Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :
39
Date :
Heure :
-
Endroit :
Participation par voie électronique
Présents :
  • Président Matthew Luloff, 
  • vice-présidente Kathy Fisher, 
  • Membre Steven Begg, 
  • Membre Riley Brockington, 
  • Membre Mary-Rose Brown, 
  • Membre Allan Higdon, 
  • Membre Catherine Kitts, 
  • Membre Rawlson King, 
  • et Membre Harvey A. Slack 

Les avis et renseignements concernant les réunions sont joints à l’ordre du jour et au procès-verbal, y compris : la disponibilité des services d’interprétation simultanée et des mesures d’accessibilité; les procédures relatives aux réunions à huis clos; les points d’information qui ne font pas l’objet de discussions; les avis de non-responsabilité relativement aux renseignements personnels pour les correspondants et les intervenants; les avis relatifs aux procès-verbaux; les détails sur la participation à distance.


 

Nota:

  1. La réunion débute à 17 h 01.
  2. Les membres du conseil d'administration (C.A.) de la Bibliothèque publique d'Ottawa (BPO) participent à la réunion par voie virtuelle.
  3. Le membre Begg quitte la réunion à 17 h 55, et le membre Brockington à 18 h 50.

Le président Luloff souhaite la bienvenue aux membres et aux participants à la réunion du C.A. de la BPO et procède à la déclaration de reconnaissance du territoire autochtone.

Le président procède à l'appel nominal à voix haute, de façon aléatoire.

Il n'y a aucune absence.

Aucune déclaration de conflit d’intérêts n’est déposée.

Il n'y a aucune communication.

Bienvenue à la nouvelle bibliothécaire en chef et directrice générale

Le président Luloff commence par souhaiter la bienvenue à Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO), à sa première réunion du conseil d'administration (C.A.) de la BPO. Il souligne que Sonia a démontré ses qualités de leadership dans ses fonctions antérieures, et qui lui et les autres membres du C.A. sont enthousiasmés par ce qu'elle apportera à l'organisation. Soulignant que la BPO est entre bonnes mains, le président remercie également l'équipe de la haute gestion qui a contribué à assurer une transition en douceur au cours des dernières semaines.

Jour du Souvenir

Le président fait remarquer que les succursales et les bureaux de la BPO seront fermés le 11 novembre afin de commémorer le courage et le sacrifice de ceux qui ont servi notre pays.

Heures d'ourverture pour la période des Fêtes

Le président rappelle aux participants et aux membres du public que les succursales seront fermées les 25 et 26 décembre, pour le jour de Noël et le lendemain de Noël, ainsi que le 1er janvier pour le jour de l'An. Les succursales fermeront également à 15 h les 24 et 31 décembre.

Retour de l'évènement BiblioCon

Le 29 octobre, l'évènement BiblioCon a regagné la succursale Centrale pour la première fois depuis le début de la pandémie. Il célèbre tout ce qui touche aux bandes dessinées, aux superhéros et à la culture geek. Parmi les activités proposées à la succursale, on retrouvait un bricolage de sabre laser, du maquillage, un photomaton sur écran vert et des interactions avec un vilain Dalek. Le président fait remarquer que des représentants de la Doctor Who Society et de la Star Trek Society ont également participé aux événements de la journée.

Remerciements du président

Son mandat tirant à sa fin, le président Luloff déclare qu'il a été honoré d'être la président du C.A. au cours des trois dernières années. Il fait remarquer que la C.A. a accompli beaucoup au cours de ces quatre années difficiles, et qu'un résumé de ce dur labeur se trouve dans le « Rapport du bilan historique et résultats clés du mandat du Conseil d’administration », présenté le soir même. En projetant un diaporama des moments clés de ce mandat, le président en souligne les grands jalons, notamment:

  1. L'approbation du Cadre de gestion du contenu 2020-2023 et de plusieurs importants cadres décisionnels pour les services;
  2. La mise en oeuvre du modèle de récupération des articles, qui a permis à la BPO d'éliminer les frais de retard;
  3. L'engagement ferme à la réconciliation et à l'établlissement de liens avec la nation hôte algonquine Anishinābe;
  4. Le renouvellement des installations, dont plusieurs étapes importantes pour Ādisōke, l'approbation de l'aménagement de nouvelles succursales pour servir les communautés de Riverside-Sud et de Barrhaven, et l'achèvement de rénovations majeures à la succursale Rosemount;
  5. Le soutien offert au personnel durant la pandémie.

Le président encourage les administrateurs et les membres du public à lire le rapport sur les principales réalisations afin d'apprécier et de célébrer ces réalisations ainsi que d'autres survenues au cours du mandat actuel. Il souhaite bonne chance aux membres du C.A. et les remercie de l'expertise offerte.

MOTION No OPL 20221108/1

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour du président.

Résultat: Reçu 

Mme Bebbington se dit ravide de son  nouveau rôle et remercie le C.A. de son soutien. Elle réitère les remerciements du président à l'équipte de la haute gestion pour son soutien et sa patience pendant la transition. Elle ajoute que le dévouement, les connaissances, l'ouverture et le professionalisme de l'équipte ont été remarquables et qu'elle a été heureuse de rencontrer ses nouveaux collègues au cours de sa première semaine à la BPO.

Conseil municipal 2023-2026

La bibliothécaire en chef et directrice générale rappelle la récente élection municipale et indique que la présidence et l'ancienne directrice générales ont récemment envoyé, au nom de la BPO et du C.A., des lettres de remerciement aux conseillers et au maire sortants. Elle ajoute que la présidence et elle-même enverront dans les semaines à venir, au nom de la BPO et du C.A., des lettres de félicitations aux membres réélus et nouvellement élus du Conseil 2023-2026; son bureau fera un suivi pour établir un contact avec les conseillers. Mme Bebbington a déclaré qu'elle avait hâte de collaborer avec eux pour continuer à faire d'Ottawa une ville merveilleuse où il fait bon vivre et pour faire progresser la vision de la BPO, qui est de créer une communauté et changer des vies!

Recrutement de membres du public au C.A.

Revenant sur les remarques de la présidence concernant la fin du présent mandat du C.A., Mme Bebbington rappelle aux participants et aux membres du public que la période de recrutement pour le C.A. de 2023-2026 approche. Toute personne âgée d'au moins 18 ans, citoyenne canadienne ou résidente permanente du Canada et résidente de la municipalité peut se joindre au C.A. de la Bibliothèque. Elle fait remarquer qu'en vertu de la Loi sur les bibliothèques publiques de l'Ontario, un conseil de bibliothèques publiques se compose d'au moins cinq membres nommés par le conseil municipal, et que le nombre maximal de ces derniers doit être un de moins que la majorité du conseil. Elle indique que c'est le Bureau du greffier municipal qui mènera le processus de recrutement pour le C.A. de la BPO, de même que pour les autres comités et conseils de la ville comptant des membres du public. Actuellement, le Bureau du greffier envisage de fixer la période de recrutement du 1er décembre 2022 au début de janvier 2023. Le site Web de la Ville publiera des échéanciers précis plus tard ce mois-ci.

Dernières nouvelles d'Ādisōke

La bibliothécaire en chef et directrice générale indique que le chantier d'Ādisōke a roulé bon train, et elle montre quelques photos: le béton des murs de fondation et des colonnes du stationnement a été coulé. (Images conservées au bureau de la directrice générale.)

Départ à la retraite de Donna Clark

Enfin, Mme Bebbington annonce que Donna Clark, directrice, Opérations des succursales, prendra sa retraite au début de 2023. Elle souligne que cette dernière a travaillé pour la BPO, y compris pour les bibliothèques publiques locales avant la fusion, pendant une période remarquable de 30 ans. Mme Clark a occupé divers postes au cours de sa carrière à la BPO, passant de bibliothécaire à bibliothécaire superviseure, puis à chef de service de bibliothèque, chef de service de programme et maintenant, depuis mai 2019, directrice. Elle salue particulièrement la loyauté indéfectible de Mme Clark envers l'organisation et souligne que ses précieuses contributions à la BPO et à l'équipe de la haute gestion manqueront à tous, tout comme son sens de l'humour, sa franchise et sa passion pour le travail dans les bibliothèques publiques.

Au nom du C.A., le président Luloff félicite Mme Clark, et se fait l'écho des commentaires de la directrice générale selon lesquels Mme Clark manquera à tous. Il ajoute qu'elle a toujours dirigé avec coeur et qu'il est heureux que le C.A. souligne sont départ ce soir.

MOTION No OPL 20221108/2

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour de la Bibliothécaire en chef et Directrice générale.

Résultat: Reçu

Numéro de dossier: OPLB-2022-1108-10.1

Jennifer Henwood, vice-présidente, et Lévy Muhizi, analyste de recherche, tous deux employés de Nanos Research, présentent les résultats du sondage de 2022 sur les heures d’ouverture, mené auprès des titulaires de cartes et des résidents. Donna Clark, directrice, et Yvonne van Lith, gestionnaire de programme, Opérations des succursales, sont présentes pour répondre aux questions. La présentation porte notamment sur ce qui suit :

  • Les méthodes d’enquête;
  • Les principaux changements et similitudes par rapport à l’enquête de 2017, notamment les jours et heures d’ouverture préférés et les taux de satisfaction;
  • Un résumé des différences dans les résultats en fonction des données démographiques, notamment le lieu de résidence, la situation familiale, le statut d’immigration, le revenu et l’identité raciale;
  • Les préférences des répondants concernant les heures d’ouverture les jours fériés, les dimanches et les dimanches d’été.

Le C.A. reçoit l'intervenante suivante :

Christine Johnson, Association communautaire de Hunt Club, se réfère à la page 6 du rapport, soulignant que 10 % des répondants au sondage ont dit ne pas être titulaires d’une carte faute d’un emplacement pratique. Mme Johnson note que ce chiffre est en hausse de 3,7 % par rapport aux résultats du sondage de 2017. Elle précise que l’absence d’emplacement pratique est un enjeu majeur pour la population de Hunt Club.

Le président remercie l’intervenante pour ses commentaires.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU et ADOPTÉ tel quel.

MOTION No OPL 20221108/3

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :   

  1. Prenne connaissance du présent rapport à titre d’information;
  2. Approuve aucun accroissement des heures d’ouvertures durant les jours fériés; et,
  3. Dirige le personnel à faire rapport au Conseil d'ici le T3 2023 sur les autres changements recommandés concernant les heures d'ouverture.

Résultat: Reçu et Adopté

Numéro de dossier: OPLB-2022-1108-10.2

Anna Basile, directrice, Services organisationnels, et Megan Birchfield, gestionnaire de programme, Développement des installations, présentent le cadre sur les installations (« le cadre »), en abordant également la récente consultation publique. Elles commencent par faire un survol du projet, qui a débuté en 2019. Notant que le personnel a régulièrement fourni des comptes-rendus au C.A., Mme Basile remercie ce dernier pour sa patience devant les retards accumulés pendant la pandémie. Elle salue également le travail du comité spécial composé des membres Begg et Higdon ainsi que du président Luloff. Elle remercie aussi les résidents d’Ottawa qui ont fait part de leurs commentaires sur la version provisoire du cadre au cours du récent processus de consultation publique. Mme Birchfield rend compte de cette consultation, qui s’est terminée au cours de l’été, et relève les principales conclusions et les modifications subséquentes apportées au cadre. Mme Basile conclut la présentation en résumant les prochaines étapes, mentionnant entre autres les détails de l’analyse visant à déterminer les lacunes à l’aide des critères d’entrée et de priorité approuvés ainsi que les rapports à fournir au C.A. au troisième trimestre de 2023.

Avant de quitter la réunion à 17 h 55, le membre Begg exprime son appui au rapport. Il salue l’analyse approfondie effectuée par le personnel au cours du projet, ainsi que l’analyse rigoureuse des commentaires du public. Il remercie Mmes Basile et Birchfield ainsi que les personnes qui ont participé à la consultation publique.

Le C.A. reçoit les intervenants suivants. L’astérisque (*) indique ceux qui ont fourni une présentation écrite ou un mémoire conservés au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale.

Christine Johnson, Association communautaire de Hunt Club*, s’inquiète du fait que le cadre sur les installations ne comblera pas les lacunes de longue date en matière de services de bibliothèque, notamment pour les résidents du secteur de Hunt Club. Elle mentionne que 60 % des répondants à la consultation publique sur le cadre ne quittent qu’occasionnellement leur quartier pour se rendre dans une succursale de la Bibliothèque, rappelant au C.A. que les résidents de Hunt Club doivent sortir de leur quartier pour participer aux programmes de la Bibliothèque ou consulter des documents qu’ils ne peuvent pas réserver. Mme Johnson fait remarquer que, dans ces cas, le temps nécessaire pour se rendre à la succursale la plus proche afin de participer à un programme de la Bibliothèque est souvent plus long que la durée de l’activité elle-même. Elle décrit sa récente visite à la succursale Elmvale Acres, où elle s’est réjouie de l’ambiance collective qui y régnait. Mme Johnson raconte que, lors de la panne d’électricité survenue plus tôt cette année, de nombreux membres de la communauté se sont réfugiés dans le Centre communautaire de Hunt Club-Riverside Park et que celui-ci « ressemblait à une bibliothèque, où tout le monde travaillait ensemble et lisait ». Elle présente des images d’emplacements vacants (et qui le sont depuis longtemps) dans le centre commercial de Hunt Club, qui, selon elle, seraient idéaux pour une bibliothèque. Elle fait remarquer que la BPO trouve des fonds pour d’autres choses, mais pas pour une succursale dans le secteur de Hunt Club. Elle souligne à quel point Hunt Club demeure mal servie et exhorte le conseil à remédier à la situation.

Le président Luloff explique que le cadre et le rapport soumis à l’approbation du C.A. ce soir n’envisagent pas d’emplacements spécifiques pour les secteurs qui pourraient présenter des lacunes, précisant que la prochaine phase consiste à recenser ces lacunes (analyse des lacunes).

En réponse à ce commentaire, le membre Brockington déclare qu’à son avis, les changements de politique proposés dans ce rapport et dans le cadre auraient un impact direct et négatif sur les quartiers actuels. Il demande à Mme Johnson si elle peut dire à quelle distance se trouve la succursale la plus proche et si elle juge que le critère de distance proposé par le personnel est bon, ou s’il doit être reconsidéré par le C.A. Mme Johnson répond qu’elle ne connaît pas la distance exacte de la bibliothèque la plus proche [du quartier Hunt Club], mais réitère que le temps de déplacement en transport en commun vers les succursales de Greenboro ou d’Alta Vista, par exemple, est plus long que la durée d’un programme de la Bibliothèque.

John D. Reid* fait une présentation qui met en évidence le taux de réponse à la consultation publique au sujet du cadre, en particulier le taux de réponse des non-membres. Faisant remarquer que ce taux était inférieur à 1 %, il a suggéré que les résidents étaient moins susceptibles de devenir titulaires de carte s’ils sont loin de leur succursale locale, ce qui laisse entendre que les réponses ne représentent pas l’opinion des Ottaviens de façon statistiquement significative. Qualifiant le sondage d’« insulte à ceux qui défendent les services de bibliothèque et le public dans les communautés vulnérables », M. Reid réclame davantage de consultations publiques, axées sur les non-membres, et suggère de solliciter l’aide de groupes communautaires. M. Reid fait référence au « plan des installations » de la bibliothèque publique de Kingston Frontenac, en soulignant la valeur de leur sondage réalisé par des professionnels ainsi que celle du récent sondage sur les heures d’ouverture de la BPO réalisé par Nanos Research. Il estime que le point de vue des non-membres est nécessaire pour atteindre l’objectif du conseil d’administration d’augmenter de 25 % le nombre de titulaires de carte de la BPO. Par conséquent, il recommande au conseil de prendre acte du cadre et du rapport qui l’accompagne plutôt que de l’approuver ce soir.

Le membre Brockington demande si M. Reid est d’avis qu’il serait utile de recueillir davantage de commentaires de personnes qui ne sont pas titulaires d’une carte avant que le C.A. ne prenne une décision au sujet du cadre. M. Reid répond par l’affirmative.

Le membre Brockington demande à M. Reid de préciser quel serait l’avantage, selon lui, de consulter davantage les non-membres. M. Reid répond que si le cadre est élaboré par ceux qui vivent plus près des succursales existantes, il risque de refléter surtout leurs préoccupations, par exemple quant aux heures d’ouverture ou au maintien d’un environnement agréable dans les succursales, plutôt que celles des populations n’ayant pas accès aux services d’une bibliothèque.

Le président Luloff mentionne que si le cadre est approuvé et donne lieu à une analyse des lacunes, Hunt Club pourrait figurer sur la liste des quartiers présentant des lacunes. Il demande si M. Reid est prêt à renoncer à ce processus ou à repousser l’échéance, et si les recommandations de l’intervenant visent ultimement le recensement des lacunes ou non. M. Reid répond que ces consultations supplémentaires sont nécessaires non seulement pour Hunt Club, mais aussi pour d’autres secteurs de la ville qui sont mal servis. Il ajoute qu’il est important d’avoir un sondage qui représente la ville dans son ensemble.

Le membre Brockington demande au personnel d’expliquer comment le manque de participation des non-membres influence les résultats de la consultation. Mme Basile répond que les titulaires de carte représentent tous les secteurs de la ville, y compris ceux qui pourraient être considérés comme surreprésentés ou bien représentés et ceux qui pourraient être considérés comme mal servis. Elle ajoute que les titulaires de cartes comprennent des personnes qui « font le voyage » pour se rendre dans une succursale qui n’est pas située dans leur quartier, et que la consultation offre une bonne représentation des diverses distances parcourues pour se rendre dans une succursale. Elle ajoute en réponse à la question du membre Brockington qu’il est difficile de déterminer si des consultations supplémentaires changeraient les résultats ou confirmeraient ce qui a été entendu jusqu’à présent.

Le membre Brockington estime qu’il est important de comprendre pourquoi les gens ne se rendent pas en succursale. Il demande ensuite au personnel de fournir des détails sur les facteurs socio-économiques (comme le taux d’obtention de diplômes, les familles monoparentales, les itinéraires d’autobus ou la présence de commerces de détail) et sur la façon dont ils sont pris en compte dans les décisions relatives aux installations. Mme Basile indique que le cadre intègre un outil d’évaluation d’une tierce partie (l’Indice de l’équité des quartiers d’Ottawa), qui contient des évaluations de chaque quartier selon cinq facteurs socio-économiques. En ce qui concerne le transport en commun, elle déclare que c’est l’emplacement des « carrefours » de transport en commun plutôt que des itinéraires spécifiques (qui changent fréquemment) qui a été pris en compte dans les critères relatifs aux sites.

Le membre Brockington craint que le cadre n’écarte ou n’élimine des secteurs dans son quartier qui ont un manque criant de services de bibliothèque. Il ne veut pas approuver une mesure qui compliquerait l’accès à ces services.

Mme Bebbington rappelle au C.A. que les décisions concernant les lacunes ne seront pas prises le soir même et que le cadre n’est qu’une pièce du puzzle. Elle souligne également le travail acharné du personnel sur ce dossier jusqu’à présent.

Mme Basile précise qu’en effectuant l’analyse des lacunes, qui constitue la première étape une fois le cadre approuvé, le critère d’entrée sera la priorité no 1 : il déterminera si un quartier est plus éloigné du point de service le plus proche que la moyenne. Une fois la liste des quartiers dressée, les critères de priorités serviront à produire une liste à l’intention du conseil d’administration en fonction de trois facteurs : équité, distance et croissance (c’est la seconde étape). Une fois cette étape terminée, les priorités, si elles sont approuvées par le conseil, sont examinées plus en détail par le personnel, en utilisant notamment les critères relatifs aux bâtiments et aux sites.

La membre Kitts déclare qu’elle est heureuse de voir les modifications relatives aux services ruraux et qu’elle attend avec impatience le rapport d’analyse des lacunes. Elle demande quelle est la distance moyenne séparant les résidents des zones rurales de la ou des succursales les plus proches. Mme Basile indique qu’elle fournira cette information à la membre (et à l’ensemble du conseil) après la réunion. La membre Kitts demande que le personnel fournisse également la répartition des répondants par zones géographiques, afin d’évaluer si certaines zones sont sous-représentées, notant que les cinq principales succursales utilisées par les répondants se trouvaient dans les secteurs Centre ou Ouest. Mme Basile confirme que cette information sera fournie au C.A., précisant que la distance moyenne actuelle en milieu urbain est d’environ 2,3 km, et rappelle au C.A. que de nombreux clients visitent des succursales qui ne se trouvent pas nécessairement dans leur quartier.

Le membre Brockington souligne trois points dans le rapport du personnel : 1) 50 % des répondants visiteraient plus souvent leur bibliothèque si elle était plus proche; 2) 69 % ne sont prêts à quitter leur quartier qu’occasionnellement ou rarement; 3) 78 % sont d’accord avec un processus visant à combler les lacunes de longue date.

Le membre Brockington se demande également si trois kilomètres constituent un point de repère adéquat pour la distance de la succursale la plus proche en milieu urbain, en faisant remarquer que si cette distance peut être acceptable en voiture, par exemple dans une région rurale, il peut être désagréable de la parcourir à pied en hiver, ou difficile de le faire en transport en commun lorsqu’il n’y a pas de service d’autobus direct. Il demande également si l’analyse des lacunes, qui doit actuellement être terminée au troisième trimestre de 2023, pouvait être devancée au deuxième trimestre, étant donné l’importance de la question. Mme Bebbington comprend l’urgence de voir les résultats de l’analyse, mais indique qu’il pourrait y avoir un problème de capacité à devancer l’échéancier avec les ressources existantes. Mme Basile indique que le personnel a pour objectif de présenter un rapport le plus tôt si possible, en précisant que l’embauche d’un consultant pour l’analyse des lacunes doit suivre le processus d’approvisionnement de la Ville.

Le membre Brockington s’informe si l’analyse des lacunes inclura des considérations d’équité et socio-économiques. Mme Basile répond par l’affirmative. Le membre Brockington demande aussi si le personnel est convaincu que l’analyse des lacunes serait livrée au troisième trimestre de 2023, ce à quoi Mme Basile répond par l’affirmative.

Revenant sur un commentaire antérieur du membre Brockington, le président Luloff convient que le service d’OC Transpo dans certains quartiers ne permet pas facilement aux résidents d’accéder aux carrefours communautaires tels que les bibliothèques. Signalant qu’il a déjà fait du travail de sensibilisation concernant l’accès aux transports en commun pour les anciens combattants, il offre de collaborer avec le membre Brockington pour une démarche similaire auprès des services de transport en commun de la Ville, afin de faciliter l’accès aux bibliothèques, si désiré.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU et ADOPTÉ tel quel.

MOTION No OPL 20221108/4

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :  

  1. Prenne connaissance du présent rapport sur les résultats de la consultation publique ;
  2. Prenne connaissance du Cadre révisé sur les installations ;  
  3. Approuve le Cadre final sur les installations ;
  4. Dirige le personnel à effectuer une évaluation des lacunes des installations de la Bibliothèque et de faire rapport au Conseil au plus tard au T3 2023.  

Résultat: Reçu et Adopté

Dissidence:Membre Riley Brockington

10.3

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Numéro de dossier: OPLB-2022-1108-10.3

Alexandra Yarrow, gestionnaire de programme, Services stratégiques et au conseil d’administration, indique que le mot « physiquement » sera supprimé du paragraphe 9 e) du Règlement sur les règles de procédure du C.A. de la BPO et remercie la vice-présidente Fisher d’avoir signalé des coquilles dans les documents 6 et 7, qui seront également corrigées.

La vice-présidente Fisher pose des questions sur les noms des succursales, après avoir examiné la mention de cette pratique dans le document 16 : Politique sur les noms commémoratifs (OPLB-013). Plus précisément, elle demande à qui il revient d’attribuer les noms des succursales et où cela est consigné. Mme Yarrow précise que c’est la BPO qui a le pouvoir d’attribuer les noms des succursales, et que ces dernières ne portent pas de nom commémoratif, mais plutôt celui du secteur qu’elles représentent.

Mme Yarrow accuse réception de la lettre de John D. Reid (datée du 3 novembre 2022) concernant le Règlement sur les règles de procédure de la BPO. Plus précisément, M. Reid souligne aussi le mot « physiquement » au paragraphe 9 e) qui a déjà été révisé, et il suggère également que ce document soit révisé afin d’appliquer des principes de rédaction inclusive. Mme Yarrow indique que la question de la rédaction inclusive dans tous les documents du C.A. sera examinée de manière globale au cours du nouveau mandat.

Pour faire suite à la question posée plus tôt par la vice-présidente Fisher sur les pratiques d’attribution de noms aux succursales, Mme Yarrow indique qu’il n’existe pas de politique distincte à ce sujet. (Mme Yarrow corrige plus tard cette déclaration en soulignant que la politique OPLB-002 – Délégation de pouvoir comprend le point 23 sur l’approbation de l’attribution de noms aux succursales, et que ce pouvoir appartient au C.A.).

La vice-présidente Fisher demande si une nouvelle politique touchant les droits d’attribution de noms est nécessaire ou si la politique existante doit être modifiée. Le président Luloff suggère que cette question figure dans les demandes de renseignements. (Voir la rubrique « Demandes de renseignements » ci-dessous.)

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est ADOPTÉ tel quel.

MOTION No OPL 20221108/5

Que le Conseil d’administration (C.A.) de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) : 

  1. Approuve la modification du Règlement sur les règles de procédure du C.A. de la BPO présentée dans le rapport; et
  2. Approve le cadre stratégique et les politiques du C.A. de la BPO (documents 1 à 25).

Résultat: Adopté

Directive au personnel:

Le personnel modifie les documents suivants:

  1. Règlement sur les règles de procédure du C.A. de la BPO (Document 1 - biffer le mot "physically" au paragraphe 9e, page 4);
  2. 003 - Orientation des administrateurs(trices) et formation du C.A. (Document 6 - faute de frappe du mot "Educational", page deux); et,
  3. 004 - La conduite des administrateurs(trices) (Document 7 - faute de frappe du mot "use", page 1).

Numéro de dossier: OPLB-2022-1108-10.4

MOTION No OPL 20221108/6

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO):

  1. Prenne connaissance de ce rapport à titre d’information; et,
  2. Dissout les comités spéciaux de la COVID-19 et de la liberté intellectuelle.

Résultat: Reçu et Adopté

Numéro de dossier: OPLB-2022-1108-10.5

En réponse à la question de la vice-présidente Fisher qui souhaite obtenir des éclaircissements sur le poste budgétaire des recettes de la Bibliothèque centrale de 1 M$ à l’Annexe F (Rapport sur les immobilisations du troisième trimestre de 2022), Craig Ginther, directeur, Aménagement de la bibliothèque centrale, déclare que ce montant est un chiffre cumulatif remontant à 2021. La majeure partie des recettes résulte de la facturation de frais à Bibliothèque et Archives Canada en vertu de l’entente de partage des coûts, et une partie des recettes provient du don anonyme pour l’art public dans la nouvelle installation.

Le membre Brockington pose une question sur une rubrique de l’annexe A (Rapport d’exploitation du troisième trimestre de 2022) : il désire savoir si la subvention provinciale de 1 380 000 $ (provenant du Programme de subventions de fonctionnement aux bibliothèques publiques) a été reçue. Mme Basile répond que cette subvention est normalement reçue au quatrième trimestre de chaque année et qu’elle ne saurait tarder.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU tel quel.

MOTION No OPL 20221108/7

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance des rapports financiers du 3e trimestre de 2022.

Résultat: Reçu

Que, conformément à l’article 16.1 (4)(d) de la loi sur les bibliothèques publiques, la Bibliothèque publique d’Ottawa passe à huis clos, relations de travail ou négociations avec les employés, ayant trait à reclassement de postes.

Résultat: Adopté

À la reprise de la séance publique à 19 h 18, la motion suivante est présentée au C.A:

MOTION No OPL 20221108/8

Que le Conseil d'administration de la Bibliothèque publique d'Ottawa prenne connaissance de la mise à jour sur les relations de travail, ayant trait à reclassement de postes.

Résultat: Reçu

La vice-présidente Fisher soumet la demande suivante:

Où repose l’autorité pour nommer les succursales, et c’est documenté où? Le Conseil exige telle une nouvelle politique spécifique à l’exigence.

Une réponse sera fournie au C.A. à une date ultérieure.

Il est résolu que la réunion du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa soit levée à 19 h 23.

Le mardi, 13 décembre 2022 (Tenue)

La réunion n'était pas requise.

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