Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :

5

Date :

le mardi 9 mai 2023

Heure :

17 h 00 - 20 h 00

Endroit :

Salle Champlain, 110, avenue Laurier Ouest, et participation par voie électronique

Présents :

• Président Matthew Luloff, 
• vice-présidente Kathy Fisher, 
• Membre Jessica Bradley, 
• Membre Mary-Rose Brown, 
• Membre Rawlson King, 
• Membre Catherine Kitts, 
• Membre Harvey A. Slack, 
• et Membre Adam Smith 

Absent(s):

• Membre Alison Crawford 

---

1.

Avis et renseignements concernant la réunion à l’intention des participants à la réunion et du public

Les avis et renseignements concernant les réunions sont joints à l’ordre du jour et au procès-verbal, y compris : la disponibilité des services d’interprétation simultanée et des mesures d’accessibilité; les procédures relatives aux réunions à huis clos; les points d’information qui ne font pas l’objet de discussions; les avis de non-responsabilité relativement aux renseignements personnels pour les correspondants et les intervenants; les avis relatifs aux procès-verbaux; les détails sur la participation à distance.

 

Nota :

1. En raison de problèmes techniques, la réunion débute à 17 h 11.
2. Les membres Bradley, Brown et Smith participent par voie électronique.

2.

Reconnaissance du territoire de la Nation algonquine Anishinābe

Le président Luloff souhaite la bienvenue aux membres et aux participants à la réunion du C.A. de la BPO et procède à la déclaration de reconnaissance du territoire autochtone.

3.

Appel nominal

Le président procède à l'appel nominal à voix haute, de façon aléatoire.

4.

Absents

L'administratrice Crawford a envoyé ses excuses.

5.

Déclarations d’intérêt

Aucune déclaration d’intérêt n’a été présentée.

6.

Adoption des procès-verbaux

6.1

Procès-verbal 3 - le mardi, 11 avril 2023

6.2

Procès-verbal confidentiel 2 - le mardi, 11 avril 2023

Résultat: Adopté

 

7.

Communications

Il n'y avait aucune communication.

8.

Mise à jour verbale du président

Le point sur Ādisōke

Le président Luloff mentionne que le chantier sur le site du projet Ādisōke demeure sur la bonne voie. L’entrepreneur a fini de couler le premier étage du bâtiment, et le coulage du deuxième avance bien. Des photographies montrent le début de l’installation d’éléments de coffrage pour la construction du troisième étage, qui sera bien avancée cet été. Le président Luloff signale que Paul Hussar, le gestionnaire de programme de la Ville responsable de la conception et de la construction d’Ādisōke, a organisé une Promenade de Jane sur le site. Les 40 participants ont passé un beau moment, découvrant divers aspects du projet et du processus de construction durant la visite.

Félicitations à Ann Archer

Le président Luloff félicite Ann Archer, chef de service de la Gestion du contenu, à qui on a récemment décerné le prix Leadership en conseils de lecture aux adultes pour l’année 2023 de l’Association des bibliothèques publiques de l’Ontario. Ses pairs bibliothécaires récompensent ainsi son dévouement exceptionnel à la promotion d’une culture de la lecture. Durant ses plus de 30 ans de carrière dans les bibliothèques publiques, Ann s’est appliquée à promouvoir une culture de la lecture à l’échelle locale, nationale et internationale. Elle a non seulement amené le personnel du réseau de la Bibliothèque à mettre en commun ses ressources et son expertise, mais aussi mobilisé et mentoré des membres du personnel de tous les échelons en vue de la création de listes de livres et de billets de blogue, les aidant ainsi à perfectionner leurs compétences et à mettre en valeur l’étendue et la diversité de la collection de la BPO. Les Ottaviens adoraient les critiques radiophoniques mensuelles qu’Ann présentait précédemment à la CBC, où elle lançait de grandes discussions sur des coups de cœur littéraires, anciens ou récents. Relevant qu’elle a toujours promu activement la lecture dans l’ensemble de la communauté professionnelle des bibliothécaires, le président lève son chapeau au leadership d’Ann dans la création et la promotion du club de lecture national bilingue One eRead/Un livrel Canada.

20^e édition de la Journée de l’accessibilité de la Ville d’Ottawa en 2023

Le président Luloff mentionne que la 20^e édition annuelle de la Journée de l’accessibilité de la Ville d’Ottawa se tiendra le 31 mai, dans le cadre de la Semaine nationale de l’accessibilité, qui sert à souligner les contributions et le leadership des personnes handicapées de nos collectivités. Gratuit pour tous, l’événement aura lieu à distance, sur Zoom, et la période d’inscription est maintenant ouverte. Le président Luloff indique que l’édition de cette année aura pour thème l’évolution de la législation et des politiques en matière d’accessibilité aux niveaux municipal, provincial et fédéral, ouvrant ainsi une discussion passionnante sur les principaux enjeux en matière d’accessibilité qui ne pourrait pas mieux tomber. Il précise que le maire Mark Sutcliffe prononcera un discours et proclamera la Journée de l’accessibilité. Une invitation sera envoyée par courriel aux membres du conseil d’administration pour qu’ils se joignent au maire, aux conseillers municipaux, à de hauts dirigeants, au personnel de la Ville et de la BPO, aux partenaires et aux résidents pour l’occasion. Le président Luloff signale qu’il sera lui-même présent.

Semaine nationale de la santé mentale

Le président Luloff souligne la tenue, la semaine précédente, de la Semaine de la santé mentale, qui donne chaque année l’occasion de discuter de cet enjeu. Il explique que pour favoriser une bonne santé mentale, la BPO a offert des activités aux ados et aux adultes traitant d’une foule de sujets pour les outiller dans leur cheminement psychologique. Les clients ont pu poser des questions, interagir avec des spécialistes, nouer des liens avec des membres de leur communauté, découvrir comment certaines personnes composent avec leurs problèmes de santé mentale et apprendre où trouver de l’aide.

MOTION N^o OPL 20230509/1

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour du président.

Résultat: Reçu

9.

Rapport de la bibliothécaire en chef/directrice générale

Développement de fonds – Reconnaissance spéciale

Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, annonce que la campagne Développer le potentiel pour la Bibliothèque centrale d’Ottawa, Ādisōke, a permis d'attirer un don majeur d'une membre de la collectivité. La BPO est immensément reconnaissante à M^me Jane Beaumont pour son don de 250 000 $, qui servira à améliorer les services et technologies accessibles offerts aux personnes ayant une perte de vision ou une déficience de lecture dans la future Bibliothèque centrale d’Ottawa, Ādisōke. S’émerveillant de la grande générosité de ce don, M^me Bebbington exprime sa gratitude envers M^me Beaumont, qui croit en l’importance des bibliothèques publiques, qui aident les membres de la collectivité en mettant à leur disposition des services et technologies accessibles. Elle mentionne que l’aide financière de M^me Beaumont contribuera à faire de la Bibliothèque centrale, Ādisōke, une installation accessible de pointe reconnue comme une figure de proue de l’accessibilité des services. Elle remercie M^me Beaumont de sa générosité.

Mai, Mois du patrimoine asiatique

M^me Bebbington indique que la BPO soulignera le Mois du patrimoine asiatique en s’associant à l’Ottawa Asian Heritage Month Society pour organiser une série de projections de films. Le film The Donut King a été présenté le 7 mai, en collaboration avec l’ambassade des États-Unis, et le 13 mai ce sera au tour du long-métrage documentaire Le pouvoir des archives, qui traite de groupes marginalisés remettant en question le contenu des archives et des musées traditionnels. M^me Bebbington explique que ce documentaire montre le travail inspirant d’archives communautaires en Colombie-Britannique, notamment celles de Canadiens d’origine sud-asiatique ou chinoise, de la nation Tahltan et de personnes LGBTQ2+. Elle mentionne que la BPO organisera en outre une démonstration culinaire en ligne avec le chef local Joe Thottungal le 30 mai au soir. Les clients pourront ainsi voir le chef préparer trois recettes tirées de son nouveau livre, My Thali.

Fermeture à la fête de la Reine

M^me Bebbington rappelle que toutes les succursales de la BPO seront fermées le 22 mai, jour férié de la fête de la Reine. Il demeurera possible pour les clients d’accéder aux services en ligne de la BPO sur le site biblioottawalibrary.ca/fr. 

MOTION N^o OPL 20230509/2

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour de la Bibliothécaire en chef/Directrice générale à titre d’information.

Résultat: Reçu

10.

Points/Rapports

10.1

Création d’un comité spécial sur les heures d’ouverture

MOTION N^o OPL 20230509/3

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve la création d'un Comité spécial composé de la vice-présidente Fisher et les administrateurs King et Slack pour examiner plus en détail les données des résultats du sondage sur les heures d'ouverture de 2022 et travailler avec le personnel pour intégrer les principales conclusions dans d'éventuelles recommandations concernant les changements aux heures d'ouverture, pour examen par le Conseil. 

Résultat: Adopté

10.2

Rapport financier du 1re trimestre 2023

Numéro du dossier: OPLB-2023-0509-10.2

MOTION N^o OPL 20230509/4

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique (BPO) d’Ottawa :  

1. Prenne connaissance du présent rapport à titre d’information;
2. Approuve la clôture des comptes conformément à l’examen du capital des travaux en cours, y compris l’ajustement de 13 849 $ à retirer des réserves, tel que décrit plus en détail dans le rapport; et 
3. ​Demande au personnel de collaborer avec l'Unité des services financiers de la Ville pour transmettre l'annexe F - Examen des immobilisations liées aux travaux en cours (TEC) de 2023 au Conseil municipal d’Ottawa, pour examen dans le cadre d’un rapport du Comité des finances et des services organisationnels de la Ville.​ 

Résultat: Reçu et Adopté

10.3

Cadre de mesure du rendement semestrielle - Juillet à décembre 2022

Numéro du dossier: OPLB-2023-0509-10.3

 

The Board heard from the following delegation:

John D. Reid, résident du quartier Rivière, félicite la BPO de servir 20 % du bassin démographique cible, soulignant que selon le rapport du personnel, la BPO comptait 211 020 titulaires de carte actifs à la fin de 2022. Toutefois, vu l’objectif stratégique de la BPO de faire augmenter de 25 % le nombre de titulaires de cartes, il s’inquiète du fait que la Bibliothèque perde chaque année 5 300 titulaires de carte malgré la croissance démographique enregistrée par Ottawa depuis 2019. Il demande si le manque à gagner par rapport à l’objectif est un signe que la BPO n’augmente pas sa clientèle. Plus précisément, M. Reid souligne que selon les chiffres les plus récents du rapport, on observe une baisse de 19 % du nombre de titulaires de carte, baisse qui d’après lui, même si elle concorde avec les tendances observées à l’international, mérite un examen plus poussé. M. Reid demande si une augmentation du nombre de titulaires de carte actifs demeure un objectif stratégique pertinent pour la BPO. Il raconte que lorsque l’Association de Hunt Club-Riverside a fait circuler une pétition en 2022, elle a découvert que bien des gens ne fréquentaient pas la BPO, mais étaient favorables à l’offre de services de bibliothèque. Il laisse entendre qu’un sondage indépendant de la satisfaction de l’ensemble de la population, et non juste des titulaires de carte, par rapport aux services de bibliothèque permettrait de dresser un meilleur portrait de l’intérêt pour la BPO. M. Reid signale également que les résidents de Hunt Club, en l’absence d’une succursale bien située dans leur quartier, jugent impossible de soutenir la BPO; il espère que le Comité spécial sur les heures d’ouverture s’attaquera à cette lacune dans les services. Il suggère de déployer des ressources dans les quartiers aux heures de faible affluence dans les succursales pour améliorer les services de bibliothèque au-delà de la structure physique des succursales. Pour conclure, il conseille vivement au conseil d’administration de s’attaquer dès que possible au déclin du nombre de titulaires de carte.

Le président Luloff convient que le nombre de titulaires de carte de la BPO a chuté pendant la pandémie. M^me Bebbington ajoute, en se rapportant au cadre de mesure du rendement semestrielle présenté au conseil d’administration, que le personnel est conscient de la baisse du nombre de titulaires de carte, et a confirmé qu’une tendance semblable s’observe dans d’autres bibliothèques. Soulignant que la relance postpandémique n’est pas terminée et que la Bibliothèque n’a pas encore rétabli les mêmes heures d’ouverture qu’auparavant, elle rappelle en outre au conseil d’administration que la BPO dénombre les titulaires de carte actifs selon des critères plus stricts que ceux d’autres bibliothèques; en effet, elle considère qu’un titulaire est inactif après un an d’inactivité, contre deux ou trois ans pour les autres bibliothèques. La bibliothécaire en chef et directrice générale conclut en faisant remarquer qu’il faut analyser les données sur le même pied.

Le président remercie le personnel pour son rapport et son bon travail.

En l’absence d’autres questions, le rapport est REÇU tel quel.

MOTION N^o OPL 20230509/5

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

Résultat: Reçu

10.4

Rapport annuel 2022 de la Bibliothèque publique d'Ottawa

Numéro du dossier: OPLB-2023-0509-10.4

MOTION N^o OPL 20230509/6

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information. 

Résultat: Reçu

10.5

Politique de conformité 2022 et rapport annuel sur la délégation de pouvoir

Numéro du dossier: OPLB-2023-00509-10.5

MOTION N^o OPL 20230509/7

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

Résultat: Reçu

11.

Points à huis clos

Il n’y a aucun point à huis clos.

12.

Autres questions

Le conseil d’administration et le personnel échangent des recommandations de lecture. Le membre Slack indique qu’il lit actuellement The Tucci Cookbook. Le membre Smith, quant à lui, est plongé dans L'ordre mondial en mutation : l'ascension et la chute des nations; il explique que l’auteur y analyse les grands cycles financiers et économiques des empires dans l’Histoire, et a le don de bien faire ressortir les tendances communes aux nations au fil des siècles et d’établir des liens avec le contexte géopolitique actuel. La membre Brown lit le roman Mercy among the children, lauréat du prix Gille, et la vice-présidente Fisher, les séries Outlander et Berenstain Bears. La membre Bradley s’apprête à entamer le livre Human Transit, que le conseiller Glen Gower lui a recommandé. Le président lit Leadership de Henry Kissinger, et Craig Ginther, directeur, Projets spéciaux, All the Things They Said We Couldn’t Have: Stories of Trans Joy, qui traite des espoirs et joies de la communauté trans, une communauté qui ne laisse pas la peur la définir. 

13.

Levée de la séance

Il est résolu que la réunion du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa soit levée à 17 h 33.

14.

Prochaine réunion

Le mardi 13 juin 2023