Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :

23

Date :

le mardi 10 juin 2025

Heure :

17 h 00 - 20 h 00

Endroit :

Salle Champlain, 110, avenue Laurier Ouest, et participation par voie électronique

Présents :

• Président Matthew Luloff, 
• Vice-présidente Kathy Fisher, 
• Membre Jessica Bradley, 
• Membre Mary-Rose Brown, 
• Membre Alison Crawford, 
• Membre Rawlson King, 
• Membre Catherine Kitts, 
• Membre Harvey A. Slack, 
• et Membre Adam Smith 

---

1.

Avis et renseignements concernant la réunion à l’intention des participants à la réunion et du public

Les avis et renseignements concernant les réunions sont joints à l’ordre du jour et au procès-verbal, y compris : la disponibilité des services d’interprétation simultanée et des mesures d’accessibilité; les procédures relatives aux réunions à huis clos; les points d’information qui ne font pas l’objet de discussions; les avis de non-responsabilité relativement aux renseignements personnels pour les correspondants et les intervenants; les avis relatifs aux procès-verbaux; les détails sur la participation à distance.

Nota:

1. La réunion a commencé à 17 h 02.
2. Les membres Jessica Bradley, Mary-Rose Brown et Adam Smith ont participés par voie électronique.

2.

Reconnaissance du territoire de la Nation Anishinābe Algonquine

Le président Luloff souhaite la bienvenue aux membres et aux participants à la réunion du C.A. de la BPO et procède à la déclaration de reconnaissance du territoire autochtone.

3.

Appel nominal

Le président procède à l'appel nominal à voix haute, de façon aléatoire.

4.

Absents

Il n'y avait aucune absence.

5.

Déclarations d’intérêt

Aucune déclaration d’intérêt n’a été présentée.

6.

Adoption des procès-verbaux

6.1

Procès-verbal 22 - le mardi, 13 mai 2025

6.2

Procès-verbal confidentiel 10 - le mardi, 13 mai 2025

Résultat : Adopté

7.

Communications

Il n'y avait aucune communication.

8.

Mise à jour verbale du président

Propositions de dénominations commémoratives : consultations publiques

Le président Luloff indique qu’on sollicite actuellement l’avis du public sur les propositions de dénominations reçues à la fin de l’année 2024, y compris celles pour les salles de programmes dans les succursales Alta Vista, Beaverbrook et Sunnyside. Il rappelle au C.A. la Politique sur les noms commémoratifs de la BPO, mise à jour en juin 2024, qui porte sur la dénomination des espaces dans les installations de la BPO et des événements et programmes de la BPO en tant qu’acte de reconnaissance public envers une personne ou un groupe pour sa contribution à la communauté. Tout le monde est encouragé à visiter la page des projets d’engagement public sur le site Web de la BPO pour donner son avis sur les noms proposés avant le 12 juin. Après la période de consultation publique, le personnel prendra connaissance de la rétroaction et présentera au C.A. un rapport qui comprendra des recommandations de dénomination.

Mois national de l’histoire autochtone

Le président Luloff indique que, ce mois-ci, la BPO célèbre le Mois national de l’histoire autochtone ainsi que la Journée nationale des peuples autochtones par plusieurs événements honorant les contributions des peuples des Premières Nations, des Inuits et des Métis à notre ville. Il invite tout le monde à se joindre à la BPO pour les trois événements à venir, rendus possibles grâce au soutien généreux de l’Association des amis de la Bibliothèque publique d’Ottawa (AABPO). Le 19 juin, à la succursale St-Laurent, se tiendra un événement en français avec l’auteur et journaliste innu Michel Jean (pour parler de l’histoire émouvante derrière son œuvre Kukum). Le 26 juin, Bibliothèque et Archives Canada organisera une soirée de récits et d’échanges avec l’autrice Phyllis Webstad. Le 21 juin, la BPO célébrera le solstice d’été aux Parcs Wesley Clover dans le cadre du Summer Solstice Indigenous Festival avec son mini-Bibliobus, qui sera chargé de belles lectures et ressources pour tous les âges. Le président Luloff encourage tout le monde à se rendre sur le site Web de la BPO pour en savoir plus et à explorer les listes de lecture sur la page des ressources autochtones.

Club de lecture d’été TD 2025

Le président Luloff souligne le lancement du Club de lecture d’été TD annuel, qui aura lieu le 9 juin. Le thème « Un été autour du monde » amènera les participants à vivre des aventures partout sur le globe. Le Club de lecture d’été TD a pour mission de cultiver l’amour de la lecture et de l’apprentissage en plus de prévenir le dérapage estival. Selon les statistiques présentées sur le site du Club, 98 % des parents et tuteurs disent que leurs enfants ont maintenu ou amélioré leurs compétences de lecture et 97 % des enfants ont maintenu ou augmenté leur plaisir de lire pendant le programme. En s’inscrivant, les enfants peuvent noter leurs lectures, établir des liens et discuter de livres avec d’autres enfants partout au pays, participer à des activités, collectionner des incitatifs à la lecture, écrire des blagues, des histoires et des critiques de livres, et bien plus. Le président Luloff ajoute que d’excellentes ressources sont également disponibles pour les enfants ayant une déficience de lecture des imprimés ainsi que pour les prélecteurs et leurs familles. Il encourage tout le monde à passer dans sa succursale pour s’inscrire.

Vacances à la maison pour les ados

Le président Luloff mentionne également que la BPO invite les ados d’Ottawa à venir créer, apprendre et « chiller » à la Bibliothèque cet été avec le programme Vacances à la maison pour les ados. Grâce à cette initiative, les ados peuvent se rencontrer autour d’une activité de jeux vidéo, de couture ou de cuisine et explorer des listes de lecture sur le thème de l’activité. 

MOTION N^o OPL 20250610/1

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour du président.

Résultat : Reçu

9.

Rapport de la bibliothécaire en chef/directrice générale

Mois de la fierté

Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, souligne que juin est le Mois de la fierté, mois où l’on célèbre la communauté 2SLGBTQIA+. Le 14 juin, la BPO accueillera l’autrice Emily Austin dans le cadre d’un partenariat avec Franco Fierté pour le Projet des Récits arc-en-ciel et organisera une diffusion du film français Rosie suivie d’une discussion. Elle encourage quiconque aimerait en savoir plus sur ces activités et découvrir d’autres programmes à visiter sa succursale et le site de la BPO.

Mois de la reconnaissance des employés

M^me Bebbington souligne les contributions du personnel à l’occasion du Mois de la reconnaissance des employés en juin. Elle fait observer que l’expertise du personnel est un pilier du Cadre décisionnel sur la prestation des services de la BPO. Elle attire l’attention sur le rôle important et essentiel que jouent les employés pour répondre aux besoins d’information et de littératie des clients, et pour aider leurs collègues à offrir des services en bibliothèque. Au nom du C.A. et du président et en son propre nom, elle remercie le personnel pour le travail à la fois extrêmement gratifiant et complexe qu’il accomplit. Par ailleurs, M^me Bebbington félicite Amanda Spargo, conseillère en planification, projets spéciaux, qui a récemment été nommée pour le prix Excellence in Children’s or Teen Services de l’Association des bibliothèques de l’Ontario. Depuis plus de 30 ans, Amanda milite et œuvre pour offrir une programmation innovante aux enfants, une contribution qui a mené à la création de programmes au succès retentissant, comme « Contes sensoriels » et « RoboRevolution ». M^me Bebbington mentionne qu’elle a profondément à cœur les services aux enfants et travaille à tisser de solides réseaux locaux pour que les services de bibliothèque répondent aux besoins de la communauté. M^me Bebbington félicite également les trois membres du personnel dont la candidature a été soumise pour le Prix de distinction de la directrice municipale. Sophie Leung-Hui, de la succursale Ruth-E.-Dickinson, a été nommée dans la catégorie de l’excellence du service pour son immense expertise et sa vaste expérience dans différents services, des qualités qui n’ont d’égales que son relationnel remarquable. Cody Crawford, de la succursale Nepean Centrepointe, membre de longue date de l’équipe de la succursale Centrale, a été nommé dans la catégorie de l’équité, de la diversité, de l’inclusion et de l’appartenance pour sa participation au groupe de travail du personnel de la BPO sur la fierté et pour sa collaboration étroite avec le personnel de la Ville. M^me Bebbington affirme que la créativité, le sens de l’humour constant et l’esprit de collégialité de Cody sont une réelle source d’inspiration pour toutes les personnes ayant la chance de travailler à ses côtés. Elle termine en félicitant Anna Basile, directrice générale adjointe et directrice, Services organisationnels, qui a été nommée en tant que membre du groupe participant au Sommet rural 2024. La collaboration d’Anna avec ses collègues de la Ville a permis de faciliter la planification par les Services en succursale des heures d’ouverture prolongées aux succursales rurales de la BPO et de nouer les liens nécessaires pour promouvoir l’initiative de la BPO. Pour conclure, M^me Bebbington remercie tous les membres du personnel qui contribuent chaque jour à l’accomplissement des objectifs de la BPO, ce mois-ci comme toute l’année. Le C.A. et la bibliothécaire en chef et directrice générale applaudissent le personnel de la BPO.

Heures d’été

M^me Bebbington rappelle que, comme les années précédentes, les succursales seront fermées le dimanche en juillet et en août; le service habituel reprendra le 7 septembre pour les succursales concernées. Elle réitère également que toutes les succursales de la BPO seront fermées le 1^er juillet, le 4 août et le 1^er septembre. Les heures d’ouverture complètes se trouvent sur le site Web de la BPO, à BiblioOttawaLibrary.ca, où les gens peuvent aussi profiter de services virtuels accessibles en tout temps. Pour l’été, M^me Bebbington recommande de lire Le piège de Jean Hanff Korelitz, un roman amusant, divertissant, plein de suspense et truffé de rebondissements qu’elle vient de finir (et qui lui a été prêté par la membre Alison Crawford).

MOTION N^o OPL 20250610/2

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour de la bibliothécaire en chef/directrice générale.

Résultat : Reçu

10.

Rapports

10.1

Politique de développement des collections

Numéro du dossier: OPLB-2025-0610-10.1

Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, mentionne qu’en avril, les membres ont reçu le rapport « Cadre décisionnel sur la prestation des services – Stratégies relative aux services » (OPLB-2025-0408-11.2) et ont approuvé le concept et les énoncés de résultats des stratégies, y compris celle sur les collections. Dans ce rapport, le personnel indique qu’il examinerait le Cadre de gestion du contenu pour s’assurer qu’il concorde avec le Cadre décisionnel sur la prestation des services, y compris pour la stratégie sur les collections. Sarah Macintyre, directrice, Services à la clientèle, présente ensuite au C.A. un résumé succinct du contexte entourant la recommandation de convertir le Cadre de gestion du contenu en une politique administrative de développement des collections (présentation conservée au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale). Chris Simmons, gestionnaire de programme, Services du contenu, est présent pour répondre aux questions.

La présentation comprend :

• le contexte et l’historique entourant certains des jalons importants dans l’élaboration des documents stratégiques sur la collection qui sont soumis à l’approbation du C.A.;
• un survol du processus d’évaluation du Cadre de gestion du contenu (examen de la structure de gouvernance et du fond);
• un résumé d’autres détails sur la manière dont la politique de développement des collections proposée sera appliquée à la BPO.

M^me Macintyre remercie les membres du comité permanent sur la gouvernance (la présidente du comité et membre Bradley, le président Luloff et les membres Crawford et Slack) d’avoir assisté le personnel pendant le processus d’évaluation.

Le membre King affirme que la transformation du cadre décisionnel en une politique officielle s’inscrit dans une approche de gouvernance prudente, doublée d’une vision stratégique. Il demande au C.A. des informations supplémentaires sur les pratiques de surveillance et de présentation de rapports au C.A. qui seront prescrites par la nouvelle politique. M^me Bebbington répond que ces pratiques ne changeront pas, notamment pour ce qui est des rapports sur les indicateurs clés de rendement prévus par la Politique sur la délégation du pouvoir et les politiques connexes du C.A.

Au terme de la discussion, le rapport est REÇU et ADOPTÉ tel quel.

MOTION N^o OPL 20250610/3

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :

1. Approuve la conversion du Cadre de gestion du contenu, actuellement un cadre décisonnel approuvé par le conseil, en politique administrative; et
2. Prenne connaissance de la Politique de développement des collections à titre d’information.

Résutat : Reçu et Adoptée

10.2

Stratégie de marque phase 3 – identité visuelle

Numéro du dossier: OPLB-2025-0610-10.2

Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, mentionne l’engouement collectif que suscite le dévoilement, ce soir, de la nouvelle identité visuelle proposée pour la BPO. Un dévoilement qui suit de nombreux mois de travail acharné, marqués par beaucoup de travail de recherche et d’élaboration de stratégies. Anna Basile, directrice générale adjointe et directrice, Services organisationnels, présente Ben Hagon, président d’Intent, et donne une présentation sur l’identité visuelle (conservée au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale). Voici les faits saillants de la présentation :

• Survol des inspirations conceptuelles;
• Processus et identité visuelle (icône en couleur et en noir, et mot-symbole; slogan; police de caractères; usages);
• Prochaines étapes (capital de marque et implantation de marque, et notamment des mises au point sur l’implantation au comité permanent sur la gouvernance).

Le président Luloff félicite le personnel et l’équipe de conception pour son travail remarquable et souligne que l’identité visuelle est accrocheuse et n’a pas à pâlir devant d’autres marques importantes de la région de la capitale nationale.

Le membre King décrit l’identité visuelle comme une marque novatrice qui s’accorde bien avec le mot-symbole d’Ādisōke. Il exprime sa reconnaissance envers le personnel et Intent.

La membre Kitts félicite le personnel et Intent pour leur travail acharné et dit apprécier l’intentionnalité de l’identité visuelle ainsi que la réflexion derrière chaque élément. Elle demande pour quelle raison on s’est écarté de la palette de couleur de la Ville d’Ottawa. M^me Basile explique que la firme de conception a présenté une palette semblable à celle de la Ville, mais qu’elle a été moins bien accueillie par les personnes consultées : ce sont plutôt les couleurs chaudes (contrairement aux couleurs froides du logo de la Ville) qui ont touché le personnel et les membres du comité permanent sur la gouvernance. De plus, le public ayant commenté que le logo actuel de la BPO pouvait être confondu avec celui de la Ville, il a été décidé de prendre une autre palette de couleur. La nouvelle identité visuelle permettra à la BPO de maintenir son lien avec la Ville, grâce au « O » du motif, tout en arborant son identité propre en tant que bibliothèque publique, soit un établissement distinct et un organisme indépendant de la Ville d’Ottawa.

Le membre Smith dit que le logo proposé est beau et demande comment la nouvelle identité visuelle sera intégrée dans les succursales. M^me Basile rappelle qu’à l’heure actuelle, beaucoup de succursales n’ont pas d’enseigne sur le bâtiment même : la plupart ont une enseigne indépendante sur la chaussée ou une servitude, et certaines sont là depuis pratiquement 20 ans. Si l’identité visuelle est approuvée par le C.A., le personnel fournira une trousse d’affichage complète qui comprendra la nouvelle conception et les mises à jour pour les enseignes extérieures (pour lesquelles un financement est inscrit au budget 2025).

Le membre Smith demande si ce sera bien le logo présenté ce soir qui apparaîtra sur les nouvelles enseignes extérieures, ce que M^me Basile confirme. Elle ajoute que certaines succursales n’ont pas et n’auront pas d’enseignes indépendantes, car comme il a été expliqué, leur emplacement ne le permet pas (par exemple, les succursales qui se trouvent dans un centre d’achat ou une plaza, ou alors les enseignes qui ont des caractéristiques spéciales, comme une enseigne lumineuse).

Le président Luloff s’enquiert des plans pour les succursales dont le nom est affiché sur la façade extérieure, comme la succursale Cumberland, et la membre Crawford s’enquiert du logo de la BPO d’avant la fusion sur la façade extérieure de la succursale St-Laurent. M^me Basile confirme que ces cas précis et toute autre modification recommandée seront pris en compte dans le plan de déploiement. La priorité sera de remplacer les enseignes extérieures indépendantes très visibles.

La vice-présidente Fisher se dit en faveur de la nouvelle identité visuelle; elle trouve le slogan audacieux, accrocheur et assez spectaculaire et l’interprétation française du slogan bien pensée. M^me Bebbington remercie Nadine Bernard, gestionnaire de programme, Communications, et son équipe pour toute la réflexion derrière cette interprétation. La vice-présidente Fisher demande quel sera l’usage du slogan et comment il sera appliqué. M^me Basile lui répond qu’une fois la stratégie de marque approuvée, elle sera intégrée au plan de communications, ce qui comprend par exemple les programmes et les autres campagnes et initiatives, comme celles sur la littératie ou la liberté intellectuelle.

Le président Luloff trouve que le slogan reflète les valeurs de la BPO et ajoute qu’il est évocateur d’interactions personnelles où les gens peuvent sonder leur propre curiosité et explorer des idées sans aucune limite. Il trouve que l’identité visuelle véhicule un concept clé sous-jacent aux récentes initiatives du personnel et du C.A., tout en pointant vers la trajectoire future de la BPO. Il remercie également M^me Bernard et l’équipe des communications pour cette excellente interprétation du slogan en français.

Pour finir, le membre Slack mentionne le côté inspirant de l’identité visuelle et félicite le personnel ainsi que la firme de conception pour leurs réussites dans ce projet. Il souligne que l’identité visuelle laisse libre cours à toutes sortes d’interprétations intéressantes, pertinentes et uniques, et qu’elle se démarquera au milieu des autres institutions culturelles de la capitale nationale. Il présente la motion suivante, qui propose l’ajout d’une approbation à la motion actuelle :

Motion du membre Harvey A. Slack :

Que le conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve les instruments de communication dans le cadre de l’identité visuelle de la stratégie de marque.

                                                            ADOPTÉE

Au terme de la discussion, le rapport est ADOPTÉ tel que modifié.       

MOTION No OPL 20250610/4

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :

1. Approuve la nouvelle identité visuelle (icône et mot-symbole) telle quelle;
2. Demande au personnel de planifier le lancement officiel et de coordonner la diffusion en 2026; et
3. Approuve les instruments de communication dans le cadre de l'identité visuelle de la stratégie de marque.

Résultat : Adoptée, tel que modifiée par l'administrateur Harvey A. Slack

10.3

Convention de bail pour la succursale Blackburn Hamlet

Numéro du dossier: OPLB-2025-0610-10.3

MOTION No OPL 20250610/5

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :

1. Approuve une convention de bail (la « convention ») conclue avec J&D Ladybug Holdings Ltd. (le « propriétaire ») visant un espace commercial de 7 333 pieds carrés au 199, promenade Glen Park et destiné à l’usage continu de la succursale Blackburn Hamlet. La convention a une durée de dix (10) ans débutant le 1^er décembre 2025 et se terminant le 30 novembre 2035, pour une contrepartie totale approximative de 1 614 704,72 $ (TVH en sus) pour la durée de la convention; et
2. Délègue à la directrice générale le pouvoir de finaliser et d’exécuter la convention conformément aux modalités énoncées dans ce rapport.

Résultat : Adopté

10.4

Ādisōke – Mise à jour sur les travaux de construction et planification opérationnelle

Numéro du dossier: OPLB-2025-0610-10.4

Craig Ginther, directeur, Service des installations et des technologies, et Tara Blasioli, gestionnaire, Construction et Design – Bâtiments, Direction générale des services d’infrastructure et d’eau, Ville d’Ottawa, présentent l’avancement du projet Ādisōke, y compris les derniers développements de la construction et de la planification opérationnelle (présentation conservée au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale). Voici les faits saillants de la présentation :

• Avancement de la construction et activités prévues pour 2025;
• Prochaines grandes étapes du chantier et dates prévues;
• Planification opérationnelle (ouverture et échéances).

Le président Luloff dit qu’il a été particulièrement content d’apprendre qu’un vérificateur indépendant travaille en tant qu’expert impartial avec l’équipe de projet et l’entrepreneur pour évaluer les pressions potentielles sur le calendrier de construction. Il réitère sa confiance envers les partenaires de construction et l’importance de la prudence à l’égard du travail à réaliser. Il exprime également son appréciation pour la transparence démontrée en aval, les pressions sur le calendrier ayant été communiquées tôt dans le processus de collaboration avec l’entrepreneur, ainsi que pour la confiance du personnel envers le C.A. et le Conseil, sans oublier les efforts déployés pour assurer la confiance du public. Pour finir, il mentionne être impatient d’avoir d’autres nouvelles.

La vice-présidente Fisher demande au personnel de s’exprimer sur les répercussions potentielles quant aux plans d’ouverture. M. Ginther répond qu’il n’y a pas de risque précis connu à ce stade et que la préparation opérationnelle se poursuit. M^me Bebbington souligne que, d’un point de vue financier, le personnel a gardé un haut niveau de transparence avec le C.A. pour ce qui est des répercussions de la préparation opérationnelle sur le budget annuel, le plus récemment en 2025. Elle explique que la dotation des postes de la Bibliothèque centrale à Ādisōke fait naître un risque budgétaire continu, surtout pour le financement opérationnel nécessaire en 2026.

La membre Crawford demande s’il est possible d’ajuster le calendrier pour l’approvisionnement en mobilier pour Ādisōke, étant donné la montée des prix provoquée par les tarifs récents. M. Ginther répond qu’il y a un comité du Bureau de gestion des projets qui se penche sur la question, notamment sur l’ordre des appels d’offres (qui n’ont pas encore été publiés), et qui travaille étroitement avec les Services de l’approvisionnement de la Ville. Il précise que les discussions se poursuivent quant au juste équilibre à assurer pour obtenir le mobilier au moment voulu sans trop subir les pressions économiques. L’appel d’offres pour les étagères, par exemple, sera probablement publié en premier, étant donné le temps de fabrication nécessaire.

Le membre Slack remercie le personnel pour la présentation, et mentionne qu’il passe devant le site en voiture tous les jours et continue d’être impressionné par le design et la progression des travaux.

Au terme de la discussion, le rapport est reçu tel quel.

MOTION No OPL 20250610/6

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

Résutat : Reçu

11.

Points à huis clos

Il n’y a aucun point à huis clos.

12.

Information distribuée auparavant

12.1

Note de service - Rapport de la ville en lieu à Ādisōke

13.

Avis de motions (pour examen lors d’une réunion subséquente)

Il n’y a aucun avis de motion.

14.

Demandes de renseignements

Il n’y a aucune demande de renseignements.

15.

Autres questions

Anna Basile, directrice générale adjointe et directrice, Services organisationnels, est en train de lire The Women de Kristin Hannah. Tara Blasioli, chef de service, Construction et Conception, Immeubles, Direction générale des services d’infrastructure et d’eau, Ville d’Ottawa, lit Table for Two d’Amor Towles. La membre Kitts continue sa lecture d’Empire of Pain par Patrick Radden Keefe. Le membre King est en train de lire Nexus par Yuval N. Harari et Critical Communication de Vincent Mosco. Nadine Bernard, chef de service, Communications, lit The Blue Castle de Lucy Maud Montgomery. Ben Hagon, président, Intent, lit quant à lui Iron John de Robert Bly.

16.

Levée de la séance

Il est résolu que la réunion du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa soit levée à 18 h 38.

17.

Prochaine réunion

Le mardi, 9 septembre 2025 (les dates du 8 juillet et du 12 août sont tenues si nécessaire)