Comité des finances et des services organisationnel

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :
6
Date :
Heure :
-
Endroit :
Salle Champlain, 110, avenue Laurier Ouest, et participation par voie électronique
Présents :
  • Président : Mark Sutcliffe, maire, 
  • Vice-présidente: Catherine Kitts, conseillère, 
  • Matt Luloff, conseiller , 
  • Laura Dudas, conseillère, 
  • Cathy Curry, conseillère, 
  • Glen Gower, conseiller , 
  • Tim Tierney, conseiller, 
  • Rawlson King, conseiller, 
  • Jeff Leiper, conseiller, 
  • Riley Brockington, conseiller, 
  • Shawn Menard, conseiller, 
  • et George Darouze, conseiller 

Les avis et renseignements concernant les réunions sont joints à l’ordre du jour et au procès-verbal, y compris : la disponibilité des services d’interprétation simultanée et des mesures d’accessibilité; les procédures relatives aux réunions à huis clos; les points d’information qui ne font pas l’objet de discussions; les avis de non-responsabilité relativement aux renseignements personnels pour les correspondants et les intervenants; les avis relatifs aux procès-verbaux; les détails sur la participation à distance.


Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande.


À moins d’avis contraire, les rapports nécessitant un examen par le Conseil municipal seront présentés au Conseil le 12 juillet 2023 dans le rapport 6 du Comité des finances et des services organisationnels.


La date limite pour s’inscrire par téléphone, en vue de prendre la parole devant le sous-comité, de soumettre des commentaires par écrit ou de faire une présentation visuelle, est le vendredi 30 juin 2023, à 16 h, et la date limite pour s’inscrire par courriel, en vue de prendre la parole devant le sous-comité, est le 4 juillet 2023, à 8 h 30.

Aucune déclaration d’intérêt n’a été présentée.

Dossier : ACS2023-FCS-FLT-0002 - À l’échelle de la ville 

  • Recommandation du rapport

    Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande au Conseil de suspendre l’application du paragraphe 41(4) du Règlement sur les approvisionnements de la Ville (no 2000-50), dans sa version modifiée, et d’approuver le don d’une ambulance mise hors service à Ambulance Saint-Jean, en récupérant la valeur résiduelle perdue dans les fonds du parc automobile.

    Adopté

Dossier : ACS2023-OCC-GEN-0008 – À l’échelle de la ville 

M. Rick O’Connor, greffier municipal, Bureau du greffier municipal (BGM), Tyler Cox, gestionnaire, Services législatifs, BGM, et Richard Holder, directeur, Service de génie, Services de transport en commun, font une présentation PowerPoint, dont une copie est conservée au greffe municipal.

Le Comité reçoit les intervenants du public suivants :

  • Kris Nanda*;
  • Trèva Cousineau, présidente, Conseil sur le vieillissement d’Ottawa*;
  • Angela Keller-Herzog, directrice générale, Community Associations for Environmental Sustainability (CAFES);
  • Carolyn Mackenzie.

[* Les personnes ou les groupes dont le nom est suivi d’un astérisque ont fourni leurs commentaires par écrit ou par courriel. Ces commentaires sont conservés au greffe municipal.]

M. O’Connor, M. Cox et M. Holder, ainsi que Don Herweyer, directeur général de la Planification, de l’Immobilier et du Développement économique, Sarah Taylor, directrice, Services de sécurité communautaire, de bien-être, des politiques et des données analytiques, Direction générale des services sociaux et communautaires (DGSSC) et Andrea Lanthier-Seymour, chef des communications, Services de l’information du public et des relations avec les médias, répondent aux questions.

Au terme de la période de questions aux intervenants et au personnel et des discussions, les recommandations du rapport, dans leur version modifiée par les motions FCSC 2023 06 02, 06 03 et 06 04, sont présentées au Comité et adoptées avec les instructions suivantes au personnel :

  • Recommandations du rapport

    Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande au Conseil municipal ce qui suit :

    1. Approuver la structure révisée établissant les comités consultatifs énumérés ci-dessous comme des organismes consultatifs prescrits et axés sur les politiques, laquelle est décrite dans le présent rapport et le document 1 :
      1. Comité consultatif sur l’accessibilité
      2. Comité consultatif pour le Plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités
      3. Comité consultatif sur les services en français
      4. Comité consultatif sur l’aménagement du territoire
    2. Approuver ce qui suit concernant les comités consultatifs et leur personnel municipal, comme l’indique le présent rapport :
      1. Les exigences procédurales pour les comités consultatifs et sujets connexes, énoncées dans le présent rapport et dans le document 3, dont les suivantes :
        1. Demander à chaque comité consultatif d’adopter et de remettre au Bureau du greffier municipal d’ici la fin du troisième trimestre de 2023 les documents de gouvernance et les dispositions minimales obligatoires indiqués dans le document 3 pour répondre aux exigences prévues par les règlements et les politiques;
        2. Abroger le Règlement de procédure pour les comités consultatifs (Règlement no 2019-44, dans sa version modifiée);
        3. Demander au greffier municipal d’examiner les exigences procédurales et les documents de gouvernance des comités consultatifs dans le cadre de l’Examen de mi-mandat de la structure de gestion publique 2022-2026;
      2. Les indemnités par réunion des membres du Comité consultatif sur l’accessibilité, qui seront financées à même les ressources existantes;
      3. Les modifications à apporter au mandat du Comité consultatif sur l’aménagement du territoire, exposées au document 4;
      4. Demander au greffier municipal de consulter les membres du Conseil sur les qualités recherchées chez les membres des comités consultatifs dans le cadre du processus d’Examen de mi-mandat de la structure de gestion publique 2022-2026;
      5. Prendre acte de la mise à jour sur les modifications intérimaires apportées aux comités consultatifs dans le cadre de l’Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal 2022-2026;
    3. Prendre connaissance des conseils procéduraux généraux prévus pour les organismes consultatifs spéciaux suivants, lesquels sont énoncés aux documents 5 et 6 :
      1. le Groupe de conseillers parrains;
      2. les groupes de travail dirigés par les directions générales;
    4. Prendre connaissance du mandat, de la composition et des autres détails entourant l’établissement d’un groupe de travail sur le transport en commun, lesquels sont exposés dans le présent rapport;
    5. Approuver que soit conféré au greffier municipal le pouvoir délégué de mettre en oeuvre toutes les modifications apportées aux procédures, aux processus, aux politiques et aux mandats connexes, et de présenter au besoin les règlements municipaux requis afin de donner suite aux décisions du Conseil après l’approbation du présent rapport et de manière à refléter l’actuelle structure organisationnelle.
    Adopté en version modifiée
  • Motion n ͦ CFSO2023 06-02
    Proposée parC. Curry

    ATTENDU QUE le 4 juillet 2023, le Comité des finances et des services organisationnels a examiné le rapport du Bureau du greffier municipal intitulé « Examen des organismes consultatifs » (2023-OCC-GEN-0008), dans lequel sont formulées différentes recommandations pour les comités consultatifs, groupes de conseillers parrains et groupes de travail de service de la Ville; et

    ATTENDU QUE ces entités doivent aider le Conseil à réaliser ses priorités stratégiques et à respecter les exigences législatives; et

    ATTENDU QU’il serait possible de concevoir des mesures de rendement et de recueillir des données pertinentes pour évaluer ce que font ces entités pour contribuer à l’atteinte des objectifs de la Ville (harmonisation aux objectifs stratégiques et législatifs, contribution aux rapports, etc.); et

    ATTENDU QU’il serait possible de réaliser un examen plus approfondi de ces entités dans le cadre de l’Examen de mi-mandat de la structure de gestion publique de 2022-2026;

    PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU QUE l’on demande au greffier municipal de concevoir des mesures de rendement de base pour ces entités et d’inclure les analyses et rapports pertinents dans le rapport sur l’Examen de mi-mandat de la structure de gestion publique de 2022-2026, y compris toute recommandation de changement à apporter auxdites entités. 

    Adopté
  • Motion n ͦ CFSO2023 - 06-03
    Proposée parC. Kitts

    ATTENDU QUE selon le paragraphe 143(1) de la Loi sur les services policiers, dans sa version modifiée par la Loi de 2018 pour plus de sécurité en Ontario (projet de loi 175), le Conseil municipal doit préparer et adopter par résolution un plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités qui fait état des facteurs de risque, « notamment la discrimination systémique et les autres facteurs sociaux qui contribuent à la criminalité, à la victimisation, à la dépendance, aux surdoses de drogues et au suicide, ainsi qu’à tout autre facteur de risque prescrit », de même que les priorités, stratégies et résultats attendus concernant leur atténuation; et

    ATTENDU QUE l’article 145 de la Loi sur les services policiers exige que les conseils municipaux ayant préparé un plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités mettent sur pied un comité consultatif qui comprend un nombre minimal précis de membres requis; et

    ATTENDU QUE Prévention du crime Ottawa a été créé par le Conseil municipal le 1er février 2005 en tant que « centre de responsabilité permanent pour la prévention du crime »; et

    ATTENDU QUE le 5 décembre 2018, le Conseil a examiné le rapport sur l’Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal de 2018-2022 et approuvé la modification du mandat de Prévention du crime Ottawa pour lui confier la responsabilité de mettre sur pied un comité consultatif en vue de se conformer aux dispositions du projet de loi 175; et

    ATTENDU QUE le 26 juin 2019, le Conseil a examiné le rapport du personnel intitulé « Mandat de Prévention du crime Ottawa » et approuvé la modification du mandat de Prévention du crime Ottawa, notamment le changement de la composition de l’entité pour que le conseil d’administration agisse comme comité consultatif pour la préparation du plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités de la Ville d’Ottawa; et

    ATTENDU QUE le 27 octobre 2021, le Conseil a approuvé le Plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités de la Ville et demandé à la directrice générale des Services sociaux et communautaires « d’élaborer une structure de gouvernance, un cadre d’évaluation et de mesure du rendement, ainsi qu’une stratégie financière pour l’administration, la mise en œuvre, l’évaluation et le financement du Plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités »; et

    ATTENDU QUE le 27 avril 2022, le Conseil a examiné le rapport du personnel sur la mise à jour du Plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités, lequel indique qu’un comité consultatif fait partie des entités créées en lien avec la structure de gouvernance du Plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités; et

    ATTENDU QUE, compte tenu du rôle de Prévention du crime Ottawa dans la préparation du Plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités, la plupart de ses membres sont aussi membres du comité consultatif pour le Plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités prescrit par la loi, comme l’établit le document joint 1; et

    ATTENDU QUE le mandat de Prévention du crime Ottawa comprend les objectifs relatifs aux initiatives de sécurité et de prévention du crime pouvant être réalisées par la Direction générale des services sociaux et communautaires, par le truchement du Plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités et d’entités et d’activités connexes; et

    ATTENDU QUE le Plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités et Prévention du crime Ottawa sont intimement liés puisqu’ils traitent d’enjeux sociaux et font la promotion de la sécurité et du bien-être communautaires, qu’ils ont pour priorités la collaboration, la prévention du crime et l’engagement communautaire par l’emploi du renforcement des capacités comme stratégie clé visant à promouvoir la sécurité et le bien-être dans les communautés, et qu’ils ont pour mission d’améliorer la sécurité de tous les résidents; et

    ATTENDU QUE Prévention du crime Ottawa est un « conseil local » de la Ville, comme l’indique le rapport sur l’Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal de 2022-2026, et que le paragraphe 216(1) de la Loi de 2001 sur les municipalités prévoit qu’un conseil municipal peut dissoudre un conseil local; et

    ATTENDU QUE selon le budget 2023, Prévention du crime Ottawa dispose d’un effectif se composant de trois équivalents temps plein (ETP) et d’un budget annuel d’environ 1,2 million de dollars, lesquels peuvent être incorporés à la portion Sécurité et bien-être dans les collectivités, Politiques et Données analytiques du budget de la Direction générale des services sociaux et communautaires pour contribuer à l’atteinte des objectifs de prévention du crime tout en éliminant le chevauchement et la redondance entre le mandat de Prévention du crime Ottawa et le régime du Plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités prévu par la loi;

    PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU QUE le Conseil municipal demande au personnel 

    1. d’entamer le processus de dissolution de Prévention du crime Ottawa et de transférer son effectif actuel dans le processus budgétaire de 2024 et son budget annuel de 1,2 million de dollars dans l’enveloppe de Sécurité et bien-être dans les collectivités, Politiques et Données analytiques de la Direction générale des services sociaux et communautaires en vertu des pouvoirs qui sont délégués à la directrice générale des Services sociaux et communautaires. Même si les processus opérationnels et liés aux subventions se poursuivront pendant la transition, le conseil d’administration de Prévention du crime Ottawa cessera d’exister en tant que structure et n’aura plus aucun pouvoir délégué dès l’adoption de la présente motion par le Conseil municipal; 
    2. de présenter un rapport au Comité des services communautaires et au Conseil au plus tard à la date de l’Examen de mi-mandat de la structure de gestion publique de 2022-2026, rapport qui portera sur les mesures prises ou à prendre par la Direction générale des services sociaux et communautaires pour atteindre les objectifs prévus par le mandat de ce qui était autrefois Prévention du crime Ottawa; 
    3. d’ajouter au cadre de référence du Plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités des dispositions prévoyant le soutien des activités de prévention du crime, les collaborations communautaires, la recherche, le financement, les politiques et les interventions réalisées dans le cadre de programmes de réduction des méfaits comme stratégies clés de réduction des crimes et d’amélioration de la sécurité communautaire; 
    4. de voir à ce que les organismes qui reçoivent actuellement du financement de Prévention du crime Ottawa continuent d’en recevoir jusqu’à la fin des ententes prévues, après quoi ces organismes pourront obtenir du financement au titre du Plan de sécurité et de bien-être dans les collectivités.
    Adopté
  • Motion n ͦ CFSO2023 06-04
    Proposée parL. Dudas

    PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU QUE la Ville d’Ottawa crée un poste d’agente ou d’agent de liaison du Conseil pour les personnes âgées et que le greffier municipal fasse circuler un appel de déclarations d’intérêt pour le pourvoir. 

    Adopté
  • INSTRUCTIONS AU PERSONNEL (conseiller J. Leiper)

    Que l’on demande au personnel de faire circuler un appel de manifestation d’intérêt pour la participation au Groupe de conseillers parrains pour l’examen du Règlement de zonage général, et de faire, en consultation avec le maire et le président du Comité de la planification et du logement, ses recommandations de nominations à la réunion du Conseil du 12 juillet.

  • INSRTUCTIONS AU PERSONNEL (conseillère C. Kitts)

    1. Que la fonction consultative du conseil d’administration de PCO soit maintenue dans la nouvelle structure; il s’agissait de la force de PCO, et ce serait un avantage inestimable pour assurer la transition et la constance des activités futures;
    2. Que la prévention du crime soit un objectif fonctionnel et explicite s’ajoutant aux autres objectifs définis de l’entité chargée de la sécurité et du bien-être communautaires;
    3. Que, sous réserve, des directives se rapportant au processus budgétaire annuel, la composante de financement de PCO soit maintenue comme un axe d’intervention de l’entité chargée de la sécurité et du bien-être communautaires, dans le but de continuer à financer les organismes communautaires qui offrent des services essentiels d’intervention centrée sur le risque. »
  • INSTRUCTIONS AU PERSONNEL (conseillère C. Curry):

    Que le Bureau du greffier municipal demande au Service de police d’Ottawa de commenter les répercussions de la dissolution de Prévention du crime Ottawa avant la réunion du Conseil du 12 juillet.

Dossier : ACS2023-PRE-GEN-0007 - À l’échelle de la ville 

Meagan Brodie, agente II de rédaction et d’interprétation des règlements municipaux, Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique (DGPIDE) et Royce Fu, gestionnaire, Planification des politiques, DGPIDE, font une présentation PowerPoint, dont une copie est conservée au greffe municipal. Mme Brodie et M. Fu, en compagnie de Paul Lavigne, directeur, Logement, Direction générale des services sociaux et communautaires et de Lauren Reeves, gestionnaire, Direction du logement abordable, répondent aux questions.

Le Comité reçoit l’intervenant du public suivant :

  • ·    Dean Tester

Au terme de la période de questions aux intervenants et au personnel et des discussions, la recommandation du rapport est présentée au Comité et adoptée.

  • Recommandation du rapport

    Que le Comité des finances et des services organisationnels et le Comité de la planification et du logement recommandent au Conseil municipal d’approuver le Plan d’action reproduit dans la pièce 1 du Rapport.

    Adopté

Dossier : ACS2023-PRE-CRO-0013 - Alta Vista (quartier 18)

Peter Radke, directeur, Bureau des biens immobiliers municipaux, Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique (DGPIDE), Robin Souchen, gestionnaire, Services immobiliers, DGPIDE et Cyril Rogers, directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels, répondent aux questions.

Au terme des discussions, le Comité ADOPTE le point tel quel, avec la dissidence du conseiller R. Brockington concernant la recommandation 3.

  • Recommandations du rapport

    Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande au Conseil :

    1. de demander au personnel de ne pas exercer l’engagement de réversion de la Ville en vue de réacquérir les terrains comme indiqué dans le document 1, faisant partie du 1967, promenade Riverside;
    2. d’approuver la suppression de l’engagement de réversion du titre des terrains indiqués dans le document 1;
    3. de demander au personnel de placer dans un compte séparé le montant évalué à 12,9 millions de dollars représentant l’augmentation de la valeur de la propriété jusqu’à ce que les négociations commerciales contractuelles soient finalisées et que le Conseil élabore une dernière directive concernant la contribution municipale à la part locale pour le nouveau campus de L’Hôpital d’Ottawa.
    4. Déléguer au directeur général de Finances et Services organisationnels le pouvoir de négocier, de conclure, de signer, de modifier et de mettre en oeuvre, au nom de la Ville, l’entente visant à supprimer l’engagement de réversion comme il est décrit dans le présent rapport.
    Voix affirmative(s) (8)M. Luloff, L. Dudas, G. Gower, T. Tierney, R. Brockington, C. Kitts, C. Curry, et M. Sutcliffe
    Voix négative(s) (3)R. King, J. Leiper, et S. Menard
    Adopté (8 à 3)

ACS2023-PRE-EDP-0027 - Orléans-Est-Cumberland (1)

Le Comité se penche d’abord sur la motion (FCSC 2023 06 01) pour approuver l’ajout du point à l’ordre du jour.

Le Comité reçoit l’intervenant du public suivant :

  • Brent Harden.

Le Bureau du greffier municipal a reçu, versé à ses dossiers et distribué aux membres du Comité les observations écrites suivantes :

  • John Liptak – observations reçues le 30 juin 2023;
  • Dan Stankovic – observations reçues le 30 juin 2023.

Au terme de la période de questions aux intervenants et des discussions, les recommandations du rapport sont présentées au Comité et adoptées.

  • Recommandations du rapport

    Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande au Conseil :

    1. d’approuver la demande de subvention présentée par Trim Works Developments Limited pour le 1280, chemin Trim conformément au Plan d’améliorations communautaires intégré d’Orléans, demande d’un montant maximal de 1 257 737 $ sur au plus 10 ans, sous réserve de la conclusion d’une entente pour le Plan et conformément aux modalités de celle-ci;
    2. de déléguer au directeur général, Planification, Immobilier et Développement économique le pouvoir de parachever et de signer l’entente avec Trim Works Developments Limited, entente précisant les modalités de versement d’une subvention pour le réaménagement du 1280, chemin Trim, à sa satisfaction personnelle du directeur général, Planification, Immobilier et Développement économique, mais aussi à celle de l’avocat général et du chef des finances.
    Voix affirmative(s) (10)M. Luloff, L. Dudas, G. Gower, T. Tierney, R. King, J. Leiper, R. Brockington, C. Kitts, G. Darouze, et C. Curry
    Voix négative(s) (2)S. Menard, et M. Sutcliffe
    Adopté (10 à 2)
  • Motion n ͦ CFSO2023 - 06-01
    Proposée parM. Luloff

    ATTENDU QU’en mai 2023, le Comité des finances et des services organisationnels et le Conseil ont approuvé la motion FCSC 2023-04-01 voulant que la demande de plan d’améliorations communautaires (PAC) visant le 1280, chemin Trim puisse être examinée conformément aux modalités du PAC intégré d’Orléans; et  

    ATTENDU QUE le requérant croyait que le rapport serait examiné par le Comité et le Conseil avant l’interruption des travaux législatifs pour la période estivale; et

    ATTENDU QUE le rapport ACS2023-PRE-EDP-0027 du personnel intitulé « Demande de Trim Works Developments Limited pour le 1280, chemin Trim » n’a pas été achevé à temps pour être publié avec l’ordre du jour de la réunion du Comité des finances et des services organisationnels du 22 juin 2023; et

    ATTENDU QUE le rapport a été remis au Comité et qu’un ordre du jour révisé a été publié le 29 juin 2023;

    ATTENDU QUE l’examen de cette demande avant l’interruption des travaux législatifs permettrait au requérant d’aller de l’avant avec les prochaines étapes sans tarder;

    PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU QUE le Comité des finances et des services organisationnels approuve l’ajout de ce point à l’ordre du jour de la réunion du 4 juillet 2023, conformément au paragraphe 89(3) du Règlement de procédure. 

    Adopté

Que, conformément à l’alinéa 13(1)(a) du Règlement de procédure (no 2022-410), le Comité des finances et des services organisationnels prenne la décision de tenir une partie de sa réunion à huis clos pour éviter la présence des membres du public lors des discussions au sujet de « la sécurité des biens de la municipalité » et de la mise à jour verbale sur la cybersécurité et le contexte des menaces externes, sujets confidentiels qui ne seront pas divulgués au grand public.

Le Comité se réunit à huis clos à 12 h 50 et reprend la séance publique à 14 h 06.

À la reprise de la séance publique, la vice-présidente Kitts indique que le Comité des finances et du développement économique s’est réuni à huis clos pour assister à une présentation sur la sécurité technologique (mise au point verbale).

Ce qui a été dit pendant cette partie de la réunion ne sera pas rendu public, selon ce que prévoit l’alinéa 13(1)a) du Règlement de procédure, qui porte sur la sécurité des biens de la municipalité.

Aucun vote n’a eu lieu à huis clos, sauf sur les motions de procédure et les instructions au personnel.

  • Motion n ͦ CFSO2023 06-05
    Proposée parC. Kitts

    IL EST RÉSOLU QUE conformément à l’alinéa 13(1)a) du Règlement de procédure, le Comité des finances et des services organisationnels se réunisse à huis clos, comme le point porte sur la sécurité des biens de la municipalité, pour assister à une présentation sur la cybersécurité et le contexte des menaces externes, des sujets confidentiels qui ne seront pas rendus publics.

    Adopté

Il n’y a aucune demande de renseignements.

Il n’y a aucune autre question.

Prochaine réunion


5 septembre 2023.

La séance est levée à 14 h 13.