Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :

22

Date :

le mardi 13 mai 2025

Heure :

17 h 00 - 20 h 00

Endroit :

Salle Champlain, 110, avenue Laurier Ouest, et participation par voie électronique

Présents :

• Président Matthew Luloff, 
• Vice-présidente Kathy Fisher, 
• Membre Jessica Bradley, 
• Membre Alison Crawford, 
• Membre Rawlson King, 
• Membre Catherine Kitts, 
• Membre Harvey A. Slack, 
• et Membre Adam Smith 

Absent(s):

• Membre Mary-Rose Brown 

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1.

Avis et renseignements concernant la réunion à l’intention des participants à la réunion et du public

Les avis et renseignements concernant les réunions sont joints à l’ordre du jour et au procès-verbal, y compris : la disponibilité des services d’interprétation simultanée et des mesures d’accessibilité; les procédures relatives aux réunions à huis clos; les points d’information qui ne font pas l’objet de discussions; les avis de non-responsabilité relativement aux renseignements personnels pour les correspondants et les intervenants; les avis relatifs aux procès-verbaux; les détails sur la participation à distance.

Ce procès-verbal préliminaire contient un résumé des suites à donner relativement aux points et aux mesures prises lors de la réunion. Ce document ne contient pas tout le texte qui fera partie du procès-verbal définitif, comme la consignation des soumissions écrites ou verbales. Les votes et les avis contraires consignés dans le présent procès-verbal préliminaire demeurent des données préliminaires jusqu’à ce que le procès-verbal soit confirmé par le conseil d'administration. Le procès-verbal définitif sera publié en même temps que l’ordre du jour de la prochaine réunion ordinaire du conseil d'administration et, une fois confirmé, il remplacera le présent document.

Nota:

1. La réunion a commencé à 17 h 01.
2. La vice-présidente Kathy Fisher et l'administratrice Jessica Bradley ont participées par voie électronique.
3. L'administrateur Rawlson King a quitté la réunion à 18 h 50.

Le président informe que le Conseil passera à huis clos pour un point supplémentaire, soit une mise à jour sur les négociations collectives de la part du personnel.

MOTION N^o OPL 20250513/1

MOTION NÉCESSITANT UNE SUSPENSION DES RÈGLES DE PROCÉDURE

Motion de la vice-présidente Kathy Fisher :

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa déroge aux règles de procédure afin d’approuver l’ajout du sujet à huis clos en matière de ressources humaines pour examen par le C.A. à sa réunion d’aujourd’hui, conformément à l’article 21(3) du Règlement du C.A. sur les règles de procédure (Règlement, le 8 novembre 2022).

Résultat : Adopté

De l’avis unanime, le Conseil convient de discuter du point 11.1 à l’ordre du jour à huis clos.

(Cette motion a été présentée à la suite de la confirmation du projet de procès-verbal (points 6.1) à l’ordre du jour d’aujourd’hui.)

2.

Reconnaissance du territoire de la Nation algonquine Anishinābe

Le président Luloff souhaite la bienvenue aux membres et aux participants à la réunion du C.A. de la BPO et procède à la déclaration de reconnaissance du territoire autochtone.

3.

Appel nominal

Le président procède à l'appel nominal à voix haute, de façon aléatoire.

4.

Absents

L'administratrice Mary-Rose Brown était absente.

5.

Déclarations d’intérêt

Aucune déclaration d’intérêt n’a été présentée.

6.

Adoption des procès-verbaux

6.1

Procès-verbal 21 - mardi, 8 avril 2025

Résultat : Adopté

7.

Communications

Il n'y avait aucune communication.

8.

Mise à jour verbale du président

MOTION N^o OPL 20250513/2

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour du président.

Résultat : Reçu

9.

Rapport de la bibliothécaire en chef/directrice générale

MOTION N^o OPL 20250513/3

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour de la bibliothécaire en chef/directrice générale.

Résultat : Reçu

10.

Rapports

10.1

Plan de gestion des actifs des services de bibliothèque

Numéro du dossier: OPLB-2025-0513-10.1

MOTION N^o OPL 20250513/4

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :

1. Approuve le Plan de gestion des actifs des services de bibliothèque, tel que décrit dans le présent rapport et joint au document 1 ; et,
2. Recommande au Conseil d'approuver le Plan de gestion des actifs des services de bibliothèque.

Résutat : Adopté

10.2

Rapport financier du 1re trimestre 2025

Numéro du dossier: OPLB-2025-0513-10.2

MOTION No OPL 20250513/5

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :

1. Prenne connaissance du présent rapport à titre d’information;
2. Approuve la clôture des comptes de capital pour un montant de 167 936 $ conformément à l’annexe F (examen des projets d’immobilisations en cours); et

1. 1. demande au personnel de travailler avec l’Unité des services financiers de la Ville pour transmettre l’information de l’annexe F au Comité des finances et des services organisationnels de la Ville, aux fins d’examen et d’approbation par le Conseil en fonction du solde restant suivant :
2. 1. 1. transférer 167 936 $ (clôture de compte), ce qui comprend un déficit de 19 488 $ relatif à l’ordonnance de capital 909653, au fonds de réserve de la Bibliothèque; et
      2. approuve l’utilisation de l’ordonnance de capital 909652 pour les réparations des installations mentionnées dans le présent rapport; et
3. Approuve une augmentation de 50 pour cent du pouvoir délégué de dépense des postes de haute gestion et de gestion, selon le tableau 3; et

1. 1. demande au personnel de mettre à jour en conséquence la politique n^o 002, Politique sur la délégation de pouvoirs du C.A. de la BPO.

Résutat : Reçu et Adopté

10.3

Politique de conformité 2024 et rapport annuel sur la délégation de pouvoir

Numéro du dossier: OPLB-2025-0513-10.3

MOTION No OPL 20250513/6

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

Résutat : Reçu

10.4

Rapport annuel 2024 de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Numéro du dossier: OPLB-2025-0513-10.4

MOTION No OPL 20250513/7

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

Résutat : Reçu

11.

Points à huis clos

POINT SUPPLÉMENTAIRE - Point 11.1 - Mise à jour des négotiations collectives

Motion de la vice-présidente Kathy Fisher :

MOTION N^o OPL 20250311/8

Que, conformément à l’article 16.1 (4)(d) de la loi sur les bibliothèques publiques, la Bibliothèque publique d’Ottawa passe à huis clos, qui traite des relations de travail ou négociations avec les employés, afin de recevoir une mise à jour sur les négotiations collectives - À huis clos – Date de compte rendu – ne pas souligner / après ratification de la convention collective

Nota: La motion a éte proposée à 17 h 36 et après une brève pause technique, la réunion à huis clos a commencé à 17 h 44.

Résultat : Adopté

À la reprise de la séance publique à 18 h 50, le président a fait observer ce qui suit :

Je vous prie de faire en sorte que le compte rendu indique que le C.A. s’est réuni à huis clos. La question abordée comprenait la réception d’une mise à jour sur les négociations collectives.

Les détails spécifiques de ces articles ne peuvent pas être divulgués pour les raisons mentionnées précédemment. Il n’y a pas eu de vote et aucune décision n’a été prise à huis clos.

12.

Information distribuée auparavant

12.1

Note de service - Formation pour les membres sur la gouvernance

12.2

Note de service - Mise à jour comités permanents du C.A. de la BPO

13.

Demandes de renseignements

Il n’y a aucune demande de renseignements.

14.

Autres questions

Le président, les membres et le personnel échangent des recommandations de lecture.

15.

Levée de la séance

Il est résolu que la réunion du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa soit levée à 19 h 03.

16.

Prochaine réunion

Le mardi, 10 juin 2025