Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et DG, et Anna Basile, directrice, Services organisationnels, donnent une présentation sur les estimations budgétaire provisoires de fonctionnement et d'immobilisations de 2023 et les prévisions d'immobilisations sur quatre ans (conservée dans les dossiers de la bibliothécaire en chef et DG). Mme Bebbington est heureuse de présenter le budget de 2023, qui s'appuie sur le cadre financier approuvé par le C.A. Le budget alloue des fonds aux priorités du C.A.: le développement communautaire, la promotion de la valeur de la BPO, l'engagement auprès du public en matière de services ainsi que l'investissement dans les nouvelles technologies pour accroître l'accessibillité communautaire. En plus de ces importantes initiatives, le budget prévoit l'amélioration ou le remplacement d'actifs clés qui serviront à la prestation des services de bibliothèques, notamment dans les succursales Riverside-Sud et Barrhaven. Mme Bebbington fait un survol du budget provisoire 2023 de la Bibliothèque, qui prévoit une augmentation nette de 850,000 $ du budget de fonctionnement, et de 1,56 M$ des fonds alloués aux projets d'immobilisation. Elle mentionne aussi que les recettes ainsi que les investissements dans les infrastructures des succursales que l'on attend des partneraires de la Ville, s'ils sont approuvés, porteront l'investissement total dans la Bibliothèque à 61,28 M$. Mme Bebbington parle également des demandes relatives aux pressions sur le budget de fonctionnement et aux équivalents temps plein (ETP) de 2023. Elle fait un survol des cinq demandes d'ETP permanent: un nouveau gestionnaire, Services au public dans les Services en succursale, et quatre employés au développment communautaire et à l'expérience client, qui s'ajoutent à quatre demandes d'ETP temporaires pour le Cadre décionnel sur la prestation des services, la gestion des horaires du personnel et les installations. Mme Basile présente le détail et les estimations du budget provisoire 2023. Elle done des précisions sur les pressions sur le budget de fonctionnement pour 2023, soit des dépenses obligatoires et des éléments stratégiques. Elle présente, à titre informatif, le volet des immobilisations par catégories ainsi que le plan d'immobilisations quadriennal. Elle conclut en donnat des précisions sur le fonds de réserve, qui atteindra selon les prévisions 11 M$, et les frais d'utilisations. Mme Bebbington résume les prochaines étapes du calendrier du budget provisoire 2023. Pour conclure, la bibliothécaire en chef et DG indique que le budget présenté respecte les limites données par le Conseil municipal, répond aux exigences de la BPO, permet de maintenir les activités courantes, assure un financement pour les nouvelles initiatives, répond au souhait du C.A. d'accorder plus d'attention au développement communautaire, répond aux besoins immédiats en ressources humaines, prépare l'organisation pour l'avenir, remplit les obligations en matière d'entretien des actifs de la Biblothèque et prévoit des fonds pour les initiatives approuvées de croissance des installations.
Mme Bebbington donne la parole aux membres qui auraient des questions. Matthew Pritz, gestionnaire de programme, Services financiers et opérationnels, est aussi présent pour répondre aux questions.
Le président Luloff rappelle au C.A. que le personnel ne peut répondre qu'aux questions de clarication pour le moment. Il se dit très impressionné par la prudence financière de l'organisation, qui montre à la Ville d'Ottawa que la BPO agit de façon responsable et est prête à contribuer activement à remédier aux incertitudes financières à une échelle globale.
M. Smith remercie le personnel pour cette excellent présentation. Il demande quelles étaient les hypothèses appuyant le budget provisoire 2023 en lien avec le cadre financier approuvé par le C.A. Mme Basile indique que des prévisions et une planification financière à long terme approfondies sont essentielles pour optimiser l'utilistaion des fonds. Elle ajoute qu'il est important de réaliser une évaluation en temps réel pour comprendre les répercussions potentielles des décisions financière à grande échelle, en fonction d'une série d'hypothèses.
Au terme de la discussion, le rapport est REÇU et DÉPOSÉ tel quel.
Nota: Le rapport est déposé lors de la réunion. Les documents sont publiés au moment où ce point est abordé.
MOTION No OPL 20230131/8
Que le Conseil d'administration (C.A.) de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO):
- Examine et dépose le budget provisoire 2023 de la BPO et une prévision budgétaire quadriennal d'immobilisations;
- Charge le personnel de transmettre le budget provisoire 2023 de la BPO au Conseil municipal d'Ottawa à sa réunion du 1re février 2023, au moment du dépôt du budget provisoire de fonctionnement et d'immobilisations 2023 de la Ville d'Ottawa.
Résultat: Reçu et déposé