ATTENDU QUE le 21 décembre 2022, le maire a émis en vertu de la loi un instrument portant délégation de pouvoirs qui énonce le processus de recrutement et d’embauche d’une directrice générale ou d’un directeur général de la Planification, de l’Immobilier et du Développement économique (directrice générale ou directeur général), et qui prévoit que la politique et les procédures de la Ville d’Ottawa relatives au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi (la Politique et les Procédures), « incluant les modifications requises, s’appliqueront » audit processus; et
ATTENDU QUE la Politique et les Procédures prévoient que les participants au processus de recrutement et de nomination doivent respecter des dispositions de confidentialité strictes, notamment « signer une entente de confidentialité au début du processus, avant qu’ils n’obtiennent des renseignements confidentiels »; et
ATTENDU QUE la Politique prévoit que certains employés municipaux, notamment « d’autres membres du personnel, sur approbation du Comité d’embauche ou du Conseil municipal », pourraient être sollicités par le Comité d’embauche dans le cadre du processus de recrutement et, donc, avoir accès aux renseignements confidentiels connexes, sous réserve des dispositions de la Politique; et
ATTENDU QUE le greffier municipal a consulté tous les membres des différents comités d’embauche afin de déterminer quels membres de leur personnel peuvent avoir accès à des renseignements confidentiels durant le processus de recrutement de la directrice générale ou du directeur général en raison de leur emploi, les noms de ces personnes fournis par les membres étant indiqués à l’annexe A ci-jointe; et
ATTENDU QUE le greffier municipal a aussi consulté les cadres supérieurs de la Ville qui peuvent, aux termes de la Politique, accéder à des renseignements confidentiels liés au recrutement (ces personnes étant la directrice des Ressources humaines, lui-même et l’avocat général), au sujet des membres de leur personnel qui peuvent aussi avoir accès à des renseignements confidentiels dans le cadre de leur emploi durant le processus de recrutement de la directrice générale ou du directeur général, les noms de ces personnes fournis par les cadres supérieurs étant indiqués à l’annexe A; et
ATTENDU QU’il peut y avoir des changements de personnel dans les bureaux des membres du Comité d’embauche et des cadres supérieurs de la Ville pendant la période de recrutement et de nomination, et que ces nouvelles personnes pourraient devoir signer l’entente de confidentialité et obtenir l’autorisation d’accéder à des renseignements confidentiels liés au recrutement dans l’exercice de leurs fonctions;
PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU QUE le Comité d’embauche d’une directrice générale ou d’un directeur général de la Planification, de l’Immobilier et du Développement économique approuve que les membres du personnel de la Ville d’Ottawa nommés à l’annexe A aient accès aux renseignements confidentiels liés au processus de recrutement de la directrice générale ou du directeur général de 2023, sous réserve des dispositions de la politique et des procédures relatives au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi et de la signature par ces personnes de l’entente de confidentialité obligatoire connexe, comme l’indique la présente motion;
IL EST EN OUTRE RÉSOLU QUE soit délégué au greffier municipal le pouvoir d’approuver d’autres membres du personnel de la Ville, par écrit, lorsque lui est communiqué par écrit un changement de personnel pertinent dans les bureaux des membres du Comité d’embauche ou des cadres supérieurs de la Ville, comme l’indique la présente motion, sous réserve que ces personnes signent l’entente de confidentialité obligatoire connexe.