé.
MOTION No OPL 20231107/4
Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa:
- Examine et dépose le budget provisoire 2024 de la Bibliothèque publique d’Ottawa et une prévision budgétaire triennale d’immobilisations;
- Charge le personnel de transmettre le budget provisoire 2024 de la Bibliothèque publique d’Ottawa au Conseil municipal d’Ottawa à sa réunion du 8 novembre 2023, au moment du dépôt du budget provisoire de fonctionnement et d’immobilisations 2024 de la Ville d’Ottawa.
Résultat: Reçu et déposé