ATTENDU QUE le Comité des finances et des services organisationnels a examiné, à sa réunion du 7 novembre 2023, le rapport du personnel intitulé « Programme d’assurance des partenaires communautaires » (ACS2023-CMR-OCM-0010); et
ATTENDU QU’il était entre autres recommandé dans ce rapport « que le Programme d’assurance des partenaires communautaires (PAPC) soit interrompu » et que « les fonds du PAPC soient réaffectés aux programmes relevant du Cadre stratégique sur le financement communautaire de la Ville, comme le Programme de financement d’événements civiques, administré par la Direction générale des services sociaux et communautaires »; et
ATTENDU QUE la Ville continuera d’offrir une couverture aux organismes sans but lucratif ayant conclu avec elle une entente officielle de gestion de l’accès aux installations, d’entretien et de surveillance des patinoires extérieures et des jardins communautaires ou de prestation d’activités récréatives accessibles et abordables à la population, tout cela en son nom; et
ATTENDU QUE les recommandations du rapport visent à répondre aux problèmes soulevés concernant le caractère à deux vitesses du PAPC, qui permet à un petit groupe d’organismes communautaires de bénéficier d’une assurance responsabilité civile générale payée par la Ville alors que les autres organismes doivent financer leur propre assurance, et à répondre à la directive donnée au personnel à la réunion du Comité du 5 septembre 2023; et
ATTENDU QUE le Comité a voté en faveur du report de l’examen du rapport pour que le personnel puisse poursuivre la consultation des groupes communautaires susceptibles d’être touchés par les changements proposés au PAPC; et
ATTENDU QUE plusieurs consultations ont eu lieu depuis avec les groupes communautaires pour leur permettre de s’exprimer sur la forme et l’objectif que devrait avoir le programme ainsi que sur les critères d’admissibilité qui seraient raisonnables, concourraient à l’intérêt de la Ville – soit que les groupes participant à la révision du programme aient l’intention de contribuer en son nom à l’animation et aux activités dans les quartiers – et ne seraient pas trop exigeants pour les bénévoles des groupes communautaires ou le personnel administrant le programme; et
ATTENDU QUE la plupart des participantes et participants aux consultations ont exprimé une préférence marquée pour un PAPC qui soutiendrait les groupes communautaires organisant, animant et offrant des activités communautaires destinées au grand public dans les quartiers en leur proposant une assurance responsabilité civile générale payée par la Ville; et
ATTENDU QUE les participantes et participants étaient unanimes pour dire que la Ville doit établir des critères d’admissibilité exigeant que les groupes respectent certaines normes minimales de gouvernance, notamment avoir un conseil d’administration composé de membres élus démocratiquement; avoir des statuts ou un acte constitutif; produire des états financiers annuels; et tenir une assemblée générale annuelle publique; et
ATTENDU QUE la nécessité d’établir les conditions d’un nouveau PAPC, notamment de définir les groupes admissibles, les critères d’admissibilité raisonnables et le processus de demande, signifie que ce programme pourrait ne pas être prêt avant la date de renouvellement du mandat 2024-2025; et
ATTENDU QUE certains groupes participant au programme ne seront peut-être pas admissibles au nouveau PAPC et auront besoin de temps pour souscrire leur propre assurance et trouver des sources de financement, notamment au moyen du Cadre stratégique sur le financement communautaire; et
ATTENDU QUE la mise en œuvre du nouveau programme ne devrait pas ajouter un fardeau aux contribuables; et
ATTENDU QUE la possibilité que le secteur de l’assurance refuse, dans le futur, d’offrir les assurances nécessaires au fonctionnement du PAPC reste préoccupante et que les groupes comptant sur la Ville pour répondre à leurs besoins en matière d’assurance ne devraient pas être continuellement exposés au risque en raison de l’annulation potentielle du programme;
PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU QUE l’on demande au personnel de mettre en place un nouveau PAPC reposant sur ce qui suit :
La Ville continuera de souscrire une assurance responsabilité civile générale au nom des groupes admissibles au programme.
Le programme aidera les associations et groupes communautaires traditionnels ayant essentiellement pour mandat de représenter un quartier pour diverses questions municipales et de préparer, d’animer et d’offrir des activités et programmes communautaires destinés au grand public dans les quartiers.
La définition des quartiers sera fondée sur l’Étude de quartiers d’Ottawa et sur les ressources communautaires disponibles, les actes constitutifs des associations et d’autres ressources pouvant confirmer la représentation communautaire.
Chaque organisme communautaire (groupe ou association) devra respecter certains critères d’admissibilité et de légitimité, notamment :
• Être sans but lucratif et exercer ses activités à Ottawa;
• Être établi depuis au moins deux ans;
• Avoir une bonne viabilité financière et être en règle avec la Ville d’Ottawa;
• Être régi par un conseil d’administration ou un comité composé d’au moins trois membres indépendants et sans lien de parenté élus démocratiquement;
• Avoir de bonnes pratiques de gouvernance : tenir une assemblée générale annuelle, avoir un acte constitutif ou des statuts approuvés par son conseil d’administration, tenir des réunions publiques dans le quartier, et produire des états financiers annuels;
• Avoir des mécanismes pour garantir qu’il ne commandite ou ne produit jamais de documents promouvant la candidature d’une personne à une charge élective ou une campagne portant sur une question inscrite au bulletin de vote, ou encore s’opposant à une telle candidature ou question, conformément à la Politique sur les ressources liées aux élections de la Ville.
IL EST EN OUTRE RÉSOLU QUE le nouveau PAPC soit en place d’ici le 1er janvier 2025 afin de figurer dans le budget 2025 de la Ville;
IL EST EN OUTRE RÉSOLU QUE le PAPC soit renouvelé dans sa forme actuelle pour 2024-2025 afin de donner aux groupes qui ne seront plus admissibles suffisamment de temps pour souscrire une autre assurance ou trouver du financement, notamment au moyen du Cadre stratégique sur le financement communautaire de la Ville;
IL EST EN OUTRE RÉSOLU QUE le personnel envisage d’accompagner le renouvellement du PAPC, dans sa forme actuelle, d’une politique sur le calcul au prorata pour la période du 1er juin 2024 au 1er janvier 2025, politique qui aidera les groupes communautaires participants durant la transition entre les deux programmes;
IL EST EN OUTRE RÉSOLU QUE le directeur général des Loisirs, de la Culture et des Installations évalue les besoins en personnel pour la mise en œuvre et la gestion du nouveau PAPC, notamment la sélection des demandes, l’évaluation continue et la conformité aux critères d’admissibilité, y compris un rôle général d’agent de liaison communautaire et de soutien de la Ville d’Ottawa pour les questions de gouvernance et d’accès aux principales personnes-ressources municipales. Les résultats de cette évaluation seront présentés au Conseil dans une note de service en prévision du budget 2025;
IL EST EN OUTRE RÉSOLU QUE si le personnel ne peut pas souscrire l’assurance requise pour le programme, les fonds alloués au PAPC soient réaffectés à un autre programme de financement d’assurance relevant du Cadre stratégique sur le financement communautaire, puissent servir à financer ou à rembourser l’assurance de responsabilité civile tierce de groupes ou d’associations communautaires de même catégorie et soient attribués selon les mêmes critères d’admissibilité et de légitimité que ceux du PAPC;
IL EST EN OUTRE RÉSOLU QUE le personnel examine de façon exhaustive, avant le 1er janvier 2025 et comme l’indique le point 3 du rapport, les conditions du Programme de financement d’événements civiques, des programmes de financement communautaire semblables et des contrats de prestation de services, pour limiter le fardeau d’assurance imposé par la municipalité aux organismes communautaires, sans exposer la Ville à un risque déraisonnable.