Réunion du conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Procès-verbal 31

Le mardi 8 mars 2022

17 h 05

Participation électronique

Le président Luloff accueille les membres et participants à la réunion.

Il indique avoir bel et bien reçu et accepté la démission de Carol Anne Meehan, administratrice et conseillère municipale. Il la remercie de son travail des trois dernières années pour la BPO.

Il poursuit avec une déclaration de reconnaissance du territoire autochtone, avant de prendre les présences en ordre aléatoire.

Présents :

Président : Matthew Luloff

Vice-présidente : Kathy Fisher

Administrateurs : Steven Begg, Riley Brockington, Mary-Rose Brown, Allan Higdon, Rawlson King et Harvey A. Slack

DÉCLARATIONS DE CONFLITS D’INTÉRÊTS

Aucune déclaration de conflit d’intérêts n’est déposée.

APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL

Procès-verbal 30 – Le mardi 8 février 2022

Procès-verbal (à huis clos) 7 – Le mardi 8 février 2022

ADOPTÉS

MOT DU PRÉSIDENT

Mois de la Francophonie

En mars, c’est le Mois de la Francophonie. Pour l’occasion, l’événement virtuel de la Croisée des mots aura lieu le 16 mars à 19 h et mettra en vedette l’auteur et poète ottavien Michel Thérien, finaliste des Prix du livre d’Ottawa 2021. Le président indique que la série de rendez-vous littéraires mensuels est présentée en collaboration avec l’Association des auteures et auteurs de l’Ontario français, la Bibliothèque publique du Grand Sudbury, la Bibliothèque publique de Hearst, la Bibliothèque publique de Toronto et le Salon du livre de Hearst, et qu’il s’agit d’une belle occasion de découvrir ou redécouvrir la littérature et les auteurs franco-ontariens. Il annonce ensuite qu’à partir de 2022, les procès-verbaux du C.A. seront accessibles en français sur le site Web de la BPO; ils ne l’étaient auparavant que sur demande. Il souligne qu’il s’agit là de l’une des mesures que prend la BPO pour assurer la prestation de services en français.

Congé de mars

Cette année, le thème du congé de mars est « C’est un grand monde! » La BPO proposera des activités virtuelles aux enfants, aux ados et aux familles sur la danse, la création de musique numérique, le dessin pour prendre soin de soi et bien plus encore. Le président précise que des trousses thématiques à emporter chez soi seront aussi offertes en succursale et remises à des familles par l’intermédiaire de partenaires communautaires œuvrant auprès de populations vulnérables.

Rénovation de succursales

Le président annonce qu’entre le 18 et le 25 mars, de nouveaux rayonnages seront installés partout dans la succursale Rockcliffe Park, qui recevra par ailleurs une couche de peinture fraîche. La succursale ne sera pas complètement fermée, mais les services seront modifiés pendant les travaux; il sera possible de récupérer des articles demandés, d’emprunter des articles Express et de consulter une petite collection. Il souligne que de telles rénovations sont importantes pour le moral du personnel et l’expérience client dans les succursales.

Journée internationale des femmes

C’est aujourd’hui la Journée internationale des femmes, une journée de reconnaissance mondiale des réussites sociales, économiques, culturelles et politiques des femmes et des filles, et de sensibilisation quant au chemin qu’il reste à parcourir. Pour souligner cette journée cette année, la BPO a fait la promotion sur ses réseaux sociaux de vidéos produites à l’interne qui se trouvent sur sa chaîne YouTube et qui présentent des femmes d’ici qui changent les choses à Ottawa. On peut consulter le BiblioOttawaLibrary.ca/fr pour en savoir plus. Enfin, le président remercie les femmes de l’organisation de leur travail pour la BPO et ses clients.

MOTION N^o OPL 20220308/1

Que le conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne acte du mot du président.

ADOPTÉE

RAPPORT DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE

Expansion des services

La directrice générale est heureuse d’annoncer que depuis le 7 mars, le Bibliobus a recommencé à s’arrêter à Carsons Grove les lundis, entre 15 h 30 et 16 h 30. Elle informe aussi avec plaisir le C.A. qu’à compter du 12 mars, la succursale Vernon retournera à son horaire normal (18,5 heures par semaine), juste à temps pour le congé de mars. Elle indique que le gouvernement provincial a levé, le 1^er mars, bon nombre des restrictions liées à la COVID‑19 qui étaient encore en place, et que la Bibliothèque a pu reprendre la prestation d’autres services. Avec le retour à la capacité d’accueil normale dans les succursales, le mobilier qui était encore entreposé a été réinstallé pour que le public puisse en profiter. Elle annonce également qu’à partir du 9 mars, d’autres postes informatiques à réserver seront à nouveau disponibles. Enfin, elle informe avec plaisir les membres que de nombreuses salles de réunion pourront être réservées par la clientèle à compter du 21 mars. Le personnel de la BPO est enthousiaste à l’idée de revoir ses clients et d’élargir les services qu’ils ont hâte de retrouver.

Un livrel Canada

La directrice générale mentionne que la BPO, en collaboration avec d’autres bibliothèques membres du Conseil des bibliothèques urbaines du Canada (CBUC) et son partenaire média CBC/Radio-Canada, tisse des liens entre les lecteurs et les bibliothèques de partout au pays pour faire du club de lecture virtuel national Un livrel Canada un succès encore plus éclatant que celui de l’an dernier. Ligne brisée de l’auteure métisse manitobaine Katherena Vermette sera offert sans limite d’accès aux lecteurs du pays en format numérique en français et en anglais, pendant tout le mois d’avril. La directrice générale précise que tout le monde peut participer en téléchargeant une copie du livre à compter du 1^er avril, et ainsi prendre part aux discussions en ligne et visionner des entrevues avec l’auteure et la traductrice.

Journée internationale du livre pour enfants de l’IBBY

L’Union internationale pour les livres de jeunesse, mieux connue sous le nom d’« IBBY », célèbre chaque année la journée internationale du livre pour enfants aux alentours de la date d’anniversaire de naissance de Hans Christian Andersen pour susciter l’amour de la lecture et mettre en valeur les livres pour enfants. La directrice générale indique que le thème de cette année est « Les histoires sont des ailes qui t’aident à t’envoler chaque jour »; il s’agit du titre d’un poème de Richard Van Camp, un écrivain tlicho reconnu de la Nation dénée, qui a été illustré par Julie Flett, auteure et artiste crie et métisse. La BPO proposera une activité en lien avec ce thème, soit une heure du conte virtuelle le 30 mars qui portera sur des livres d’auteurs autochtones. Elle fera aussi la promotion de listes de lectures en anglais, en français et dans plusieurs langues autochtones préparées par l’IBBY ainsi que des listes de livres pour enfants de la BPO centrées sur les Autochtones.

MOTION N^o OPL 20220308/2

Que le conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne acte du rapport de la directrice générale.

ADOPTÉE

Après le rapport de la directrice générale, le membre Brockington demande où en est l’embauche de nouveaux conducteurs pour le Bibliobus. Donna Clark, directrice, Opérations des succursales, l’informe que deux concours sont en cours et que le processus d’embauche se poursuit.

Le président Luloff demande que l’information sur les offres d’emploi soit transmise aux membres du C.A. pour qu’ils puissent en informer les résidents de leur quartier. M^me McDonald indique que le personnel regroupera l’information afin que les conseillers membres du C.A. la diffusent dans leur bulletin.

RAPPORTS

1.

RAPPORT FINANCIER DU QUATRIÈME TRIMESTRE DE 2021

OPLB-2022-0301

MOTION N^o OPL 20220208/3

Que le conseil d’administration (C.A.) de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) :

1.         prenne acte du présent rapport;

2.         reçoive la somme de 4 000 000 $ (approuvée en octobre 2021) issue de l’excédent de fonctionnement des Services de bibliothèque, somme devant être affectée à la portion du projet d’installation partagée de la BPO et de BAC qui relève de la BPO;

3.         approuve le transfert de 1 244 060 $ de l’excédent de fonctionnement des Services de bibliothèque au fonds de réserve pour la Bibliothèque;

4.         demande au personnel, une fois le transfert de l’excédent de fonctionnement de la Bibliothèque approuvé par le C.A. de la BPO, de collaborer avec la Direction générale des services des finances de la Ville d’Ottawa pour intégrer les recommandations au rapport sur le règlement de l’excédent / du déficit de 2021 des opérations financées par les recettes fiscales et les redevances, rapport à soumettre au Comité des finances et du développement économique de la Ville pour approbation par le Conseil municipal d’Ottawa.

REÇUE et ADOPTÉE

2.

DERNIÈRES NOUVELLES SUR LE FINANCEMENT

OPLB-2022-0302

MOTION N^o OPL 20220208/4

Que le conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne acte du présent rapport.

ADOPTÉE

3.

Ādisōke – CONSTRUCTION ET PLANIFICATION OPÉRATIONNELLE

OPLB-2022-0303

Craig Ginther, directeur, Bibliothèque centrale d’Ottawa et Paul Hussar, gestionnaire de programme, Construction et Conception, Immeubles, Direction générale des services d’infrastructure et d’eau, Ville d’Ottawa donnent une présentation faisant le point sur la construction d’Ādisōke et la planification opérationnelle. (Présentation conservée au bureau de la directrice générale.)

La présentation porte notamment sur ce qui suit :

-        Calendrier du projet et progression des travaux de construction (il est mentionné qu’une caméra a été installée sur un bâtiment adjacent au site pour qu’il soit plus facile de produire à intervalles réguliers des vidéos en accéléré de l’avancement des travaux);

-        Vue d’ensemble des principales activités de la BPO en lien avec le projet, pour la période précédant l’ouverture de l’installation;

-        Grandes étapes à venir avant le prochain rapport au C.A.;

-        Planification opérationnelle (dirigée par la BPO).

Le membre Brockington remercie le personnel pour sa présentation. En réponse à sa question sur le genre de travail d’approche effectué par le personnel pour tenir les voisins immédiats du site au fait des répercussions des travaux (bruit, vibrations, etc.), M. Ginther indique qu’une première séance d’information a été tenue en mai 2020 pour les résidents du secteur. Depuis, la communication se fait essentiellement par le bulletin sur les travaux, qui est envoyé par courriel toutes les deux semaines. Il mentionne qu’un envoi postal a été fait en février 2022, à l’intention des personnes qui s’étaient inscrites pour le recevoir. Les bulletins invitent les résidents à communiquer avec l’équipe s’ils ont des questions ou des commentaires, et ceux-ci ont été avisés que le forage a commencé et qu’il y aura donc du bruit.

Le membre Brockington demande s’il est certain que la date d’ouverture prévue en 2026 sera respectée. M. Ginther répond que le calendrier fait partie des obligations contractuelles de l’entrepreneur, et que le contrat contient une clause de dommages-intérêts extrajudiciaires qui sera appliquée si la date visée n’est pas respectée.

Le membre Higdon demande s’il y a un bassin d’eaux pluviales sous le bâtiment et si oui, à quelle profondeur il se trouve. M. Ginther répond par l’affirmative : il y a bel et bien un bassin sous le site, qui est relié au tunnel de stockage des égouts unitaires (TSEU). Il précise que le bassin se trouve dans les limites du site même, sous l’esplanade adjacente. Sous le site se trouve aussi le TSEU qui s’écoule dans le collecteur de la rue Booth. Il explique que la Ville ne peut pas déverser directement les eaux dans le collecteur. Quant à la profondeur, elle varie; le bassin forme une pente jusqu’à la rue Booth et atteint une profondeur de 10 mètres dans le roc, à certains endroits. M. Hussar indique que l’on creuse de profondes clés de voûte pour éviter tout poids ou charge et s’assurer que le bassin demeure intact et sécuritaire, et qu’il ne sera pas endommagé.

En réponse à une question sur le fonctionnement du réseau de collecte des eaux pluviales, M. Hussar signale qu’il existe plusieurs façons de les recueillir, et que cela se fera notamment par le système de couverture, puisque le toit vert absorbera une grande quantité d’eau. En effet, le toit recueillera l’eau avant qu’elle se retrouve dans le bassin d’eaux pluviales du site, puis dans le réseau; le puisard du site achemine ensuite lentement l’eau. Il souligne que les surfaces de verdure (sol, arbres) sont conçues de sorte à retenir aussi l’eau, ce qui atténue la pression sur le réseau. Le TSEU comporte une série de portails, et demeure sec la plupart du temps. M. Hussar précise qu’en recueillant les eaux pluviales, on cherche à éviter qu’elles se déversent dans la rivière des Outaouais.

La vice-présidente Fisher pose une question sur les travaux des phases 1 à 3 et sur les mesures qui seront prises pour qu’ils soient réalisés pendant le présent mandat du C.A., particulièrement en ce qui concerne le risque de non-respect de ces échéanciers. M. Ginther répond que l’équipe du projet suit de près les risques (budget, calendrier, etc.) et que des mesures d’atténuation sont en place. En ce qui a trait au respect des échéanciers, il indique que l’équipe est très confiante, puisqu’elle a pris de l’avance dans la planification des programmes et a une vision claire de ce qu’il faut faire pour être prêt et opérer la transition des services vers la nouvelle installation. Il mentionne que les prochaines années seront en grande partie consacrées à planifier en détail à quoi serviront les espaces et à désigner les employés qui y travailleront. Concernant l’ameublement, il précise que lorsque le personnel commencera à travailler sur la planification des espaces, un groupe formé des principaux interlocuteurs sera créé pour se pencher sur la question, et qu’il reste encore quatre années pour peaufiner le tout. Enfin, il indique que l’équipe du projet s’est donné une bonne marge de manœuvre dans son plan, ce qui lui permettra de le revoir et de le modifier dans l’année précédant l’ouverture. La directrice générale Danielle McDonald affirme que l’équipe dispose de la feuille de route depuis plusieurs années et a profité de l’encadrement de consultants. Cette année est une année d’essai, pendant laquelle nous déterminerons où nous en sommes par rapport au calendrier, ce qui donnera au personnel le temps de régler les derniers détails. Un plan est en place, et nous disposons d’amplement de temps pour atténuer les risques en cours de route.

Le membre Slack affirme qu’il est convaincu que l’échéancier de 2026 pour la date d’ouverture visée sera respecté. Il se réjouit de l’envoi de bulletins aux résidents et encourage le personnel à les transmettre au C.A. M. Ginther souligne que les membres peuvent s’inscrire sur le site inspire555.ca pour les recevoir, mais qu’il sera heureux de leur distribuer directement.

Le président Luloff fait remarquer que la production, à intervalles réguliers, de vidéos en accéléré des travaux sera signe de transparence, et qu’il a hâte de voir les progrès étape par étape. Il souligne qu’Ādisōke est le plus important projet d’immobilisation et qu’il est important de suivre son évolution et de communiquer l’information. Il est heureux de constater que des mises au point se font régulièrement, par des présentations et rapports au C.A., entre autres.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU tel quel.

MOTION N^o OPL 20220208/5

Que le conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne acte du présent rapport.

ADOPTÉE

* POINTS À HUIS CLOS

Que, conformément à l’alinéa 16.1 (4) a) de la Loi sur les bibliothèques publiques sur la sécurité des biens du conseil, le conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa se réunisse à huis clos pour recevoir une présentation FAISANT LE POINT sur la sécurité – Séance à huis clos – Date de compte rendu : 8 mars 2022.

À la reprise de la séance publique à 19 h 03, la motion suivante est présentée au C.A. :

MOTION N^o OPL 20220308/6

Motion de la vice-présidente Fisher

Que le conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne acte de la présentation sur la sécurité.

ADOPTÉE

LEVÉE DE LA SÉANCE

MOTION N^o OPL 20220308/7

Il est résolu que la réunion du conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa soit levée à 19 h 06.