Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :

22

Date :

le mardi 13 mai 2025

Heure :

17 h 00 - 20 h 00

Endroit :

Salle Champlain, 110, avenue Laurier Ouest, et participation par voie électronique

Présents :

• Président Matthew Luloff, 
• Vice-présidente Kathy Fisher, 
• Membre Jessica Bradley, 
• Membre Alison Crawford, 
• Membre Rawlson King, 
• Membre Catherine Kitts, 
• Membre Harvey A. Slack, 
• et Membre Adam Smith 

Absent(s):

• Membre Mary-Rose Brown 

---

1.

Avis et renseignements concernant la réunion à l’intention des participants à la réunion et du public

Les avis et renseignements concernant les réunions sont joints à l’ordre du jour et au procès-verbal, y compris : la disponibilité des services d’interprétation simultanée et des mesures d’accessibilité; les procédures relatives aux réunions à huis clos; les points d’information qui ne font pas l’objet de discussions; les avis de non-responsabilité relativement aux renseignements personnels pour les correspondants et les intervenants; les avis relatifs aux procès-verbaux; les détails sur la participation à distance.

Nota:

1. La réunion a commencé à 17 h 01.
2. La vice-présidente Kathy Fisher et l'administratrice Jessica Bradley ont participées par voie électronique.
3. L'administrateur Rawlson King a quitté la réunion à 18 h 50.

Le président informe que le Conseil passera à huis clos pour un point supplémentaire, soit une mise à jour sur les négociations collectives de la part du personnel.

MOTION N^o OPL 20250513/1

MOTION NÉCESSITANT UNE SUSPENSION DES RÈGLES DE PROCÉDURE

Motion de la vice-présidente Kathy Fisher :

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa déroge aux règles de procédure afin d’approuver l’ajout du sujet à huis clos en matière de ressources humaines pour examen par le C.A. à sa réunion d’aujourd’hui, conformément à l’article 21(3) du Règlement du C.A. sur les règles de procédure (Règlement, le 8 novembre 2022).

Résultat : Adopté

De l’avis unanime, le Conseil convient de discuter du point 11.1 à l’ordre du jour à huis clos.

(Cette motion a été présentée à la suite de la confirmation du projet de procès-verbal (points 6.1) à l’ordre du jour d’aujourd’hui.)

2.

Reconnaissance du territoire de la Nation algonquine Anishinābe

Le président Luloff souhaite la bienvenue aux membres et aux participants à la réunion du C.A. de la BPO et procède à la déclaration de reconnaissance du territoire autochtone.

3.

Appel nominal

Le président procède à l'appel nominal à voix haute, de façon aléatoire.

4.

Absents

L'administratrice Mary-Rose Brown était absente.

5.

Déclarations d’intérêt

Aucune déclaration d’intérêt n’a été présentée.

6.

Adoption des procès-verbaux

6.1

Procès-verbal 21 - mardi, 8 avril 2025

Résultat : Adopté

7.

Communications

Il n'y avait aucune communication.

8.

Mise à jour verbale du président

Nouvelles d’Ādisōke

Le président Luloff a partagé une mise à jour sur la construction d'Ādisōke, notant des progrès sur l'isolation et le revêtement en pierre extérieure, la maçonnerie, les composants utilitaires et les finitions en bois. Il a annoncé que le deuxième atelier d'artistes Ādisōke, qui aura lieu plus tard ce mois-ci avec l'artiste Mary Anne Barkhouse, est complet et mettra en valeur le fascinant monde de l'impression solaire (également connue sous le nom de cyanotype). Les ateliers d'artistes sont un partenariat entre la ville d'Ottawa, Bibliothèque et Archives Canada, et la BPO. En conclusion, le président a encouragé tout le monde à continuer de suivre le projet de construction d'Ādisōke en ligne.

Événement à la BPO durant le mois de mai

Le président a noté que deux événements d'auteur auront lieu en collaboration avec le Festival international des écrivains d'Ottawa et Bibliothèque et Archives Canada le vendredi 16 mai : Tout d'abord, David A. Robertson parlera de « “52 Ways to Reconcile” », un guide pratique, semaine par semaine, offrant des étapes significatives pour aider à établir des relations respectueuses et réparatrices entre les personnes autochtones et non autochtones, puis Mélikah Abdelmoumen présentera son livre « “Baldwin, Styron, and Me” », qui explore la race, l'identité et l'appropriation culturelle à travers le prisme de l'amitié entre Baldwin et Styron et de l'expérience personnelle de l'auteur.

Mise à jour du site web de la BPO

Le président Luloff a annoncé une mise à jour du site web de la BPO : les visiteurs verront certains éléments familiers et d'autres nouveaux. La mise à jour offre une plateforme plus sécurisée, conviviale et accessible.

Conseil des Bibliothèques Urbaines du Canada

Le président était ravi d'annoncer que Sonia Bebbington, Bibliothécaire en chef/directrice générale, a joint le Conseil des Bibliothèques Urbaines du Canada (CUBC) pour 2025-2027 en tant que vice-présidente. Il a noté que Mme Bebbington apporte à CBUC non seulement une compréhension approfondie de la bibliothéconomie et de son impact sur les communautés, mais aussi une compréhension unique des relations gouvernementales à tous les niveaux. Le président Luloff a souligné la mission de la CUBC de faciliter le plaidoyer, la collaboration et la recherche pour renforcer et promouvoir la valeur des bibliothèques urbaines du Canada, reconnaissant leur importance dans le soutien à une démocratie vivante, une économie solide et des communautés prospères. Le président a rappelé au C.A le rapport collaboratif de la CUBC avec l'Institut urbain canadien (CUI), « “Overdue: The Case for Canada’s Public Libraries” », ainsi que l'étude nationale à venir (organisée par la CUBC et à laquelle la BPO participe) sur l'impacte des bibliothèques publiques. Au nom du C.A., le président a félicité Mme Bebbington pour sa nomination.

MOTION N^o OPL 20250513/2

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour du président.

Résultat : Reçu

9.

Rapport de la bibliothécaire en chef/directrice générale

Mise à jour du développement de fonds

Sonia Bebbington était ravie d'annoncer un engagement de 250 000 $ de la «Dream Community Foundation» à la campagne Développer le potentiel de la Bibliothèque centrale à Ādisōke. Elle a souligné à quel point la BPO est reconnaissant que «Dream» ait pu voir la valeur des bibliothèques publiques, ainsi que la valeur que la succursale centrale offrira au quartier local en pleine expansion, y compris Odenak LeBreton Flats, un projet de «Dream» avec la participation de l'Initiative de logement multiconfessionnel. Elle a déclaré que la BPO est reconnaissant pour la contribution de la «Dream Community Foundation» et attend avec impatience une collaboration avec nos futurs voisins à Odenak Dream LeBreton.

Gagnants du concours d’écriture pour les jeunes super auteurs

Mme Bebbington a félicité les gagnants récemment annoncés du Concours d'écriture pour les jeunes super auteurs 2025. La BPO OPL a reçu 270 candidatures de jeunes auteurs âgés de 9 à 19 ans, tous ayant démontré des compétences exceptionnelles en narration et créativité. Elle a noté que la liste officielle des gagnants, organisée par catégorie d'écriture, avec le nom de chaque gagnant, le titre de leur œuvre, leur âge et leur école, peut être trouvée sur le site web de la BPO et que chaque gagnant recevra un eReader en tant que prix en plus d'avoir son œuvre présentée dans l'anthologie annuelle Pot Pourri. Le concours, y compris les prix, ne serait pas possible sans le soutien généreux des Amis de l'Association de la Bibliothèque publique d'Ottawa.

Fermeture pour jour férié

Mme Bebbington a noté que tous les emplacements de la BPO seront fermés le lundi 19 mai en raison du jour férié de la fête de la Reine. Elle a encouragé à visiter la BPO en ligne sur BibliOttawaLibrary.ca pour découvrir de bonnes lectures, y compris peut-être des ressources de jardinage pour la saison printanière.

MOTION N^o OPL 20250513/3

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour de la bibliothécaire en chef/directrice générale.

Résultat : Reçu

10.

Rapports

10.1

Plan de gestion des actifs des services de bibliothèque

Numéro du dossier: OPLB-2025-0513-10.1

Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, et Craig Ginther, directeur, Service des installations et des technologies, font une présentation sur le plan de gestion des actifs (PGA) des Services de bibliothèque. (Présentation conservée au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale.) Megan Birchfield, gestionnaire de programme, Développement des installations, Sarah Macintyre, directrice, Services à la clientèle et Meagan Wheeler Cuddihy, gestionnaire de programme, Planification des immobilisations et gestion stratégique des actifs, de la Ville d’Ottawa, sont là pour répondre aux questions.

Voici les faits saillants de la présentation :

• Contexte et éléments du plan
• État du profil des actifs des Services de bibliothèque
• Facteurs influençant l’augmentation des coûts
• Niveaux de service et gestion du risque
• Lacunes dans les domaines de services

La membre Crawford demande des précisions au personnel sur les facteurs de coûts liés aux changements climatiques. M^me Wheeler Cuddihy explique que le PGA des Services de bibliothèque de la BPO fait partie du PGA de la Ville d’Ottawa et que la stratégie d’évolution énergétique concorde avec le travail accompli par l’équipe des changements climatiques dans le cadre du Plan directeur sur les changements climatiques confirmé par le Conseil municipal, lequel comprend des éléments comme le virage écologique du parc automobile et l’amélioration de la résilience climatique des installations, notamment en ce qui a trait au chauffage, à la ventilation et à la climatisation. M^me Wheeler Cuddihy ajoute que ce travail, qui est effectué en collaboration avec le Bureau de la responsabilité financière de l’Ontario, consiste en une étude révisée par des pairs et réalisée par l’entremise d’un tiers qui vise à évaluer les coûts supplémentaires auxquels pourrait s’exposer la Ville en raison des conditions climatiques changeantes.

En réponse à une question de la membre Crawford concernant les liens entre la campagne pour l’accessibilité des livres numériques et la gestion des actifs de la collection, M. Ginther mentionne que tout plaidoyer en faveur de la compensation des coûts (dans ce cas, pour les collections physiques en tant qu’actifs) est utile. M^me Bebbington précise que les collections électroniques (dont font partie les livres numériques) ne sont pas visées par le PGA, car ces livres ne sont pas des actifs physiques appartenant à la BPO, mais que la compensation des coûts pour le contenu électronique dans son ensemble pourrait aider à gérer le budget global des collections, y compris pour les documents physiques (imprimés).

À la suite des conversations sur les actifs de la collection, le membre King demande au personnel de donner des précisions sur la baisse de 33 % de la taille de la collection par habitant et sur les stratégies permettant de suivre le rythme de la croissance démographique. Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, confirme que des discussions sont en cours à l’interne sur cette question et qu’il y aura d’autres échanges à ce sujet lors d’une prochaine réunion du C.A. M^me Macintyre ajoute que, pour le PGA, la BPO a examiné divers ensembles de données pour déterminer les ratios cibles des collections, notamment des données d’établissements semblables en Ontario, les projections pour Ottawa jusqu’en 2032 et la probabilité d’une croissance démographique importante. Elle souligne également que la promotion des livres numériques est un élément de la planification plus large de la collection, car les progrès réalisés dans ce dossier permettront à la BPO d’alimenter son contenu électronique et d’allouer des fonds supplémentaires aux documents imprimés. L’utilisation efficace des étagères et d’autres éléments interconnectés de la gestion des actifs font également partie, entre autres sujets, des conversations sur les succursales existantes et nouvelles. M^me Bebbington renchérit en expliquant que les collections au jour de l’ouverture des nouvelles succursales sont financées par des fonds d’immobilisation, et que l’entretien continu des collections est assuré par les fonds opérationnels. Le personnel doit donc concevoir et mettre à jour les stratégies relatives aux actifs de la collection dans les limites de ces deux enveloppes budgétaires.

Le membre King souligne l’importance de l’accès à des collections complètes et de grande qualité et se dit satisfait de la prévenance du personnel quant à la planification des stratégies de la collection. Il indique également être reconnaissant que l’ébauche du PGA ait été examinée par le comité permanent des installations, des finances et des risques.

En l’absence d’autres questions, le rapport est ADOPTÉ tel quel.

MOTION N^o OPL 20250513/4

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :

1. Approuve le Plan de gestion des actifs des services de bibliothèque, tel que décrit dans le présent rapport et joint au document 1 ; et,
2. Recommande au Conseil d'approuver le Plan de gestion des actifs des services de bibliothèque.

Résutat : Adoptée

10.2

Rapport financier du 1re trimestre 2025

Numéro du dossier: OPLB-2025-0513-10.2

MOTION No OPL 20250513/5

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :

1. Prenne connaissance du présent rapport à titre d’information;
2. Approuve la clôture des comptes de capital pour un montant de 167 936 $ conformément à l’annexe F (examen des projets d’immobilisations en cours); et

1. 1. demande au personnel de travailler avec l’Unité des services financiers de la Ville pour transmettre l’information de l’annexe F au Comité des finances et des services organisationnels de la Ville, aux fins d’examen et d’approbation par le Conseil en fonction du solde restant suivant :
2. 1. 1. transférer 167 936 $ (clôture de compte), ce qui comprend un déficit de 19 488 $ relatif à l’ordonnance de capital 909653, au fonds de réserve de la Bibliothèque; et
      2. approuve l’utilisation de l’ordonnance de capital 909652 pour les réparations des installations mentionnées dans le présent rapport; et
3. Approuve une augmentation de 50 pour cent du pouvoir délégué de dépense des postes de haute gestion et de gestion, selon le tableau 3; et

1. 1. demande au personnel de mettre à jour en conséquence la politique n^o 002, Politique sur la délégation de pouvoirs du C.A. de la BPO.

Résutat : Reçu et Adoptée

10.3

Politique de conformité 2024 et rapport annuel sur la délégation de pouvoir

Numéro du dossier: OPLB-2025-0513-10.3

MOTION No OPL 20250513/6

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

Résutat : Reçu

10.4

Rapport annuel 2024 de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Numéro du dossier: OPLB-2025-0513-10.4

MOTION No OPL 20250513/7

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

Résutat : Reçu

11.

Points à huis clos

POINT SUPPLÉMENTAIRE - Point 11.1 - Mise à jour des négotiations collectives

Motion de la vice-présidente Kathy Fisher :

MOTION N^o OPL 20250311/8

Que, conformément à l’article 16.1 (4)(d) de la loi sur les bibliothèques publiques, la Bibliothèque publique d’Ottawa passe à huis clos, qui traite des relations de travail ou négociations avec les employés, afin de recevoir une mise à jour sur les négotiations collectives - À huis clos – Date de compte rendu – ne pas souligner / après ratification de la convention collective

Nota: La motion a éte proposée à 17 h 36 et après une brève pause technique, la réunion à huis clos a commencé à 17 h 44.

Résultat : Adopté

À la reprise de la séance publique à 18 h 50, le président a fait observer ce qui suit :

Je vous prie de faire en sorte que le compte rendu indique que le C.A. s’est réuni à huis clos. La question abordée comprenait la réception d’une mise à jour sur les négociations collectives.

Les détails spécifiques de ces articles ne peuvent pas être divulgués pour les raisons mentionnées précédemment. Il n’y a pas eu de vote et aucune décision n’a été prise à huis clos.

12.

Information distribuée auparavant

12.1

Note de service - Formation pour les membres sur la gouvernance

12.2

Note de service - Mise à jour comités permanents du C.A. de la BPO

13.

Demandes de renseignements

Il n’y a aucune demande de renseignements.

14.

Autres questions

Le membre Slack offre ses meilleurs vœux au président Mathew Luloff, rappelant que celui-ci a récemment célébré un anniversaire important, et insiste sur le fait que le président l’a personnellement inspiré pendant la pandémie en encourageant les personnes dans le besoin à demander des soins et de l’aide. Craig Ginther, directeur, Service des installations et des technologies, est en train de lire Solénoïde, de Mircea Cărtărescu. Sarah Macintyre, directrice, Services à la clientèle, est en train de lire Lula Dean’s Little Library of Banned Books, de Kirsten Miller. Le membre Adam Smith est en train de lire How Proust Can Change Your Life, d’Alain De Botton. Le président Mathew Luloff est en train de lire plusieurs romans – Le portrait de Dorian Gray, d’Oscar Wilde, Senseless, de Ronald Malfi, Incidents Around the House et Unbury Carol, de Josh Malerman, et Wake Up and Open Your Eyes, de Clay Chapman. Alexandra Yarrow, gestionnaire de programme, Conseil d’administration et Services stratégique est en train de lire Audition, de Katie Kitamura.

15.

Levée de la séance

Il est résolu que la réunion du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa soit levée à 19 h 03.

16.

Prochaine réunion

Le mardi, 10 juin 2025