Réunion du C.A. de la
Bibliothèque publique d’Ottawa
Ordre du jour 14
Le mardi 12 mai 2020, 17 h
Participation
par voie électronique
La
participation à la réunion se fera par voie électronique conformément à la Loi
sur les situations d’urgence touchant les municipalités (projet de
loi 187), aux avis de la Division du patrimoine, du tourisme et de la culture,
et la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence et
interdisant la tenue d’événements publics réunissant plus de cinq
personnes.
La
réunion pourra être visionnée : https://zoom.us/j/96752013046?pwd=djFkQ2lXQmpFeEdNellLMFFSa0pUUT09
La
Bibliothèque publique d’Ottawa continue de prendre la question de la COVID-19
au sérieux; conformément aux directives des gouvernements municipal, provincial
et fédéral, elle apporte d’importants changements à ses services et programmes
pour protéger la santé et le bien-être de la population. Toutes les succursales
de la BPO, les arrêts du Bibliobus et les services de livraison à domicile sont
fermés jusqu’à nouvel ordre. L’hôtel de ville est temporairement fermé pour
freiner la propagation de la COVID-19. Les réunions en personne du Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa, Comités et du Conseil
sont annulées. Comme l’exige la situation, ces réunions se tiendront en ligne
jusqu’à nouvel ordre. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les
perturbations de services, consultez la page sur la COVID19 de la ville
d’Ottawa : https://ottawa.ca/fr/sante-etsecurite-publique/covid-19-ottawa
Les
personnes qui souhaitent adresser des commentaires au sujet de l’un ou l’autre
des points à l’ordre du jour devraient se référer au processus ci-joint en tant
qu’annexe A.
Julie
Tremblay, Secrétariat du C.A.
613-580-2424, poste 32169
[email protected]
[email protected]
Continuez à utiliser la
Bibliothèque en ligne :
·
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·
Contactez InfoService par téléphone ou par courriel pour accéder au
contenue numérique de la BPO avec votre carte temporaire.
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Membres
du C.A. :
Président : Matthew Luloff
Vice-présidente : Kathy Fisher
Administratrices et administrateurs : Steven Begg, Mary-Rose Brown,
Riley Brockington, Allan Higdon, Carol Anne Meehan, Harvey Slack,
Tim Tierney
Des formats accessibles et des aides à
la communication ainsi que l’interprétation
simultanée dans les deux langues officielles sont disponibles sur
demande pour toute question à l’ordre du jour.
Veuillez communiquer avec le C.A. de la BPO à [email protected] deux jours
ouvrables avant la réunion pour faire une demande.
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance du
rapport verbal.
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Veuillez vous référer à
la réunion du C.A. de la BPO du 14 avril pour le rapports.
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve la
modification de la politique de planification de la Directrice générale tel
que décrit dans le présent rapport.
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve la création
d’un comité spécial composé de la vice-présidente Fisher et de
l’administrateur Brockington pour travailler avec le personnel afin
d’élaborer un cadre de rétablissement qui guidera l’élaboration, la mise en
œuvre et la reprise de toutes les opérations de la BPO.
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de
ce rapport à titre d’information.
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de
ce rapport à titre d’information.
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de
ce rapport à titre d’information.
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RAPPORT
D’ADMISTRATEUR(TRICE)
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Que le Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de
ce rapport verbal à titre d’information.
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Nota: 1. Les points abordés
à huis clos ne sont pas soumis aux audiences ni aux discussions publiques*.
2. Toute présentation écrite
ou orale (accompagnée de votre nom, mais sans vos coordonnées) sera versée aux
dossiers publics et mise à la disposition du Conseil d’administration de la
Bibliothèque publique d’Ottawa et des membres du
public.
Annexe A – Détails sur la participation du public
Intervenants du
public
L’hôtel de ville est
temporairement fermé pour freiner la propagation de la COVID-19. Malgré
l’annulation des réunions en personne du Conseil d’administration de la
Bibliothèque publique d’Ottawa, des Comités et du Conseil, le grand public peut
présenter des commentaires en vue de la réunion du 12 mai de l’une ou
l’autre des façons suivantes :
a) Envoyez vos
commentaires écrits par courriel : Les personnes qui souhaitent faire part de
leurs commentaires au Conseil d’administration de la Bibliothèque publique sont
fortement encouragées à soumettre ces commentaires par écrit, par courriel à
l'adresse électronique suivante [email protected]. Les
commentaires reçus par lundi, 11 mai seront transmis aux membres du Conseil avant la réunion. Ceux
reçus après cette date seront transmis dès que possible.
b) Envoyez vos commentaires
oraux avant la réunion (avant 17h, le lundi, 11 mai). Vous pouvez appeler le
secrétariat du Conseil au 613-580-2424, x32169 pour faire transcrire vos
commentaires.
c) Inscription pour prendre la
parole :
Avant
le lundi, 11 mai à midi : Pour vous inscrire, remplissez le formulaire de
demande d’intervention à la page suivante : formulaire de demande d’intervention. Pour savoir comment participer à la réunion à
distance, consultez la rubrique ci-dessous. Pour savoir comment participer à la
réunion à distance pour donner une présentation visuelle, consultez la rubrique
ci-dessous. Nous encourageons les intervenants à s’inscrire le plus tôt
possible pour faciliter le processus d’inscription et l’organisation de la
réunion.
Participation à
distance pour les intervenants du public
Dès réception
de votre demande d’inscription par l’une des méthodes ci-dessus, les délégués
soumettront le nom d’utilisateur qu’ils utiliseront pour participer à la
réunion Zoom.
Nous invitons
toute personne souhaitant participer à la réunion à s’inscrire ou à se
connecter à Zoom, si ce n’est
pas déjà fait. Vous trouverez ci-dessous des précisions concernant la réunion
virtuelle :
o
Le partage d’écran ne sera pas autorisé durant cette réunion. Les
intervenants qui souhaitent faire une présentation visuelle (PowerPoint ou
autre) doivent l’envoyer par courriel avant le début de la réunion à l’addresse
suivante : [email protected]. Le personnel
qui animera la réunion partagera la présentation à partir de son écran lors de
l’intervention. Afin que l’on dispose de suffisamment de temps pour la
configuration et les tests, les personnes concernées doivent
s’inscrire et fournir les fichiers au personnel avant le mardi,
12 mai à midi.
Détails logistiques :
·
Lorsque vous vous joindrez à la réunion, par téléphone ou par
Internet, vous serez admis comme participant. Il n’y aura pas de salutations.
Vous pourrez entendre la réunion, et voir l’orateur si votre appareil le
permet, mais votre micro sera désactivé jusqu’à ce que vous preniez la parole. Il
est préférable que vous soyez en sourdine avant d’être appelé à parler, afin
d’éviter les échos. Veuillez noter qu’il peut y avoir un court délai lors de
l’accès à la réunion.
·
Si vous participez par téléphone, prière de ne jamais mettre
l’appel en attente, car cela activerait une « musique d’attente »
même si votre micro est coupé.
·
Afin d’optimiser la qualité de l’appel si vous utilisez un
ordinateur portatif, privilégiez un casque d’écoute avec micro si possible. Si
vous utilisez le micro de votre ordinateur portatif ou un téléphone cellulaire,
parlez directement dans le combiné et évitez d’utiliser le haut-parleur.
·
Si vous rencontrez des difficultés techniques le 12 mai, vous
pouvez communiquer avec le Conseil à l’adresse [email protected].
·
N’oubliez
pas que si vous activez votre caméra, vous
apparaîtrez aux participants à la réunion Zoom.
·
Les intervenants du public auront cinq (5) minutes pour formuler
des commentaires lorsqu’on les invitera à prendre la parole. Il ne sera pas
permis de poser des questions aux membres (ou au personnel) ni de débattre avec
eux. Si vous avez des questions, vous pourrez les poser lors des cinq minutes
qui vous seront octroyées. Vos commentaires doivent être directement liés aux
rapports sur lesquels porte votre intervention. Les membres du C.A. pourront
vous poser des questions complémentaires, donner leurs commentaires ou demander
au personnel de vous répondre.
·
Une fois les cinq minutes écoulées, et après que vous ayez répondu
à toutes les questions, la Modératrice vous mettra en sourdine et vous pourrez
continuer à suivre via la réunion Zoom.