Anna Basile, directrice, Services organisationnels, et Megan Birchfield, gestionnaire de programme, Développement des installations, présentent le cadre sur les installations (« le cadre »), en abordant également la récente consultation publique. Elles commencent par faire un survol du projet, qui a débuté en 2019. Notant que le personnel a régulièrement fourni des comptes-rendus au C.A., Mme Basile remercie ce dernier pour sa patience devant les retards accumulés pendant la pandémie. Elle salue également le travail du comité spécial composé des membres Begg et Higdon ainsi que du président Luloff. Elle remercie aussi les résidents d’Ottawa qui ont fait part de leurs commentaires sur la version provisoire du cadre au cours du récent processus de consultation publique. Mme Birchfield rend compte de cette consultation, qui s’est terminée au cours de l’été, et relève les principales conclusions et les modifications subséquentes apportées au cadre. Mme Basile conclut la présentation en résumant les prochaines étapes, mentionnant entre autres les détails de l’analyse visant à déterminer les lacunes à l’aide des critères d’entrée et de priorité approuvés ainsi que les rapports à fournir au C.A. au troisième trimestre de 2023.
Avant de quitter la réunion à 17 h 55, le membre Begg exprime son appui au rapport. Il salue l’analyse approfondie effectuée par le personnel au cours du projet, ainsi que l’analyse rigoureuse des commentaires du public. Il remercie Mmes Basile et Birchfield ainsi que les personnes qui ont participé à la consultation publique.
Le C.A. reçoit les intervenants suivants. L’astérisque (*) indique ceux qui ont fourni une présentation écrite ou un mémoire conservés au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale.
Christine Johnson, Association communautaire de Hunt Club*, s’inquiète du fait que le cadre sur les installations ne comblera pas les lacunes de longue date en matière de services de bibliothèque, notamment pour les résidents du secteur de Hunt Club. Elle mentionne que 60 % des répondants à la consultation publique sur le cadre ne quittent qu’occasionnellement leur quartier pour se rendre dans une succursale de la Bibliothèque, rappelant au C.A. que les résidents de Hunt Club doivent sortir de leur quartier pour participer aux programmes de la Bibliothèque ou consulter des documents qu’ils ne peuvent pas réserver. Mme Johnson fait remarquer que, dans ces cas, le temps nécessaire pour se rendre à la succursale la plus proche afin de participer à un programme de la Bibliothèque est souvent plus long que la durée de l’activité elle-même. Elle décrit sa récente visite à la succursale Elmvale Acres, où elle s’est réjouie de l’ambiance collective qui y régnait. Mme Johnson raconte que, lors de la panne d’électricité survenue plus tôt cette année, de nombreux membres de la communauté se sont réfugiés dans le Centre communautaire de Hunt Club-Riverside Park et que celui-ci « ressemblait à une bibliothèque, où tout le monde travaillait ensemble et lisait ». Elle présente des images d’emplacements vacants (et qui le sont depuis longtemps) dans le centre commercial de Hunt Club, qui, selon elle, seraient idéaux pour une bibliothèque. Elle fait remarquer que la BPO trouve des fonds pour d’autres choses, mais pas pour une succursale dans le secteur de Hunt Club. Elle souligne à quel point Hunt Club demeure mal servie et exhorte le conseil à remédier à la situation.
Le président Luloff explique que le cadre et le rapport soumis à l’approbation du C.A. ce soir n’envisagent pas d’emplacements spécifiques pour les secteurs qui pourraient présenter des lacunes, précisant que la prochaine phase consiste à recenser ces lacunes (analyse des lacunes).
En réponse à ce commentaire, le membre Brockington déclare qu’à son avis, les changements de politique proposés dans ce rapport et dans le cadre auraient un impact direct et négatif sur les quartiers actuels. Il demande à Mme Johnson si elle peut dire à quelle distance se trouve la succursale la plus proche et si elle juge que le critère de distance proposé par le personnel est bon, ou s’il doit être reconsidéré par le C.A. Mme Johnson répond qu’elle ne connaît pas la distance exacte de la bibliothèque la plus proche [du quartier Hunt Club], mais réitère que le temps de déplacement en transport en commun vers les succursales de Greenboro ou d’Alta Vista, par exemple, est plus long que la durée d’un programme de la Bibliothèque.
John D. Reid* fait une présentation qui met en évidence le taux de réponse à la consultation publique au sujet du cadre, en particulier le taux de réponse des non-membres. Faisant remarquer que ce taux était inférieur à 1 %, il a suggéré que les résidents étaient moins susceptibles de devenir titulaires de carte s’ils sont loin de leur succursale locale, ce qui laisse entendre que les réponses ne représentent pas l’opinion des Ottaviens de façon statistiquement significative. Qualifiant le sondage d’« insulte à ceux qui défendent les services de bibliothèque et le public dans les communautés vulnérables », M. Reid réclame davantage de consultations publiques, axées sur les non-membres, et suggère de solliciter l’aide de groupes communautaires. M. Reid fait référence au « plan des installations » de la bibliothèque publique de Kingston Frontenac, en soulignant la valeur de leur sondage réalisé par des professionnels ainsi que celle du récent sondage sur les heures d’ouverture de la BPO réalisé par Nanos Research. Il estime que le point de vue des non-membres est nécessaire pour atteindre l’objectif du conseil d’administration d’augmenter de 25 % le nombre de titulaires de carte de la BPO. Par conséquent, il recommande au conseil de prendre acte du cadre et du rapport qui l’accompagne plutôt que de l’approuver ce soir.
Le membre Brockington demande si M. Reid est d’avis qu’il serait utile de recueillir davantage de commentaires de personnes qui ne sont pas titulaires d’une carte avant que le C.A. ne prenne une décision au sujet du cadre. M. Reid répond par l’affirmative.
Le membre Brockington demande à M. Reid de préciser quel serait l’avantage, selon lui, de consulter davantage les non-membres. M. Reid répond que si le cadre est élaboré par ceux qui vivent plus près des succursales existantes, il risque de refléter surtout leurs préoccupations, par exemple quant aux heures d’ouverture ou au maintien d’un environnement agréable dans les succursales, plutôt que celles des populations n’ayant pas accès aux services d’une bibliothèque.
Le président Luloff mentionne que si le cadre est approuvé et donne lieu à une analyse des lacunes, Hunt Club pourrait figurer sur la liste des quartiers présentant des lacunes. Il demande si M. Reid est prêt à renoncer à ce processus ou à repousser l’échéance, et si les recommandations de l’intervenant visent ultimement le recensement des lacunes ou non. M. Reid répond que ces consultations supplémentaires sont nécessaires non seulement pour Hunt Club, mais aussi pour d’autres secteurs de la ville qui sont mal servis. Il ajoute qu’il est important d’avoir un sondage qui représente la ville dans son ensemble.
Le membre Brockington demande au personnel d’expliquer comment le manque de participation des non-membres influence les résultats de la consultation. Mme Basile répond que les titulaires de carte représentent tous les secteurs de la ville, y compris ceux qui pourraient être considérés comme surreprésentés ou bien représentés et ceux qui pourraient être considérés comme mal servis. Elle ajoute que les titulaires de cartes comprennent des personnes qui « font le voyage » pour se rendre dans une succursale qui n’est pas située dans leur quartier, et que la consultation offre une bonne représentation des diverses distances parcourues pour se rendre dans une succursale. Elle ajoute en réponse à la question du membre Brockington qu’il est difficile de déterminer si des consultations supplémentaires changeraient les résultats ou confirmeraient ce qui a été entendu jusqu’à présent.
Le membre Brockington estime qu’il est important de comprendre pourquoi les gens ne se rendent pas en succursale. Il demande ensuite au personnel de fournir des détails sur les facteurs socio-économiques (comme le taux d’obtention de diplômes, les familles monoparentales, les itinéraires d’autobus ou la présence de commerces de détail) et sur la façon dont ils sont pris en compte dans les décisions relatives aux installations. Mme Basile indique que le cadre intègre un outil d’évaluation d’une tierce partie (l’Indice de l’équité des quartiers d’Ottawa), qui contient des évaluations de chaque quartier selon cinq facteurs socio-économiques. En ce qui concerne le transport en commun, elle déclare que c’est l’emplacement des « carrefours » de transport en commun plutôt que des itinéraires spécifiques (qui changent fréquemment) qui a été pris en compte dans les critères relatifs aux sites.
Le membre Brockington craint que le cadre n’écarte ou n’élimine des secteurs dans son quartier qui ont un manque criant de services de bibliothèque. Il ne veut pas approuver une mesure qui compliquerait l’accès à ces services.
Mme Bebbington rappelle au C.A. que les décisions concernant les lacunes ne seront pas prises le soir même et que le cadre n’est qu’une pièce du puzzle. Elle souligne également le travail acharné du personnel sur ce dossier jusqu’à présent.
Mme Basile précise qu’en effectuant l’analyse des lacunes, qui constitue la première étape une fois le cadre approuvé, le critère d’entrée sera la priorité no 1 : il déterminera si un quartier est plus éloigné du point de service le plus proche que la moyenne. Une fois la liste des quartiers dressée, les critères de priorités serviront à produire une liste à l’intention du conseil d’administration en fonction de trois facteurs : équité, distance et croissance (c’est la seconde étape). Une fois cette étape terminée, les priorités, si elles sont approuvées par le conseil, sont examinées plus en détail par le personnel, en utilisant notamment les critères relatifs aux bâtiments et aux sites.
La membre Kitts déclare qu’elle est heureuse de voir les modifications relatives aux services ruraux et qu’elle attend avec impatience le rapport d’analyse des lacunes. Elle demande quelle est la distance moyenne séparant les résidents des zones rurales de la ou des succursales les plus proches. Mme Basile indique qu’elle fournira cette information à la membre (et à l’ensemble du conseil) après la réunion. La membre Kitts demande que le personnel fournisse également la répartition des répondants par zones géographiques, afin d’évaluer si certaines zones sont sous-représentées, notant que les cinq principales succursales utilisées par les répondants se trouvaient dans les secteurs Centre ou Ouest. Mme Basile confirme que cette information sera fournie au C.A., précisant que la distance moyenne actuelle en milieu urbain est d’environ 2,3 km, et rappelle au C.A. que de nombreux clients visitent des succursales qui ne se trouvent pas nécessairement dans leur quartier.
Le membre Brockington souligne trois points dans le rapport du personnel : 1) 50 % des répondants visiteraient plus souvent leur bibliothèque si elle était plus proche; 2) 69 % ne sont prêts à quitter leur quartier qu’occasionnellement ou rarement; 3) 78 % sont d’accord avec un processus visant à combler les lacunes de longue date.
Le membre Brockington se demande également si trois kilomètres constituent un point de repère adéquat pour la distance de la succursale la plus proche en milieu urbain, en faisant remarquer que si cette distance peut être acceptable en voiture, par exemple dans une région rurale, il peut être désagréable de la parcourir à pied en hiver, ou difficile de le faire en transport en commun lorsqu’il n’y a pas de service d’autobus direct. Il demande également si l’analyse des lacunes, qui doit actuellement être terminée au troisième trimestre de 2023, pouvait être devancée au deuxième trimestre, étant donné l’importance de la question. Mme Bebbington comprend l’urgence de voir les résultats de l’analyse, mais indique qu’il pourrait y avoir un problème de capacité à devancer l’échéancier avec les ressources existantes. Mme Basile indique que le personnel a pour objectif de présenter un rapport le plus tôt si possible, en précisant que l’embauche d’un consultant pour l’analyse des lacunes doit suivre le processus d’approvisionnement de la Ville.
Le membre Brockington s’informe si l’analyse des lacunes inclura des considérations d’équité et socio-économiques. Mme Basile répond par l’affirmative. Le membre Brockington demande aussi si le personnel est convaincu que l’analyse des lacunes serait livrée au troisième trimestre de 2023, ce à quoi Mme Basile répond par l’affirmative.
Revenant sur un commentaire antérieur du membre Brockington, le président Luloff convient que le service d’OC Transpo dans certains quartiers ne permet pas facilement aux résidents d’accéder aux carrefours communautaires tels que les bibliothèques. Signalant qu’il a déjà fait du travail de sensibilisation concernant l’accès aux transports en commun pour les anciens combattants, il offre de collaborer avec le membre Brockington pour une démarche similaire auprès des services de transport en commun de la Ville, afin de faciliter l’accès aux bibliothèques, si désiré.
En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU et ADOPTÉ tel quel.
MOTION No OPL 20221108/4
Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :
- Prenne connaissance du présent rapport sur les résultats de la consultation publique ;
- Prenne connaissance du Cadre révisé sur les installations ;
- Approuve le Cadre final sur les installations ;
- Dirige le personnel à effectuer une évaluation des lacunes des installations de la Bibliothèque et de faire rapport au Conseil au plus tard au T3 2023.
Résultat: Reçu et Adopté
Dissidence:Membre Riley Brockington