Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :
38
Date :
Heure :
-
Endroit :
Participation par voie électronique
Présents :
  • Président Matthew Luloff, 
  • vice-présidente Kathy Fisher, 
  • Membre Steven Begg, 
  • Membre Riley Brockington, 
  • Membre Mary-Rose Brown, 
  • Membre Allan Higdon, 
  • Membre Catherine Kitts, 
  • et Membre Harvey A. Slack
Absent(s):
  • Membre Rawlson King

Nota:

  1. La réunion débutr à 17 h 02.
  2. Les membres du Conseil d'administration (C.A.) de la Bibliothèque publique d'Ottawa (BPO) ont participé virtuellement.

 

Le président Luloff souhaite la bienvenue aux membres et aux participants à la réunion du C.A. de la BPO et procède à la déclaration de reconnaissance du territoire autochtone.

Le président procède à l’appel nominal à voix haute, de façon aléatoire.

Le membre King a signalé son absence.

Aucune déclaration d’intérêt n’a été présentée.

Il n’y a pas de communications.

Semaine de l’inclusion numérique

La semaine de l’inclusion numérique est un événement annuel qui lève le voile sur le fossé numérique et souligne les initiatives visant à le combler. Le président souligne que la technologie et l’Internet ont fait beaucoup de chemin au cours des dernières années, tout comme l’offre numérique de la BPO, qui comprend maintenant le prêt de livres numériques, de livres audio, de journaux et périodiques numériques; la lecture en continu de musique et de vidéos; des cours; et même la recherche généalogique. Les bibliothèques sont des centres virtuels d’apprentissage, de créativité et de découverte, grâce à des programmes sur YouTube, à des ressources en ligne et à des collections numériques. Pour de plus amples renseignements sur l’offre numérique de la BPO, consulter BiblioOttawaLibrary.ca.

Festival du conte

Le président indique que la BPO s’associe une fois de plus aux Ottawa StoryTellers pour organiser le Festival du conte pour enfants, qui aura lieu du 21 au 26 novembre. Elle fait équipe avec les conseils scolaires, le Centre de fraternité autochtone d’Odawa et le Centre Jules-Léger. Des histoires seront présentées en personne et en ligne sur la chaîne YouTube de la BPO en anglais, en français et en langue des signes française (LSF). Le président ajoute que, le 26 novembre, la BPO offrira une programmation bilingue dans quatre succursales (Beaverbrook, Centrale, Cumberland et Nepean Centrepointe), de même qu’une soirée spéciale pour les ados et les jeunes le 23 novembre.

Prix du livre d’Ottawa

Le président remarque que depuis 1985, les Prix du livre d’Ottawa reconnaissent les meilleurs livres de fiction et de non-fiction en français et en anglais publiés dans la dernière année. Les finalistes de 2022 ont été révélés le 20 septembre et l’annonce des lauréats aura lieu lors d’une cérémonie aux Théâtres Meridian à Centrepointe le 19 octobre 2022 à 19 h. Il ajoute que le prix de poésie Archibald Lampman et le Prix AAOF de littérature jeunesse seront remis à la même occasion. La BPO est heureuse de s’associer aux Prix du livre d’Ottawa pour faire honneur aux auteurs locaux. Le président souligne que la BPO a des exemplaires des livres sélectionnés dans sa collection.

Au revoir à la directrice générale Danielle McDonald

Le président prend le temps de rendre hommage à la directrice générale, qui assiste à sa dernière réunion du C.A. de la BPO avant sa retraite. Il note qu’en près de trois ans à la présidence, il n’a eu qu’une seule réunion en personne avec Danielle. Néanmoins, il a remarqué son dévouement au service public, son intelligence exceptionnelle, sa capacité de jugement et d’acuité politique et son excellent sens du leadership. Il souligne la qualité inestimable de ses conseils et tout ce qu’il a appris à ses côtés. Pour faire la synthèse de la carrière de la directrice générale à la BPO, il cite la conseillère Jan Harder, présidente au moment où Danielle a été nommée directrice en 2012 : « La longue expérience de Danielle à la Ville d’Ottawa et à la BPO est caractérisée par une performance impressionnante. En cette période de changements et de défis technologiques, son leadership et ses compétences de gestion seront indispensables. » Le président Luloff passe ensuite en revue quelques-unes des importantes réalisations survenues durant le mandat de direction de Danielle :

  • Mise en place de la technologie d’identification par radiofréquence (RFID) à partir de 2012 dans tout le réseau pour moderniser les services de bibliothèque;
  • Célébration du centième anniversaire de la succursale Rosemount ainsi que la rénovation majeure de cette succursale chère à la communauté;
  • Mise en œuvre d’un modèle de récupération des articles (sans frais de retard), qui a drastiquement réduit les obstacles aux services de bibliothèque, particulièrement pour nos populations vulnérables;
  • Conduite de la Bibliothèque à travers la pandémie, notamment par la création d’un ensemble d’importants programmes en ligne lors de l’éclosion de la COVID-19 et la promotion de l’inclusion numérique au moyen du prêt de bornes WiFi et de tablettes aux partenaires communautaires.

Le président rappelle finalement que Danielle est arrivée à la BPO avec plus de 25 ans d’expérience en gestion, y compris en planification stratégique, finance, ressources humaines et technologie à la Ville d’Ottawa, et conclut en affirmant que sa retraite marque la fin d’une importante et remarquable carrière de 35 ans de service public à la Ville et à la BPO. Il mentionne qu’elle peut être particulièrement fière de son travail pour Ādisōke, le partenariat entre la Bibliothèque centrale d’Ottawa et Bibliothèque et Archives Canada pour une installation partagée. Il souligne que Danielle a été membre active de nombreux comités du secteur des bibliothèques, dont le Conseil des bibliothèques urbaines du Canada, l’Urban Libraries Council, et le groupe des Chief Executives of Large Urban Public Libraries of Ontario. Le président lui souhaite une excellente retraite. Un court montage vidéo de photos montrant la carrière de Danielle à la BPO est ensuite présenté (présentation conservée au bureau de la directrice générale).

MOTION No OPL 20221011/1

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour du président.

Résultat: Reçu

Danielle commence par remercier le président et le personnel pour leurs bons mots à la veille de sa retraite et le sympathique montage vidéo.

Mois des bibliothèques

La directrice générale fait remarquer que le Mois des bibliothèques bat son plein dans les 33 succursales ainsi que sur le site Web de la BPO et sur ses réseaux sociaux. Les résidents qui demandent une carte de bibliothèque pendant le mois et toute personne qui encourage une autre à s’abonner peut recevoir des articles promotionnels de la BPO. Elle note que le thème de cette année, « Lire entre les lignes », met en lumière le travail que les experts et le personnel chaleureux de la BPO font pour aider à contrecarrer la mésinformation, avec une abondance de ressources crédibles de qualité.

Prêt de tablettes et bornes WiFi en 2022

La BPO s’est associée à 49 institutions pour prêter 32 bornes WiFi et 315 tablettes depuis le début de la pandémie, en collaboration avec l’équipe intégrée de services de quartier de la Ville. Les nouveaux partenaires comprennent notamment le centre récréatif Carleton Heights; la Maison communautaire Strathcona Heights; et l’African, Caribbean & Black Wellness Resource Centre. La BPO travaille aussi étroitement avec la Direction générale des services sociaux et communautaires de la Ville, à qui elle a prêté plusieurs appareils pour aider les familles à demander la subvention pour la garde d’enfants.

National Novel Writing Month

La directrice générale indique que cette année, la BPO fait partie des lieux « Come Write In » officiels, où les participants sont invités à se rendre pour écrire. Elle figurera ainsi sur le site Web du NaNoWriMo. La directrice mentionne que 14 événements se tiendront en novembre dans les succursales Beaverbrook, Centrale, Orléans, Ruth-E.-Dickinson et St-Laurent. Tous les mois de novembre depuis 1999, des écrivains de tous les niveaux d’expérience se rassemblent pour participer au National Novel Writing Month dans le but d’écrire 50 000 mots en 30 jours. L’an dernier, près de 428 000 (427 653) écrivains y ont participé dans 671 régions sur six continents. La région d’Ottawa possède une impressionnante feuille de route, avec près de 400 participants.

Partenariat entre la BPO et Santé publique Ottawa (SPO)

La directrice générale se réjouit d’informer le C.A. que SPO et la BPO étendent les activités de leur partenariat à la succursale Greenboro avec l’ajout d’une infirmière praticienne du Centre de santé communautaire du sud-est d’Ottawa. Elle indique que l’infirmière praticienne travaillera dans la salle informatique inutilisée au deuxième étage de la succursale, à côté de la clinique de vaccination. C’est une belle occasion d’augmenter les services de santé et les services sociaux offerts à la population, et potentiellement d’accroître le rayonnement de la Bibliothèque auprès des résidents dans de nouveaux secteurs.

Journée nationale de la vérité et de la réconciliation

La directrice générale présente de l’information concernant les programmes et services dans les sept succursales ouvertes pendant la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation il y a quelques semaines. En somme, les succursales ont été achalandées et la clientèle a apprécié la programmation spéciale de même que les autres services offerts. Beaucoup de clients habituels portaient un chandail orange, ont emprunté des articles des présentoirs et ont pris le temps de regarder les expositions. La directrice générale ajoute que quelques succursales ont même constaté qu’il y avait plus de clients qu’à l’habitude, ce qui est remarquable pour une première année d’ouverture à cette date. Dans l’une des succursales, environ dix pour cent de la clientèle a indiqué qu’elle était sur place précisément pour la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation. De nombreuses succursales ont indiqué que la clientèle se montrait intéressée par les films projetés pendant la journée, et deux d’entre elles ont rapporté qu’il y avait toujours une à trois personnes en train de regarder les films. La clientèle a aussi montré de l’intérêt pour le Sentier des contes et les livrets Appels à l’action. La directrice générale ajoute qu’en cette même journée, le Bibliobus s’est rendu dans deux écoles locales, ce qui représente environ 400 élèves. Le personnel a aussi reçu des commentaires sur les activités : une personne nouvellement arrivée au Canada a trouvé qu’il s’agissait d’une excellente introduction à notre histoire et se réjouissait que le texte existe en français et en anglais. La directrice générale mentionne qu’à la succursale Beaverbrook, un parent cri a dit au personnel qu’il était touché par le Sentier des contes. Jay Odjick a animé plusieurs activités et, selon le personnel, même les ados étaient si captivés qu’aucun d’eux n’a regardé son téléphone pendant les présentations! Enfin, plus de 300 personnes ont assisté à la présentation en ligne de Bevann Fox, et l’enregistrement sur YouTube a été visionné maintes fois depuis. Une personne a commenté : « [Bevann] était charmante et son histoire venait du cœur. Elle a été très vraie avec nous. »

MOTION No OPL 20221011/2

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour de la directrice générale.

Résultat: Reçu

Le président Luloff invite la directrice générale Danielle McDonald à présenter les lauréats en quelques mots. Cette dernière rappelle que l’Ordre de l’amitié est un honneur décerné tous les deux ans à un lauréat – personne, groupe ou institution – en reconnaissance d’une contribution bénévole exceptionnelle à la BPO. Elle ajoute que le personnel a récemment eu le plaisir de remettre les certificats aux lauréats de cette année : les communautés de Kitigan Zibi et de Pikwàkanagàn de la nation hôte algonquine Anishinābe. (Une photo du personnel en compagnie des lauréats est présentée à l’écran et conservée au bureau de la directrice générale.) Mme McDonald indique que Della Meness, de la Première Nation algonquine de Pikwàkanagàn, n’a pas pu se joindre au C.A. ce soir, mais qu’elle fait part de ses remerciements sincères pour cette marque de reconnaissance. Mme McDonald accueille Anita Tenasco, directrice de l’éducation de la Première Nation Kitigan Zibi Anishinābeg, qui accepte la distinction au nom de sa communauté. La directrice générale remercie les membres Kitt et Slack qui, en tant que membres du comité spécial de l’Ordre de l’amitié, ont soutenu cette candidature. Le membre Begg (présentateur) lit l’inscription du certificat.

Mme Tenasco prend la parole pour dire qu’elle est honorée par cette distinction et que sa communauté en est très reconnaissante. Elle remercie le C.A., la Ville d’Ottawa et Bibliothèque et Archives Canada de collaborer avec sa communauté pour bâtir des relations, y compris en gardant les canaux de communication ouverts et en découvrant la langue, l’histoire et la culture des uns et des autres. Elle évoque son enfance avec un parent survivant d’un pensionnat et exprime son bonheur de pouvoir faire entendre sa voix avec d’autres. Mme Tenasco ajoute que travailler avec les employés de la BPO, c’était comme « former une famille ». Elle remercie la directrice générale d’avoir mené ce travail de réconciliation et de décolonisation ainsi que d’avoir collaboré avec sa communauté. En conclusion, elle souhaite une excellente retraite à la directrice générale et la remercie d’avoir dirigé une si belle équipe.

Dossier: OPLB-2022-1011-11.1

Le membre Brockington se dit heureux de recevoir ce rapport et apprécie le travail du personnel auprès des populations vulnérables. Il exprime son appui à l’ajout de fonds opérationnels récurrents recommandé par le personnel. En réponse à une question concernant l’allocation de ces fonds et les moyens de susciter l’intérêt du personnel pour ce sujet, Danielle McDonald, directrice générale, indique que les fonds seront liés à la définition des populations vulnérables. Donna Clark, directrice, Opérations des succursales, indique qu’elle apprécie l’appui du membre Brockington et ajoute que les fonds serviront à des activités dans toute la collectivité.

Le membre Brockington ajoute qu’il appuierait aussi l’élargissement des services parallèles afin que des zones qui ne correspondent pas nécessairement à celles des populations vulnérables reçoivent aussi l’attention qu’elles méritent. Le président Luloff remercie le membre Brockington pour son appui dans ce dossier.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU et ADOPTÉ tel quel. 

MOTION No OPL 20221011/3

Recommandations du rapport

Que le Conseil d'administration de la Bibliothèque publique d'Ottawa:

  1. Prenne connaissance du présent rapport à titre d'information; et.
  2. Oriente l'inclusion d'un financement opérationnel permanent de 50 000 $ dans le budget de 2023 et les budgets suivants afin de poursuivre les efforts liés au développement communautaire.

Résultat: Reçu et adopté

Dossier: OPLB-2022-1011-11.2

Le membre Brockington demande s’il serait préférable de n’approuver pour l’instant que les dates de janvier et de février pour laisser le nouveau C.A. approuver les dates restantes dans le calendrier. Le président Luloff remarque que le calendrier des réunions est déterminé d’avance pour laisser le temps d’organiser la logistique, d’informer le public bien à l’avance et de tenir compte du temps que doit consacrer le personnel qui participe aux réunions. La directrice générale suggère que le C.A. approuve le calendrier de 2023 tel qu’il est recommandé pour permettre au personnel de réserver les salles de réunion nécessaires; elle rappelle aux membres que le C.A. qui suivra pourra assurément discuter de modifications au calendrier au besoin.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est ADOPTÉ tel quel.

MOTION No OPL 20221011/4

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve le calendrier des réunions ordinaires de 2023, proposé au document 1.

Résultat: Adopté

Dossier: OPLB-2022-1011-11.3

Craig Ginther, directeur, Bibliothèque centrale d’Ottawa, et Tara Blasioli, gestionnaire, Construction et Design – Bâtiments, Direction générale des services d’infrastructure et d’eau, Ville d’Ottawa, présentent les derniers développements de la construction et de la planification opérationnelle d’Ādisōke. (Présentation conservée au bureau de la directrice générale) Paul Hussar, gestionnaire de programme, Ville d’Ottawa, est présent pour répondre aux questions. La présentation porte notamment sur ce qui suit :

  • Informations sur la progression des travaux de construction et le calendrier, y compris sur l’interruption de travail de juillet 2022 (aucun effet prévu sur la date d’ouverture en 2026);
  • Activités de mobilisation et de communication liées à la livraison du bâtiment et menées par le Bureau de gestion des projets;
  • Grandes étapes à venir avant le prochain rapport au C.A.;
  • Informations sur la planification opérationnelle et l’engagement des partenaires (par la BPO).

Le président Luloff quitte la réunion à 18 h 5 et y revient à 18 h 7. La vice-présidente Fisher prend le rôle de présidente en son absence.

Pour répondre au membre Higdon, qui demande si les vitraux récupérés seront incorporés à Ādisōke, M. Ginther affirme que le personnel a brièvement rendu compte de la situation à un comité spécial plus tôt en 2022. En résumé, l’équipe de projet explore les différents endroits où installer les vitraux, et des rendus sont en production.

Le membre Brockington demande au personnel de donner plus d’information sur la protection contre de futures interruptions de travail et l’augmentation des coûts qui s’ensuivrait. Mme Blasioli répond que l’équipe de projet travaille avec l’équipe juridique pour inclure ces situations dans les contrats, et précise que l’équipe ne contrôle pas les conflits de travail. Elle souligne qu’il n’y a pas de répercussion financière sur le projet, seulement un retard causé par les conflits de travail. Elle remarque aussi que bien que l’entrepreneur n’ait pas signalé de hausse des coûts, on croit que c’est à lui qu’en incombe le fardeau selon l’entente en vigueur.

Le président Luloff félicite l’équipe de projet pour sa négociation d’un excellent contrat.

Le membre Slack remercie le personnel pour cette présentation, ajoutant qu’il est enchanté que la grue comporte des affiches. Il ajoute qu’il a hâte d’entendre la suite.

Le président Luloff conclut en disant que cet incroyable projet résulte du travail assidu de l’équipe. Les candidats au poste de direction générale que le C.A. a rencontrés connaissaient bien et voyaient d’un bon œil le projet Ādisōke.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU tel quel.

MOTION No OPL 20221011/5

Que le Conseil d'administration de la Bibliothèque publique d'Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d'information.

Résultat: Reçu

Dossier: OPLB-2022-1011-11.4

Le président Luloff demande au personnel de faire le compte-rendu de ce rapport, puisqu’il s’agit du dernier cadre de mesure du rendement pour ce mandat. Anna Basile, directrice, Services organisationnels, remercie le C.A. de son soutien pour le plan stratégique et fournit un compte-rendu. Mme Basile commence par relever que l’information de ce cadre date de la première moitié de l’année et est désuète, puis elle explique que les données concernant les titulaires de carte montrent une hausse depuis juin, et que le nombre de titulaires actifs augmente depuis que les succursales reprennent des horaires plus normaux et des activités en personne. Mme Basile ajoute que le personnel croit que cette tendance à la hausse va se poursuivre durant la prochaine année.

Le président accorde la parole à un intervenant du public, M. John D. Reid. M. Reid indique qu’il n’est pas satisfait du nombre de titulaires de carte actifs dans le cadre, mais qu’il est heureux d’entendre le personnel indiquer que ce nombre a recommencé à augmenter. Après avoir indiqué qu’il aimerait avoir des statistiques plus précises et plus fréquentes, il ajoute qu’il estime que la BPO a encore un manque à gagner de 30 000 titulaires de carte actifs en comparaison de son objectif, et que cela exige une analyse approfondie. Il suggère au personnel de s’inspirer du récent plan des installations de la bibliothèque publique de Kingston, ajoutant qu’on pourrait envisager d’autres indicateurs de réussite, comme l’utilisation des espaces d’étude. Il demande si la tendance concernant le nombre de titulaires de carte actifs est propre à la BPO ou si on la voit aussi dans d’autres bibliothèques publiques. Pour conclure, il affirme qu’il constate de bons efforts de la part du personnel dans les succursales pour tendre vers l’objectif stratégique, mais exhorte celui-ci à cerner le problème du nombre de titulaires de carte et à passer à l’action.

Mme Basile précise que les données concernant les nouveaux titulaires de carte sont des comparaisons d’une année à l’autre. Elle souligne que le modèle de récupération des articles, qui a entraîné la réactivation de beaucoup de cartes, a probablement gonflé le nombre de titulaires actifs des récentes périodes, puis elle précise que ce nombre n’est qu’un indicateur de certains éléments que le personnel doit analyser. Par exemple, certaines difficultés de rétention de la clientèle méritent de l’attention : à titre d’anecdote, certains clients obtiennent une carte de bibliothèque dans un but précis, comme la location d’une salle de réunion, et ensuite leur carte expire et devient inactive. Mme Basile souligne que le personnel étudiera ces problèmes de rétention (y compris ce qui explique les abonnements expirés), notamment dans le cadre de projets déjà prévus comme la stratégie de marque et la schématisation de l’expérience client.

Le membre Brockington demande s’il existe une corrélation directe entre le nombre de titulaires de carte et le nombre de visites en personne dans les succursales. Mme Basile indique que de nombreux facteurs influencent le nombre de titulaires en ce moment, notamment les heures d’ouverture et les activités en personne encore réduites. Elle dit qu’avec la reprise des programmes et l’augmentation des heures d’ouverture, le nombre de titulaires de carte augmente aussi. En conclusion, Mme Basile confirme que le personnel analysera tous les facteurs qui ont un effet sur les chiffres ainsi que la façon dont les données sont présentées afin de dresser un portrait complet.

Le membre Brockington demande quelles sont les pratiques entourant les abonnements expirés; par exemple, la BPO contacte-t-elle les titulaires dont la carte expire bientôt ou est déjà expirée? Mme Basile répond que bien que la BPO ait les outils technologiques pour le faire, le personnel n’a pas encore entamé cette démarche. Le membre suggère au personnel d’envisager l’envoi d’un message automatique aux titulaires quand leur abonnement est à la veille d’expirer ou déjà expirée. Mme Basile répond qu’elle poursuivra la discussion hors ligne pour confirmer.

Le président Luloff remercie l’intervenant et le membre Brockington pour leurs questions. Il ajoute que certains titulaires de carte dont l’abonnement expire font possiblement partie d’une famille où une seule carte de bibliothèque est utilisée pour la plupart des transactions même si plusieurs membres de la famille en possèdent une.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU tel quel.

MOTION No OPL 20221011/6

Que le Conseil d'administration de la Bibliothèque publique d'Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d'information.

Résultat: Reçu

Dossier: OPLB-2022-1011-11.5

MOTION No OPL 20221011/7

Que le Conseil d'administration de la Bibliothèque publique d'Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d'information.

Résultat: Reçu

Dossier: OPLB-2022-1011-11.6

MOTION No OPL 20221011/8

Que le Conseil d'administration de la Bibliothèque publique d'Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d'information.

Résultat: Reçu

MOTION No OPL 20221011/9

Il est résolu que la réunion du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa soit levée à 18 h 28.

Nota: Le C.A. prend un moment pour dire au revoir à la directrice immédiatement après la réunion.

Le mardi 8 novembre 2022