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Réunion du C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Ordre du jour 16

Le mardi 23 juin 2020, 17 h

Participation par voie électronique


La participation à la réunion se fera par voie électronique conformément à la Loi sur les situations durgence touchant les municipalités (projet de loi 187), aux avis de la Division du patrimoine, du tourisme et de la culture, et la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence et interdisant la tenue d’événements publics réunissant plus de cinq personnes.


La réunion pourra être visionnée : https://zoom.us/j/94855064258?pwd=ZFdsSFJKeTlaazMweTlRclRMVTdtQT09


La Bibliothèque publique d’Ottawa continue de prendre la question de la COVID-19 au sérieux; conformément aux directives des gouvernements municipal, provincial et fédéral, elle apporte d’importants changements à ses services et programmes pour protéger la santé et le bien-être de la population. Toutes les succursales de la BPO, les arrêts du Bibliobus et les services de livraison à domicile sont fermés jusqu’à nouvel ordre. L’hôtel de ville est temporairement fermé pour freiner la propagation de la COVID-19. Les réunions en personne du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa, Comités et du Conseil sont annulées. Comme l’exige la situation, ces réunions se tiendront en ligne jusqu’à nouvel ordre. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les perturbations de services, consultez la page sur la COVID19 de la ville d’Ottawa : https://ottawa.ca/fr/sante-etsecurite-publique/covid-19-ottawa


Les personnes qui souhaitent adresser des commentaires au sujet de l’un ou l’autre des points à l’ordre du jour devraient se référer au processus ci-joint en tant qu’annexe A.


Julie Tremblay, Secrétariat du C.A.
613-580-2424, poste 32169

[email protected]

[email protected]

 

Continuez à utiliser la Bibliothèque en ligne :

·         Visitez le site web de la BPO et notre nouvelle section S'isoler sans s'ennuyer pour découvrir une richesse de contenu numérique, des nouvelles et des idées.

·         Contactez InfoService par téléphone ou par courriel pour accéder au contenue numérique de la BPO avec votre carte temporaire.

·         Obtenez une carte temporaire ici.

 

Membres du C.A. :

Président :  Matthew Luloff
Vice-présidente :  Kathy Fisher
Administratrices et administrateurs : Steven Begg, Mary-Rose Brown,

Riley Brockington, Allan Higdon, Carol Anne Meehan, Harvey Slack,
Tim Tierney


Des formats accessibles et des aides à la communication ainsi que l’interprétation simultanée dans les deux langues officielles sont disponibles sur demande pour toute question à l’ordre du jour.  Veuillez communiquer avec le C.A. de la BPO à [email protected] deux jours ouvrables avant la réunion pour faire une demande.

ABSENTS

 

DECLARATIONS D’INTÉRÊT

 

RATIFICATION DES PROCÈS-VERBAUX

 

Procès-verbal 14 - le mardi 12 mai 2020

 

Procès-verbal 15 - le jeudi 28 mai 2020

 

MISE À JOUR VERBALE DU PRÉSIDENT

 

MISE À JOUR DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE


 

RAPPORTS

 

1.

PLAN DE RELANCE COVID 19 DE LA BPO – PRIORITÉS 2 À 5

 

OPLB-2020-0601

 

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :

1.         Prenne connaissance du rapport sur le Plan de relance COVID 19 de la BPO – Priorités 2 à 5;

2.         Approuve les priorités de reprise 2 à 5, telles qu’elles sont décrites dans le rapport;

3.         Approuve les phases de réouverture des succursales (emplacements);

4.         Délègue à la directrice générale le pouvoir de modifier les heures d’ouverture et d’ajuster les services selon les besoins dans le cadre des priorités 2 à 5;

5.         Approuve la suspension des frais comme le décrit le rapport, jusqu’à la phase de « nouvelle normalité »;

6.         Demande au personnel de soumettre un rapport sur la phase de « nouvelle normalité » au plus tard au T1 de 2021.

 

2.

RAPPORT ANNUEL DE 2019 SUR LES DÉCLARATIONS DE FRAUDE CONCERNANT LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE D’OTTAWA

 

OPLB-2020-0602

 

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

 

3.

CLÔTURE DE PROJETS DU BUDGET DES IMMOBILISATIONS DE LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE D’OTTAWA (2020) – EN COURS

 

OPLB-2020-0603

 

Que le Conseil d''administration de la Bibliothèque publique d''Ottawa prenne connaissance des ajustements du budget des immobilisations (2020) et la clôture des projets, tel que décrit dans le présent rapport.

 

POINTS À HUIS CLOS*

 

AVIS DE MOTION

 

QUESTIONS NOUVELLES

 

QUESTIONS

 

LEVÉE DE LA SÉANCE

 

PROCHAINE RÉUNION

Le mardi 8 septembre 2020

 

Nota:   1.         Les points abordés à huis clos ne sont pas soumis aux audiences ni aux discussions publiques*.

2.         Toute présentation écrite ou orale (accompagnée de votre nom, mais sans vos coordonnées) sera versée aux dossiers publics et mise à la disposition du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa et des membres du public.

 

Annexe A – Détails sur la participation du public

Intervenants du public

L’hôtel de ville est temporairement fermé pour freiner la propagation de la COVID-19. Malgré l’annulation des réunions en personne du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa, des Comités et du Conseil, le grand public peut présenter des commentaires en vue de la réunion du 23 juin de l’une ou l’autre des façons suivantes :

a)    Envoyez vos commentaires écrits par courriel : Les personnes qui souhaitent faire part de leurs commentaires au Conseil d’administration de la Bibliothèque publique sont fortement encouragées à soumettre ces commentaires par écrit, par courriel à l'adresse électronique suivante [email protected]. Les commentaires reçus par lundi, 23 juin mai seront transmis aux membres du Conseil avant la réunion. Ceux reçus après cette date seront transmis dès que possible.

 

b)    Envoyez vos commentaires oraux avant la réunion (avant 16h, le lundi, 22 juin). Vous pouvez appeler le secrétariat du Conseil au 613-580-2424, x32169 pour faire transcrire vos commentaires.

 

c)    Inscription pour prendre la parole :

 

Avant le mardi, 23 juin à 13h: Pour vous inscrire, remplissez le formulaire de demande d’intervention à la page suivante : formulaire de demande d’intervention. Pour savoir comment participer à la réunion à distance, consultez la rubrique ci-dessous. Pour savoir comment participer à la réunion à distance pour donner une présentation visuelle, consultez la rubrique ci-dessous. Nous encourageons les intervenants à s’inscrire le plus tôt possible pour faciliter le processus d’inscription et l’organisation de la réunion.

 

Participation à distance pour les intervenants du public

Dès réception de votre demande d’inscription par l’une des méthodes ci-dessus, les délégués soumettront le nom d’utilisateur qu’ils utiliseront pour participer à la réunion Zoom.

Nous invitons toute personne souhaitant participer à la réunion à s’inscrire ou à se connecter à Zoom, si ce n’est pas déjà fait. Vous trouverez ci-dessous des précisions concernant la réunion virtuelle :

o   Le partage d’écran ne sera pas autorisé durant cette réunion. Les intervenants qui souhaitent faire une présentation visuelle (PowerPoint ou autre) doivent l’envoyer par courriel avant le début de la réunion à l’addresse suivante : [email protected]. Le personnel qui animera la réunion partagera la présentation à partir de son écran lors de l’intervention. Afin que l’on dispose de suffisamment de temps pour la configuration et les tests, les personnes concernées doivent s’inscrire et fournir les fichiers au personnel avant le lundi, 22 juin à 16h.

 

Détails logistiques :

·         Lorsque vous vous joindrez à la réunion, par téléphone ou par Internet, vous serez admis comme participant. Il n’y aura pas de salutations. Vous pourrez entendre la réunion, et voir l’orateur si votre appareil le permet, mais votre micro sera désactivé jusqu’à ce que vous preniez la parole. Il est préférable que vous soyez en sourdine avant d’être appelé à parler, afin d’éviter les échos. Veuillez noter qu’il peut y avoir un court délai lors de l’accès à la réunion.

·         Si vous participez par téléphone, prière de ne jamais mettre l’appel en attente, car cela activerait une « musique d’attente » même si votre micro est coupé.

·         Afin d’optimiser la qualité de l’appel si vous utilisez un ordinateur portatif, privilégiez un casque d’écoute avec micro si possible. Si vous utilisez le micro de votre ordinateur portatif ou un téléphone cellulaire, parlez directement dans le combiné et évitez d’utiliser le haut-parleur.

·         Si vous rencontrez des difficultés techniques le 23 juin, vous pouvez communiquer avec le Conseil à l’adresse [email protected].

·         N’oubliez pas que si vous activez votre caméra, vous apparaîtrez aux participants à la réunion Zoom.

·         Les intervenants du public auront cinq (5) minutes pour formuler des commentaires lorsqu’on les invitera à prendre la parole. Il ne sera pas permis de poser des questions aux membres (ou au personnel) ni de débattre avec eux. Si vous avez des questions, vous pourrez les poser lors des cinq minutes qui vous seront octroyées. Vos commentaires doivent être directement liés aux rapports sur lesquels porte votre intervention. Les membres du C.A. pourront vous poser des questions complémentaires, donner leurs commentaires ou demander au personnel de vous répondre.

·         Une fois les cinq minutes écoulées, et après que vous ayez répondu à toutes les questions, la Modératrice vous mettra en sourdine et vous pourrez continuer à suivre via la réunion Zoom.