Le président introduit le point et parle du contexte et du but du rapport, qui applique les recommandations découlant de l’examen de la gouvernance de mi-mandat ainsi que les commentaires des administratrices et administrateurs approuvées par le C.A. à sa réunion de décembre.
Alexandra Yarrow, gestionnaire de programme, Services stratégiques et au conseil d’administration, présente la situation, y compris la structure législative et de gouvernance du C.A. et des comités, notamment le Règlement de procédure du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa, et survole le déroulement de l’examen de la gouvernance de mi-mandat et les constats qui en sont issus. Pour terminer, elle présente au C.A. la composition recommandée pour les comités permanents de la BPO, et souligne que les mandats provisoires de ces comités sont joints au rapport à titre d’information (et conservés dans les dossiers de la bibliothécaire en chef et directrice générale).
Le membre Smith indique qu’il votera contre la recommandation visant à adopter une nouvelle structure de gouvernance pour les comités permanents, et exprime ses réserves. Premièrement, à son avis, le C.A. applique un modèle de gouvernance d’entreprise à une institution publique sans tenir compte des différences fondamentales entre les deux modèles, ajoutant que le remplacement de l’actuelle structure par trois comités provient directement des pratiques exemplaires du secteur privé. Il estime que la structure de gouvernance d’entreprise, conçue pour des institutions à but lucratif et axées sur les résultats, ne cadre pas avec la mission des institutions publiques comme la BPO, qui doit concilier efficacité et efficience avec des objectifs plus nobles, entre autres « créer une collectivité et transformer des vies ». Il craint que le changement laisse présumer qu’une structure de gouvernance axée sur les résultats améliorera la surveillance, alors qu’elle ne tient pas compte des réalités de la BPO. Deuxièmement, il fait observer que si l’on élimine la structure des comités spéciaux, on élimine aussi une mesure de sécurité qui garantit que les administratrices et administrateurs peuvent surveiller de près les dossiers importants, qui se perdraient autrement dans l’inertie bureaucratique. Il dit également craindre que la nouvelle structure débouche sur la prise rapide de mauvaises décisions. Il conclut en disant que le modèle de gouvernance doit cadrer avec les réalités de l’organisme et non pas seulement reproduire les pratiques exemplaires du secteur privé. Il estime que si le C.A. va de l’avant avec ce changement, l’ensemble des membres et la bibliothécaire en chef et directrice générale doivent suivre sans tarder une formation sur la gouvernance pour comprendre la façon de fonctionner dans cette nouvelle structure ainsi que les difficultés et les imprévus qui seront, à son avis, inévitables.
Le membre Slack dit être d’accord avec le membre Smith.
La membre Kitts remercie le personnel et les administratrices et administrateurs pour le temps et les efforts consacrés à l’examen de la gouvernance de mi-mandat, ajoutant que le personnel et la société d’experts-conseils ont fait preuve de la diligence nécessaire. Elle est d’avis que la nouvelle structure des comités donnera lieu à des échanges plus pertinents, et que le nombre de comités spéciaux amène les administratrices et administrateurs à s’éparpiller. La nouvelle structure améliorera les échanges sur plusieurs dossiers et se traduira par une meilleure utilisation du temps.
Le membre King est d’accord avec la membre Kitts. Il estime que la nouvelle structure favorisera une prise de décisions plus efficace. En tant que cadre d’association émérite, il ne croit pas que le modèle proposé peut être défini comme un modèle « d’entreprise ». Il conclut en indiquant qu’il a appuyé la transition vers les comités permanents, et que beaucoup d’autres organismes sans but lucratif utilisent cette structure, qui est à la fois transparente et redditionnelle.
Le président Luloff indique qu’il respecte l’expertise et l’opinion du membre Smith, et remercie les membres de s’exprimer dans l’ouverture. En raison de son rôle de président et de membre d’office de tous les comités spéciaux, il croit que souvent, les échanges se concentrent sur un seul enjeu, ce qui n’aide pas les administratrices et administrateurs à avoir un portrait global. Vu les orientations stratégiques du C.A. et le fait que ce n’est pas ce dernier qui décide des activités, le président se dit convaincu que les discussions importantes se poursuivront pendant les réunions des comités, et insiste sur l’importance pour les administratrices et administrateurs de tisser des liens avec le personnel pour favoriser les échanges informels sur les idées et initiatives. Il invite de nouveau les administratrices et administrateurs à manifester leur intérêt si un sujet abordé à une réunion d’un comité permanent les intéresse, et propose de faciliter leur participation à cette réunion si tel est leur souhait. Il souligne que les discussions et les décisions finales ont cours librement aux réunions du C.A., auxquels doivent se préparer les administratrices et administrateurs en lisant les rapports du personnel. Pour conclure, il réitère que le plan d’action sur la gouvernance, y compris la transition vers les comités permanents, résulte des commentaires des administratrices et administrateurs, et que c’est à la réunion de décembre 2024 qu’il fallait discuter de ce plan et de ses recommandations. Le rapport présenté au C.A. ce soir vise simplement à faire approuver la composition des comités.
Après l’intervention du président, le membre Slack indique qu’il appuiera la recommandation du rapport.
Le président Luloff invite la bibliothécaire en chef et directrice générale à faire d’autres commentaires. Mme Bebbington indique tout d’abord que la structure des comités reflète la rétroaction des membres du C.A. En tant que directrice générale, elle dit avoir observé que la structure des comités permanents présente plusieurs grands avantages, notamment une capacité d’uniformité et de diligence et la possibilité d’examiner plusieurs dossiers ou initiatives stratégiques, d’avoir des discussions approfondies et productives en petits groupes, et de limiter le travail en vase clos. Elle ajoute que même s’il semble parfois que le personnel se fie aux travaux des comités spéciaux pour faire avancer les grands projets, il fait toujours preuve de diligence pour que les projets progressent. Elle est convaincue que les priorités ne passeront pas entre les mailles du filet. Pour terminer, elle mentionne avoir hâte de discuter davantage de la question avec les administratrices et administrateurs.
Le président Luloff ajoute que la transition vers les comités permanents s’inscrit dans le modèle de gouvernance stratégique que le C.A. a adopté il y a plus de 10 ans et que, compte tenu du récent examen de la gouvernance de mi-mandat et des commentaires des administratrices et administrateurs, le moment est propice pour opérer ce changement, car l’appui est là.
Le membre Smith remercie le personnel pour sa présentation et souligne la gestion rigoureuse du processus de gouvernance, mais mentionne à nouveau qu’à son avis, le rapport de la société d’experts-conseils comporte des lacunes. Il estime que la nouvelle structure des comités nécessite une certaine maturité opérationnelle. Il ajoute posséder une attestation en administration d’entreprise et que selon lui, la structure des comités récemment approuvée s’inspire d’un modèle de gouvernance d’entreprise reposant sur les pratiques exemplaires de direction du milieu des affaires. À ses yeux, cette structure changera les interactions entre les membres du C.A. et le personnel ainsi que les responsabilités fiduciales. Il est d’avis que les membres devront approfondir leurs connaissances en gouvernance, surtout comprendre leur rôle d’administratrice ou administrateur de société.
Le président Luloff remercie le membre Smith et demande au personnel s’il peut envisager d’instaurer une formation sur la gouvernance pour les administratrices et administrateurs. Mme Bebbington dit que oui.
Le président demande si le C.A. pourrait suggérer des changements si les administratrices et administrateurs estiment que la nouvelle structure ne répond pas à leurs besoins. Mme Yarrow répond par l’affirmative.
Pour conclure, le président exhorte ses collègues à faire leur possible pour respecter la nouvelle structure, précisant que la situation pourra être réévaluée, au besoin.
Au terme de la discussion, le rapport est REÇU et ADOPTÉ tel quel.
MOTION No OPL 20250311/4
Que le Conseil d’administration (C.A.) de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) :
- Approuve la composition des comités permanents du Conseil d’administration C.A. de la BPO, tel que décrit plus en détail dans le présent rapport; et,
- Prenne connaissance des ébauches des mandats des comités permanents du C.A. de la BPO (Document 1).
Voix affirmative(s) : (6): Président M. Luloff, Vice-présidente K. Fisher, Membres M.R. Brown, R. King, C. Kitts, et H.A. Slack
Voix négative : (1): Membre A. Smith
Résutat : Reçu et Adopté (5 à 1)
Directive au personnel :
Que le personnel élabore des options de formation en gouvernance pour les membres.