Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, et Anna Basile, directrice, Services organisationnels, présentent au C.A. les grandes lignes du budget provisoire de 2024, notamment de l’information sur les dépenses de fonctionnement et les projets d’immobilisations (présentation conservée au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale). Mme Bebbington souligne que le budget provisoire demeure prudent, est en phase avec les pressions actuelles et prévoit les besoins futurs. Le budget a été élaboré en collaboration avec les partenaires de l’équipe des finances de la Ville. Avec l’inauguration d’Ādisōke se profilant à l’horizon, la BPO se dirige vers une période de changements : le budget provisoire ouvre la voie, de façon responsable et graduelle, à la croissance approuvée par le C.A. Ce budget favorise par ailleurs la préservation des services de la Bibliothèque au cœur de l’écosystème d’apprentissage et de littératie offert à la population ottavienne.
La BPO a produit un budget respectant la cible de 2,37 M$ établie par le Conseil municipal. Ces orientations reflètent une augmentation maximale de 2,5 % des taxes municipales en 2024. Mme Bebbington explique que, si le budget de la BPO est approuvé, celui-ci sera de 61,115 M$ (sans compter les recettes). Pour les projets d’immobilisations associés au cycle de vie et à l’accessibilité, la Ville accorde en 2024 une enveloppe totale de 63,620 M$.
Mme Basile indique que le budget provisoire prévoit les besoins actuels et futurs en ressources humaines, y compris les ajustements salariaux obligatoires, la création de postes et un transfert au fonds de réserve de la Bibliothèque pour les besoins futurs en dotation. Des fonds de fonctionnement supplémentaires couvriront les heures d’ouverture du dimanche – selon un examen des frais calculés après la première année de mise en œuvre – et la bonification des services de sécurité. Elle explique que les dépenses en immobilisations de 2024 sont essentiellement axées sur le renouvellement des actifs, ce qui comprend les aspects du cycle de vie et de l’accessibilité. Des fonds de croissance sont aussi prévus pour la nouvelle succursale Barrhaven. Elle conclut en soulignant que le personnel n’a entendu aucune demande ni préoccupation, que ce soit directement ou lors des consultations sur le budget organisées par les conseillères et conseillers.
Matthew Pritz, gestionnaire de programme, Services financiers et opérationnels, et Diana Adjarska-Litzanova, Services financiers de la Ville d’Ottawa, sont aussi présents pour répondre aux questions.
Le C.A. reçoit les intervenants suivants. L’astérisque (*) indique ceux qui ont fourni une présentation écrite ou un mémoire conservé au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale.
Riley Brockington, conseiller du quartier 16 (Rivière), représente Carlington, Central Park, Carleton Heights, Mooney’s Bay, Riverside Park et Hunt Club/Uplands. Il émet des préoccupations quant aux services de la BPO dans le quartier Rivière, notamment la suppression d’un arrêt du Bibliobus, la fermeture d’un compte d’immobilisations consacré à l’étude de l’établissement d’une succursale dans le quartier Carlington, la perturbation temporaire des services du kiosque et un intérêt limité dans son milieu pour le modèle des services parallèles. Le conseiller Brockington souligne l’importance d’offrir des services hors des succursales, comme le rayonnement et la programmation, et suggère d’accroître la promotion et la publicité de ces services pour en améliorer la portée dans la population.
Le président remercie le conseiller pour ses commentaires.
En indiquant qu’elle siège au comité spécial du C.A. sur le cadre décisionnel de prestation, la membre Bradley demande au conseiller Brockington s’il suggère l’amélioration de services en particulier. Celui-ci répond que chaque milieu a des besoins différents, que les services devraient refléter. Il mentionne une réunion communautaire tenue en juin avec le personnel de la BPO, et souligne que les leaders de sa collectivité et lui-même souhaitent maintenir le dialogue avec la BPO. Mme Bradley conclut qu’elle souhaite travailler avec lui pour bonifier le dialogue communautaire avec des consultations publiques sur les services parallèles.
Le président souhaite connaître les suggestions du conseiller Brockington pour améliorer la promotion des services de la BPO. Celui-ci répond que les infolettres scolaires, la table sur le Cadre de développement communautaire (à laquelle siège la BPO) et son propre bureau sont de bons points de départ. Il souligne que la promotion des services de la BPO constitue une responsabilité partagée. Le président ajoute que le personnel serait ravi de recevoir les coordonnées de personnes-ressources supplémentaires.
John D. Reid, résident du quartier Rivière, signale que le budget actuel ne permet pas d’atténuer la disparité des services offerts à la population de son quartier. Il rappelle que l’augmentation du nombre de titulaires de carte n’est pas proportionnelle à l’augmentation de la population générale, et que la norme du rayon maximal de trois kilomètres d’une succursale – qui est énoncée dans le Cadre sur les installations et approuvée par le C.A. – dépasse la norme en vigueur dans toutes les autres grandes villes du Canada. Mentionnant l’étude sur les retombées économiques menée en 2016 par la BPO, qui concluait que chaque dollar investi par l’organisation entraîne des retombées de 4,17 $, il souligne que la BPO se situe au 11e rang sur un ensemble de 14 villes canadiennes en matière de rendement du capital investi. Selon lui, les fonds alloués aux services de sécurité mobile seraient mieux investis ailleurs. Il formule aussi diverses autres demandes, dont la diffusion des documents du C.A. plus tôt avant les réunions et la publication des enregistrements après les réunions. Signalant que la Bibliothèque publique de Toronto a récemment bénéficié d’une hausse considérable de son budget, il prie le C.A. de réfléchir au positionnement de la BPO par rapport à d’autres bibliothèques et suggère de songer à réaliser une étude indépendante de l’efficacité du fonctionnement de l’organisation.
Le président Luloff explique que le budget de la Bibliothèque publique de Toronto est partiellement destiné à la résolution d’un déficit structurel.
La vice-présidente Fisher demande à ce que le personnel réponde à la question de l’intervenant sur l’envergure du travail de développement communautaire. Mme Bebbington répond que beaucoup d’activités ont été entreprises et se poursuivront en 2024, notamment grâce aux récents investissements en dotation du département de développement communautaire. Elle mentionne la présentation de Sarah Macintyre, directrice intérimaire des services à la clientèle, à la réunion de novembre du C.A., qui résumait les récentes activités et les plans à ce chapitre.
La membre Bradley demande si le personnel a participé à l’examen des trajets d’autobus mené par OC Transpo. Mme Basile rappelle au C.A. la lettre envoyée à la directrice générale d’OC Transpo pour lui demander de tenir compte de la localisation des succursales dans cet examen. Mme Bebbington confirme que l’examen est terminé et que la BPO a reçu les renseignements concernant les trajets. Le personnel analysera les changements et leurs répercussions.
La membre Bradley demande si le budget provisoire de 2024 prévoyait des fonds particuliers pour les Services à domicile, qui fonctionnent à plein rendement. Mme Bebbington explique que, comme ces services constituent une priorité du cadre décisionnel sur les services mobiles, ils seront les premiers étudiés par le personnel et le comité spécial, qui a récemment tenu sa première réunion. L’examen permettra de prévoir d’éventuelles demandes de ressources, qui pourraient faire partie d’un prochain budget.
Le membre Slack prie le personnel de faire un suivi auprès de la directrice générale d’OC Transpo à propos de la considération des succursales dans l’examen des trajets. Mme Bebbington indique qu’OC Transpo a entrepris un examen global des trajets sur une période de six mois. Elle réitère que les échanges avec OC Transpo ont commencé en juin, et que le personnel a reçu des données, mais ne les a pas encore analysées. Elle confirme que cet exercice devrait avoir lieu en 2024.
La vice-présidente Fisher demande à ce que le personnel détaille le riche travail de développement communautaire déjà entrepris. Sarah Macintyre, directrice intérimaire des services à la clientèle, explique que la BPO a embauché une nouvelle gestionnaire de programme responsable de l’expérience de la clientèle et du développement communautaire, et que le personnel s’est concentré sur l’élaboration d’une stratégie de développement communautaire d’échelle municipale misant sur le travail de la BPO dans les années antérieures. Elle rappelle les projets emballants réalisés en 2024, dont les trousses de bien-être pour jeunes et le programme de littératie alimentaire, et indique que le personnel cherche à appliquer la vision « une ville » dans sa planification et collabore avec des partenaires municipaux pour toucher la population.
La membre Kitts demande si le personnel s’inquiète de la dotation des postes prévus au budget. Mme Bebbington indique que les postes devant être pourvus à court terme sont ceux pour lesquels une description existe déjà, ce qui simplifiera le processus. Mme Basile ajoute que, selon le personnel, l’enthousiasme associé à Ādisōke contribuera à attirer d’excellentes candidatures.
En réponse à une question de la membre Kitts, à savoir si l’augmentation des heures d’ouverture le dimanche découlait d’une augmentation de la demande, Mme Bebbington mentionne que la prolongation ne fait pas partie du présent budget. Cette provision vient plutôt couvrir les coûts associés à une année complète de prolongation des heures, qui a été implantée en 2022. À titre de suivi, la membre Kitts demande si le personnel évalue cette initiative. Mme Bebbington répond que le personnel pourra certainement formuler des observations à ce sujet, puisque certaines données sont colligées, selon les cas (tendances du nombre de visites, circulation des documents, participation aux programmes, etc.).
La membre Kitts demande si une ressource de sécurité mobile supplémentaire parviendrait à répondre aux préoccupations du personnel en matière de sécurité. Mme Basile répond qu’avec le projet pilote, le personnel pourra évaluer la situation et déterminer les prochaines étapes.
La membre Kitts demande si, pour l’élaboration des prochains budgets de la BPO, le C.A. devrait tenir compte des répercussions des changements législatifs aux fonds de développement. Mme Basile acquiesce et annonce que le personnel produira au début de 2024 un rapport détaillant certaines de ces implications.
Le membre King demande si les fonds municipaux associés aux cycles de vie et à l’accessibilité corrigeront des lacunes particulières des installations de la BPO. Mme Basile confirme que ces fonds visent effectivement à corriger certaines lacunes relevées lors d’audits de l’accessibilité. Elle mentionne de futurs travaux d’aménagement de toilettes universelles aux succursales Gloucester Nord et Alta Vista, et la reconfiguration des rayons à la succursale Vanier pour résoudre des enjeux d’accessibilité. Elle souligne que 20 % du budget total du programme de cycle de vie et d’accessibilité de la Ville a été alloué à la BPO. Le membre King demande si ces travaux corrigent tous les obstacles relevés, ou s’il en restera. Mme Basile explique qu’il en restera, et qu’elle confirmera les chiffres au C.A. Le membre King remercie le personnel pour son important travail d’amélioration de l’accessibilité, que ce soit avec des travaux, avec les programmes ou avec le développement communautaire.
Le membre Smith souligne la qualité des réponses qu’il a reçues aux questions dont il a discuté avec le personnel avant la réunion.
En réponse au commentaire de l’intervenant sur les priorités budgétaires, la membre Crawford indique qu’elle appuie le financement de ressources de sécurité mobile. Elle souligne que le besoin est particulièrement manifeste dans les succursales urbaines, et qu’elle a entendu ces mêmes préoccupations au forum annuel du Conseil des bibliothèques urbaines auquel elle a récemment participé. Elle demande au personnel de commenter ce point. Mme Bebbington souligne qu’il est important de promouvoir un environnement sécuritaire pour le personnel et accueillant pour la clientèle, et que les ressources embauchées par la BPO sont formées pour utiliser une approche empathique et des techniques de désescalade. Comme l’indique un rapport dont on discutera plus tard durant la réunion, il y a du personnel de sécurité en permanence aux succursales Centrale et Rideau. Mme Basile explique que le personnel a recommandé une augmentation de 150 000 $ au budget 2024 pour absorber l’augmentation du coût des services actuels et la mise à l’essai de services mobiles.
La membre Kitts demande quelles sont les intentions quant à l’utilisation du fonds de réserve de la Bibliothèque. Mme Bebbington explique que la gestion de ces fonds sera conforme aux règlements du C.A., et que certains fonds ont récemment été consacrés au mobilier, aux garnitures fixes et aux équipements d’Ādisōke, conformément à une motion antérieure du C.A. Mme Basile ajoute que les cadres décisionnels qui seront présentés au C.A. pourraient présenter des occasions d’investissement du fonds de réserve, par exemple des projets de croissance ou de correction de lacunes de longue date. La membre Kitts demande ensuite si le C.A. pourrait demander au personnel d’utiliser des fonds de la réserve pour accélérer la construction de nouvelles installations. Mme Basile confirme que cette piste pourrait être explorée, mais rappelle que la réflexion devrait tenir compte des coûts de fonctionnement associés à de nouvelles installations et de la capacité du personnel à entreprendre des projets infrastructurels supplémentaires et concurrents.
Pour conclure, le président Luloff demande au personnel de répondre aux commentaires des intervenants, notamment par rapport au nombre d’arrêts du Bibliobus dans le quartier Rivière et la perturbation temporaire des services de casiers du kiosque. Mme Bebbington répond qu’actuellement, on compte sept arrêts du Bibliobus dans le quartier Rivière, soit un de moins qu’avant. Le C.A. a reçu en juin une note de service l’avisant qu’un arrêt serait retiré en raison de travaux, et que le temps qui y était consacré serait ajouté à celui d’un autre arrêt du quartier situé à proximité. Elle rappelle au C.A. que le service de bibliothèque dans ce secteur avait conséquemment été augmenté de 15 minutes, et que le tiers des arrêts du Bibliobus (7 sur 21) sont situés dans le quartier Rivière. En ce qui concerne les casiers pour les articles demandés, elle explique que le C.A. a été informé en septembre d’un risque pour la sécurité, que le personnel a agi de façon prioritaire pour résoudre la situation, et que de nouveaux casiers ont été commandés. Elle mentionne un rapport présenté au C.A. en 2018 qui proposait de mettre fin à ce service lorsque la technologie des casiers précédents serait désuète. Comme il n’y a actuellement pas de cadre décisionnel pour les services mobiles, le personnel a priorisé la continuité du service dans ce secteur jusqu’à l’adoption d’un tel cadre.
En réponse au commentaire sur l’augmentation du nombre de titulaires de carte, elle explique que l’interruption de service durant la pandémie a plombé la croissance et rappelle que la participation à de nombreuses activités ne requiert pas de carte.
Le président Luloff demande si le budget provisoire prévoit une intensification du travail autour de la programmation et l’essai en succursale d’activités pour Ādisōke. Mme Bebbington confirme que oui. Le budget prévoit, d’une part, le maintien des programmes à l’échelle du réseau de la Bibliothèque et, d’autre part, du travail de planification pour Ādisōke afin d’accroître les capacités dès maintenant pour assurer le bon déroulement des opérations avant même l’ouverture de la Bibliothèque centrale.
Au terme de la discussion, le budget provisoire 2024 de la BPO est ADOPTÉ tel quel.
MOTION No OPL 20231205/3
Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa
- Approuve le budget provisoire 2024 de la Bibliothèque publique d’Ottawa;
- Après approbation par le C.A. du budget provisoire 2024 de la Bibliothèque publique d’Ottawa, charge le personnel de transmettre le rapport au Conseil municipal d’Ottawa, aux fins d’examen le 6 décembre 2023, au moment de l’approbation par le Conseil municipal du budget provisoire de fonctionnement et d’immobilisations 2024 de la Ville d’Ottawa.
Résultat: Adopté