Le président Luloff quitte la réunion à 17 h 25 et y revient à 17 h 27.
Anna Basile, directrice, Services organisationnels, donne une présentation (conservée au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale) sur la sûreté et la sécurité, pour informer le C.A. des mesures de gestion des risques de la BPO, en particulier celles que prend la direction pour que les employés puissent se concentrer sur leur travail de soutien et de promotion des services de littératie et de bibliothèque auprès de la population. En résumé, elle :
- explique qu’aux termes des lois applicables, le C.A. est responsable de la sûreté et de la sécurité des biens, des clients et des employés;
- présente un historique et expose les catalyseurs des changements clés apportés au modèle de dotation et aux ressources technologiques de la BPO pour améliorer la sécurité des employés;
- résume l’approche de la BPO en matière de sécurité et les rôles des partenaires clés, notamment la Sécurité municipale de la Ville d’Ottawa et les services externes d’agents de sécurité;
- explique le contexte d’un paysage social mouvant et les tendances des incidents des cinq dernières années, notamment selon les heures d’ouverture, l’emplacement et le type d’incident;
- donne un aperçu des répercussions de ces tendances;
- parle de l’engagement de la direction de voir à ce que les employés aient la capacité d’effectuer le travail pour lequel ils ont été embauchés, conformément à leur rôle et à leur expertise, et de prendre des mesures d’atténuation;
- présente brièvement les considérations à venir en matière de continuité de l’atténuation;
- recommande que le C.A. demande au personnel d’explorer des moyens de sécurité supplémentaires et d’inclure tous les coûts correspondant à ces recommandations dans le budget préliminaire 2024, ainsi que de se pencher sur la création de partenariats pour offrir une palette de services sociaux dans les installations de la bibliothèque grâce à un financement des organismes partenaires.
En réponse à une question de la membre Brown quant à ce qui expliquerait la recrudescence des incidents entre 2018 et 2019, Mme Basile souligne les initiatives qui ont permis une communication plus assidue des incidents de la part du personnel.
En réponse aux questions de la membre Brown concernant la hausse des incidents liés à la consommation de drogues et les intentions de la BPO quant aux trousses de naloxone, Mme Basile précise que plusieurs réseaux de bibliothèques publiques disposent de trousses de naloxone dans leurs locaux. Elle souligne que tout le monde (personnel et clientèle) peut s’en servir, comme c’est le cas des défibrillateurs externes automatisés (DEA) qui sont actuellement présents dans les installations publiques. Elle ajoute que la BPO travaille sur les détails avec Santé publique Ottawa et applique les enseignements retenus des pratiques exemplaires dans d’autres réseaux de bibliothèques publiques. Elle croit comprendre que les installations de la Ville n’offrent pas ces trousses actuellement. Elle indique que la BPO a pris note des techniques d’intervention des paramédics et leur a demandé si des trousses de naloxone sont disponibles, et que les services d’agents de sécurité en ont aux deux succursales où ils travaillent (Centrale et Rideau). Pour répondre à la question de la membre Brown concernant les répercussions des incidents liés à la consommation de drogues sur les employés, Mme Basile signale que certains ont déjà leur propre trousse, mais que la BPO ne voulait pas mettre son personnel dans une position inconfortable ni insuffler un climat psychologique négatif en lui imposant d’administrer ce produit. Toutefois, à l’avenir, des trousses seront mises à la disposition des employés qui sont à l’aise de le faire.
La vice-présidente Fisher demande si les sanctions relatives aux interdictions d’entrée sont modulables. Mme Basile indique qu’elles peuvent faire l’objet d’un appel, et sont donc susceptibles d’être annulées.
La membre Bradley se dit déçue de la hausse des incidents que la succursale Greenboro a connue ces dernières années, et du fait que des mesures de sécurité s’avèrent nécessaires, mais manifeste aussi sa satisfaction de constater que la BPO est proactive dans la recherche de solutions pour assurer la sécurité de tous, y compris l’élargissement des services de sécurité. Elle demande instamment au personnel de collaborer avec les conseillers municipaux des quartiers où les incidents sont les plus nombreux pour discuter des mesures possibles. Mme Basile répond par l’affirmative et ajoute que le personnel adopte une approche globale dans l’examen des incidents, notamment en sollicitant l’avis des employés et des partenaires, y compris les conseillers, avant de faire rapport au C.A.
La membre Bradley demande si le personnel présentera au C.A. un rapport contenant des recommandations spécifiques quant aux prochaines étapes, ou si des changements relatifs aux mesures de sécurité seront demandés par le canal budgétaire. Mme Basile répond que l’intention du rapport de ce soir était de mettre en contexte les éventuelles demandes budgétaires, ajoutant que si l’on souhaite obtenir du personnel des informations supplémentaires avant le budget, cela peut être réfléchi, mais rappelle qu’il reste peu de temps avant le dépôt du budget 2024 en novembre. Mme Bebbington confirme que toute demande ultérieure devra passer par le processus budgétaire et être accompagnée d’un rapport fournissant les détails nécessaires.
Le membre King note que la sécurité est une préoccupation primordiale pour les bibliothèques et remercie le personnel d’avoir fait circuler un article récent du Walrus sur les défis que rencontrent les bibliothèques canadiennes publiques en matière de santé mentale, de consommation de substances et d’autres problèmes de sécurité. À propos du futur réseau de soutien par les pairs pour les employés qui a été mentionné, il demande au personnel de décrire les mesures de soutien que la BPO offre actuellement aux employés après un incident de sécurité. Mme Basile en présente un certain nombre, dont le Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF), qui offre des services de counselling et d’autres soutiens, que ce soit pour des questions professionnelles ou personnelles. Récemment, la direction de la BPO a introduit un changement dans le processus du PAEF : un chef de service peut maintenant entrer en contact avec les responsables du programme pour qu’un conseiller s’adresse directement à l’employé en difficulté. Un conseiller a aussi été affecté récemment aux succursales Centrale et Rideau pour animer des discussions de groupe sur les incidents récents et les ressources de soutien disponibles. Mme Basile ajoute que tous les cadres supérieurs et tous les chefs des services en succursale reçoivent et étudient les rapports d’incidents.
Le membre King souhaite connaître quelle formation à la sécurité est offerte aux employés des succursales. Mme Basile mentionne plusieurs programmes :
- Sécurité en milieu de travail (compétences essentielles aidant à désamorcer les situations et à réduire les risques d’agression verbale ou de violence physique);
- Respect en milieu de travail (rôles et responsabilités en matière de discrimination, de harcèlement et de violence en milieu de travail);
- Plusieurs modules de formation spécialisés tels que ceux liés aux interventions auprès de personnes sans domicile fixe;
- Services à la clientèle et techniques de désescalade (fourni par le Centre de toxicomanie et de santé mentale);
- Établissement des rapports sur les incidents, etc.
Le membre King salue le personnel pour sa démarche et son exploration des options de soutien communautaire pour les clients ayant besoin de services qui dépassent le mandat de la Bibliothèque. Il mentionne que la Société de logement communautaire d’Ottawa (LCO) peut s’avérer un partenaire utile puisqu’elle rencontre des problématiques similaires. Mme Bebbington souligne, concernant la question de la formation soulevée par le membre, que les services d’agents de sécurité sous contrat avec la Bibliothèque sont spécialement sélectionnés pour leur approche empathique et la formation en désescalade qui est donnée aux agents.
La membre Crawford suggère un autre partenariat potentiel avec les cliniques d’identification juridique, qui peuvent aussi aider à accroître le nombre d’abonnements à la Bibliothèque. Elle demande également si le personnel a le sentiment d’être suffisamment soutenu par la Ville d’Ottawa et d’autres partenaires communautaires pour participer aux initiatives de collaboration mentionnées dans le rapport. Mme Basile cite plusieurs services et organismes de la Ville, notamment la Direction de la sécurité municipale des Services de protection et d’urgence; la Direction générale des loisirs, de la culture et des installations; le Service de police d’Ottawa; les paramédics d’Ottawa; et Santé publique Ottawa, qui travaillent avec la BPO et reconnaissent que nous sommes tous dans le même bateau. Mme Basile fait observer aussi que, par exemple, le personnel de la succursale Rideau travaille avec plusieurs groupes communautaires. Elle remercie son équipe des Installations (Megan Birchfield et Simon Legault) d’avoir établi ces relations pour améliorer la collaboration et la sécurité des clients et des employés. Mme Basile note que la BPO accueille favorablement le travail que les Services sociaux et communautaires de la Ville et les Services de police d’Ottawa entreprendront quant aux interventions en santé mentale dans le courant de l’année à venir. Grâce à cela, les employés de la BPO sauront que s’ils doivent prendre le téléphone quand un problème survient, un partenaire de confiance va répondre.
Reconnaissant l’immense compassion des employés de la BPO envers la population, la membre Crawford note que la Bibliothèque ne peut pas agir sur tous les fronts. Elle demande si la BPO pourrait solliciter d’autres fonds, par exemple de la part du gouvernement provincial, pour épauler les services sociaux dans un cadre partenarial. Mme Basile répond que le personnel pourrait réfléchir à cette suggestion.
En réponse à une demande de renseignements supplémentaires du membre Smith sur les incidents violents et non violents, Mme Basile précise qu’il manque encore certaines informations, mais que le personnel envisage d’apporter de nouvelles modifications au modèle de rapport pour améliorer la collecte de données aux fins d’analyse et de rapport interne.
Le membre Smith demande ensuite si les images de télévision en circuit fermé sont surveillées en temps réel, ce à quoi Mme Basile répond que la surveillance est variable.
Le membre Smith s’interroge sur la manière dont le travail des membres pourra éventuellement s’inscrire dans le futur élargissement des activités vers les services sociaux. Mme Basile précise que les services sociaux à venir seront offerts dans le cadre de partenariats, et ne seront ni financés ni fournis directement par le C.A. de la BPO. Elle rappelle le mandat de la Bibliothèque publique aux termes de la Loi sur les bibliothèques publiques, qui consiste à fournir des documents en vue de leur usage et de leur emprunt, et de fournir des services de référence et de renseignement. Pour que les employés puissent effectuer le travail pour lequel ils ont été embauchés, la Bibliothèque explore des avenues de partenariat pour l’offre de services qui dépassent ce mandat. À titre d’illustration, Mme Basile cite la fructueuse collaboration de la BPO avec Santé publique Ottawa (SPO), qui a ouvert une clinique de bien-être communautaire à la succursale Greenboro.
Le membre Smith craint que ces partenariats n’attirent dans les installations de la BPO des personnes qui ne s’y rendront pas pour profiter des services de la BPO. Mme Basile répond que le but premier est de répondre aux besoins des clients qui utilisent déjà nos installations, et de veiller à ce que les employés qui orientent des clients vers ces services soient certains de leur disponibilité au moment et là où ils sont nécessaires.
La vice-présidente Fisher demande s’il y aurait une incidence sur l’usage des salles de réunion et sur la programmation de la Bibliothèque si des espaces de la BPO étaient utilisés pour des services sociaux. Mme Basile fait observer que tous les partenariats de services sociaux seraient mutuellement bénéfiques, notamment pour la BPO, puisqu’ils permettraient aux employés de se concentrer sur leur travail et de fournir les services dont ils sont chargés.
Poursuivant sur le sujet de l’utilisation des salles de réunion, le président Luloff demande si la BPO est responsable des mesures de sécurité supplémentaires qui pourraient être requises pour des événements susceptibles d’entraîner une interruption des services. Mme Basile indique que les besoins supplémentaires en sécurité et les frais correspondants sont traités au cas par cas.
La vice-présidente Fisher demande comment la BPO mesure l’usage des espaces de la Bibliothèque, y compris les revenus qui s’y rapportent. Mme Basile répond que lorsque des salles sont mises à disposition dans le cadre d’un partenariat avec la BPO, ce ne sont pas toujours des salles de réunion, et qu’aucune tarification n’est prévue pour l’usage des espaces par les partenaires.
Le président Luloff remercie Mme Basile et son équipe pour l’incroyable travail fait sur le rapport et exprime sa reconnaissance pour le soin porté à assurer la sécurité permanente des clients et du personnel.
Au terme de la discussion, le rapport est REÇU et ADOPTÉ tel quel.
MOTION No OPL 20230613/3
Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa :
- Prenne connaissance du présent rapport à titre d’information;
- Encourage le personnel à explorer des mesures de sécurité supplémentaires, tel que décrit plus en détail dans le présent rapport, et à inclure tous les coûts recommandés dans l’ébauche du budget 2024; et,
- Encourage le personnel à explorer le développement de partenariats pour offrir une variété de services de travailleurs sociaux dans les installations de la bibliothèque, financés par des agences partenaires, tel que décrit plus en détail dans ce rapport.
Résultat: Reçu et Adopté