Veuillez vous référer à la réunion du C.A. de la BPO du 31 janvier 2023 pour les documents.
Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, et Anna Basile, directrice, Services organisationnels, présentent au C.A. un résumé des grandes lignes du budget provisoire, notamment de l’information sur les dépenses de fonctionnement et les dépenses d’immobilisations recommandées en 2023 (présentation conservée au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale). Mme Bebbington souligne que le personnel recommande que la grille tarifaire proposée soit changée afin de tenir compte des frais de remplacement des divers laissez-passer. Le budget provisoire indiquait que les frais de remplacement seraient fixés à 50,00 $, mais un changement est recommandé afin de tenir compte du coût réel de remplacement, en accord avec le cadre financier. Mme Bebbington informe les membres du C.A. que le personnel n’a reçu aucune rétroaction via l’adresse de courriel réservée aux questions budgétaires ni lors des consultations budgétaires menées par les membres du C.A. Les messages fournis au C.A. ont été distribués avec l’ordre du jour sous « Communications » :
- Services de bibliothèque dans le quartier Rivière (courriel de Linda Sabine, en date du mardi 24 janvier 2023);
- Services du kiosque au Centre communautaire de Hunt Club-Riverside Park (courriels de Christine Johnson, en date des lundi et mardi 23 et 24 janvier 2023);
- Succursale de la bibliothèque publique pour le quartier Hunt Club-Riverside (courriel de Sabine Khazal, en date du vendredi 10 février 2023).
Matthew Pritz, gestionnaire de programme, Services financiers et opérationnels, et Diana Adjarska-Litzanova, Services financiers de la Ville d’Ottawa, sont aussi présents pour répondre aux questions.
Le C.A. reçoit les intervenants suivants. L’astérisque (*) indique ceux qui ont fourni une présentation écrite ou un mémoire conservé au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale.
Riley Brockington, conseiller du quartier 16 (Rivière), représente Carlington, Central Park, Carleton Heights, Mooney’s Bay, Riverside Park et Hunt Club/Uplands. Le conseiller Brockington mentionne aux membres du C.A. que son quartier est au cœur de la zone urbaine d’Ottawa et compte plus de 50 000 résidents. Le quartier Rivière est socioéconomiquement diversifié et arrive au deuxième rang pour le nombre de logements communautaires (LCO) et de résidents vivant en LCO. Il souligne que le secteur de Carlington est considéré par la Ville d’Ottawa comme l’un des trois secteurs les plus à risque. Un comité sur le cadre de développement communautaire y est actif, dont font partie la BPO et le conseiller municipal. Ce dernier précise que Rivière est le seul quartier urbain et l’un des deux quartiers de toute la ville qui n’a pas de succursale de la BPO. Il demande que la BPO augmente considérablement ses services et programmes en personne dans le quartier Rivière. Plus particulièrement, il souhaite qu’une somme de 100 000 $ du fonds de réserve de la BPO (soit moins de 1 % du total prévu) soit affectée à des programmes et services supplémentaires dans le quartier Rivière, principalement au Centre communautaire Alexander et au Centre communautaire de Hunt Club-Riverside Park. Le conseiller propose que la BPO définisse des options de programmes et mette en œuvre des initiatives d’ici septembre 2023, en collaboration avec des partenaires communautaires et son bureau.
Le président remercie le conseiller pour ses observations et précise que quatre quartiers sont dépourvus de succursale dans la ville d’Ottawa.
En réponse à une question du membre Smith au sujet de l’affectation de la somme de 100 000 $, le conseiller Brockington propose que la BPO se rende dans le quartier pour déterminer les besoins et les enjeux, et établisse ensuite un plan en conséquence.
La membre Crawford s’enquiert des succursales fréquentées actuellement par les résidents du quartier Rivière. Le conseiller Brockington répond qu’ils fréquentent plusieurs succursales. Les quatre principales sont : Alta Vista, Carlingwood, Emerald Plaza et Greenboro; il souligne qu’aucune d’entre elles n’est accessible via un trajet d’autobus direct pour les résidents du quartier.
La membre Kitts demande au conseiller s’il a parlé directement à OC Transpo au sujet des trajets d’autobus? Le conseiller Brockington répond par la négative.
La membre Kitts poursuit en demandant la distance approximative que doivent parcourir les résidents du quartier Rivière pour se rendre dans une succursale. Le conseiller Brockington offre quelques estimations, ajoutant que dans certains cas, il peut y avoir une succursale à distance de marche.
En réponse à une question du membre Slack qui se demande si le quartier Rivière est un cas unique dans la ville, le conseiller Brockington indique que le personnel serait plus apte à répondre; cependant, il évoque l’analyse des lacunes qui fera partie du cadre sur les installations de la BPO.
Le membre King demande si le conseiller sollicite une allocation ponctuelle, évoquant lui aussi l’analyse des lacunes à venir plus tard en 2023. Plus particulièrement, il veut savoir si la demande du conseiller Brockington est suffisante ou si celui-ci entend revenir devant le C.A. pour obtenir d’autres fonds puisqu’il faudra du temps après l’analyse des lacunes pour prendre des décisions par rapport à de futures installations. Le conseiller Brockington précise que sa demande vise l’année 2023 et indique qu’il pourrait revenir au prochain cycle budgétaire. Il mentionne aussi plusieurs possibilités d’implantation de la BPO dans son quartier, notamment l’agrandissement du Centre communautaire Alexander et des commerces vides dans le secteur de Hunt Club.
La vice-présidente Fisher demande au conseiller s’il prévoit revenir devant le C.A. pour solliciter un financement annuel ultérieur? Le conseiller réitère que les besoins à court terme du quartier Rivière peuvent être comblés dans le cadre budgétaire de 2023, ajoutant que le rapport d’analyse des lacunes sera très utile et permettra d’éclairer les discussions à venir. Il indique aussi que tant que ces lacunes existeront, il continuera de prendre la parole au nom des résidents de son quartier.
Le président Luloff remercie le conseiller pour sa présentation.
Cliente de longue date de la Bibliothèque et ancienne membre du C.A. juste avant la fusion et peu de temps après, Alayne McGregor* ajoute que la BPO est l’un des services les plus appréciés de la ville. Elle exprime ses préoccupations et ses questions concernant le budget provisoire 2023, notamment la diminution de 59 000 $ des sommes allouées aux acquisitions pour les collections, soulignant aussi l’importance de revenir aux horaires d’avant la pandémie.
Le président Luloff demande au personnel de répondre aux préoccupations soulevées par Mme McGregor.
Mme Bebbington remercie Mme McGregor et le conseiller de l’intérêt évident et du souci qu’ils portent à l’égard des services de bibliothèque. Elle souligne que la BPO est financièrement prête à revenir aux horaires d’avant la pandémie, mais qu’il manque encore de personnel, comme dans bien d’autres secteurs d’activité au Canada. Elle réitère que dès que le problème de main-d’œuvre s’atténuera, les horaires seront rétablis, et les projets d’expansion seront envisagés avant les prochains budgets.
En ce qui concerne la diminution de 59 000 $ du budget d’acquisitions, notamment pour les dépenses visant le matériel et les services (page 5 du document 2), Mme Basile explique que cette catégorie englobe divers éléments, y compris l’achat pour les collections. Elle souligne que le montant de 59 000 $ mentionné découle de l’annulation d’un financement ponctuel prévu dans le passé pour d’autres dépenses. Mme Basile confirme que cette opération comptable n’a pas d’incidence sur le budget d’enrichissement des collections.
John D. Reid, résident du quartier Rivière, demande au C.A. d’approuver la mesure à court terme proposée plus tôt par le conseiller Brockington afin d’offrir des services équitables dans le quartier. Il fait état de lacunes de longue date dans le quartier. M. Reid renvoie à une motion adoptée par le C.A. de l’ancienne BPO en 1994 qui demandait au personnel d’entamer une discussion et de conclure une entente avec la Ville d’Ottawa au sujet d’un emplacement pouvant accueillir une succursale sur les lieux du Centre communautaire de Hunt Club. Il souligne qu’il n’y a pas eu de suite à cette initiative. Soulignant que la technologie du kiosque est désuète et que le Bibliobus n’offre qu’une fraction du service d’une succursale, il estime qu’il est injuste d’allouer des fonds dans le budget à l’amélioration des services dans les succursales existantes et à l’instauration de succursales en banlieue qui, à son avis, contribueraient à l’augmentation des émissions de gaz à effet de serre, alors que des lacunes de longue date n’ont pas encore été comblées et que la Bibliothèque continue d’enregistrer des excédents. M. Reid croit qu’il est possible d’installer une succursale modeste dans le quartier Rivière, compte tenu de la disponibilité de locaux à louer dans le secteur. Il indique que des ressources pourraient aussi être libérées par la réduction des services de certaines succursales durant les périodes de plus faible achalandage. M. Reid précise que le financement initial prévu pour le développement communautaire (qui atteint maintenant 50 000 $) a été consenti à la demande de l’ancien membre Brockington, mais que les fonds ont été dépensés à la grandeur de la ville et que rien n’a été alloué pour Hunt Club en 2022. Pour conclure, M. Reid indique que, selon lui, la somme de 100 000 $ demandée par le conseiller Brockington constitue une juste part pour le quartier Rivière, qui est mal servi.
En l’absence de questions à l’intention du troisième intervenant, le président donne la parole aux membres du C.A. qui ont des questions au sujet du budget provisoire.
La membre Crawford ajoute qu’elle attend avec impatience l’analyse des lacunes afin de pouvoir aider les communautés dans les secteurs comme le quartier Rivière. Elle se demande comment la Bibliothèque peut continuer à offrir des services dans le contexte où la subvention du gouvernement provincial, notamment, n’a pas été augmentée depuis des années. À cet égard, elle s’enquiert des démarches qui ont été faites auprès du gouvernement provincial par rapport à cette subvention. Mme Bebbington indique que le montant de la Subvention de fonctionnement aux bibliothèques publiques (PLOG) est inchangé depuis un bon moment. Elle souligne que la Fédération des bibliothèques publiques de l’Ontario fait un travail de sensibilisation sur cette question au nom de ses membres, dont fait partie la BPO. Elle souligne aussi que la BPO a fait des démarches auprès du gouvernement provincial dans le passé et a demandé à intervenir cette année, mais que sa candidature n’a pas été retenue. Mme Basile ajoute que la BPO a eu la chance de recevoir des fonds d’immobilisations du gouvernement provincial (pour la future succursale de Barrhaven).
La membre Bradley demande des éclaircissements sur la grille tarifaire proposée au personnel et s’enquiert de l’incidence sur les recettes. Mme Basile précise que dans le budget provisoire, les frais de remplacement sont fixés à 50 $; toutefois, les changements recommandés tiennent compte du coût réel des divers laissez-passer et concordent avec le cadre financier.
En réponse à une autre question de la membre Bradley au sujet de la liste complète des laissez-passer et des frais de remplacement, Mme Basile indique qu’une liste sera accessible au public sur le site Web de la BPO et elle donne des exemples.
En ce qui concerne le cadre financier, la membre Bradley demande si les recettes vont augmenter et s’enquiert du nombre de clients qui paieront ces frais de remplacement. Mme Basile indique que le personnel va se renseigner sur cette question et fera un suivi auprès des membres du C.A.
La membre Bradley demande au personnel des précisions en ce qui concerne un commentaire selon lequel la BPO n’a pas rétabli les horaires d’avant la pandémie et de renseigner le C.A. sur les efforts de recrutement. Mme Basile indique que la situation du recrutement à la BPO s’améliore par rapport au plus fort de la pandémie et que l’organisation est passée d’à peu près 85 postes à pourvoir à environ 60 à l’heure actuelle (soulignant qu’en temps normal, la moyenne oscille autour de 40 compte tenu de la nature de la main-d’œuvre). Elle précise que le plus grand défi concerne les postes de supervision et de direction, qui prennent beaucoup plus de temps à pourvoir et ont des répercussions plus importantes sur l’organisation lorsqu’ils sont vacants, comparativement à des postes de premier échelon. Mme Basile souligne que la BPO est perçue comme un employeur de choix offrant des emplois bien rémunérés. Elle mentionne d’autres défis, dont le recrutement de personnel bilingue, mais précise que l’organisation a fait des progrès importants sur le plan de l’embauche au cours des derniers mois. Pour conclure, elle indique que le nombre de postes à pourvoir devrait continuer à diminuer au fil des prochains mois.
La vice-présidente Fisher s’enquiert de l’investissement dans les technologies à la succursale Metcalfe, notamment pour le projet pilote visant à faciliter l’accès de la population à la succursale en dehors des heures d’ouverture. Elle se demande si d’autres innovations peuvent être envisagées dans d’autres succursales? Mme Basile explique le contexte de la succursale Metcalfe aux nouveaux membres du C.A. Elle souligne notamment que le bâtiment n’est pas solide sur le plan structural, et que la BPO l’a quitté pour relocaliser la succursale provisoirement dans l’ancien hôtel de ville pour les cinq prochaines années. Le personnel est des plus reconnaissants de pouvoir partager ce lieu avec la communauté. Elle indique qu’en offrant un accès en dehors des heures d’ouverture, la BPO se comporte en bon partenaire communautaire étant donné que la succursale est ouverte 23 heures par semaine. Mme Basile souligne que la BPO souhaite donner la possibilité aux membres de la communauté d’avoir accès à l’endroit, tout en assurant la sécurité des lieux. Mme Basile indique que les fonds alloués à cette initiative qui n’ont pas été dépensés seront affectés au projet d’immobilisations dans le cadre du processus de clôture annuel du C.A.
Le membre King souligne les interventions importantes des membres de la communauté et du conseiller Brockington en ce qui concerne le financement de base du développement communautaire. Indiquant que le budget provisoire a déjà été établi et qu’il est tard pour discuter de la requête du conseiller, il demande si le personnel accepte d’entamer un dialogue avec la communauté sur la possibilité d’un investissement dans le développement communautaire du quartier Rivière. Mme Bebbington rappelle au C.A. que la somme de 40 000 $ allouée initialement pour le développement communautaire en 2022 était affectée à l’échelle du réseau et non à des quartiers particuliers, et qu’il en va de même pour le budget de fonctionnement de base de 50 000 $ figurant dans le budget provisoire 2023. Ce dernier prévoit l’ajout à l’effectif de postes à temps plein consacrés au développement communautaire. Mme Bebbington souligne que le personnel est de loin la ressource la plus importante que la BPO puisse mettre au service du développement communautaire. Elle mentionne que le volet élargi de développement communautaire a notamment pour but de favoriser le genre de conversations dont ont parlé le membre King et le conseiller Brockington.
Mme Bebbington souligne au C.A. que de telles discussions ont déjà lieu dans le quartier Rivière, et qu’il en a résulté l’heure du conte, comme il a été mentionné dans une intervention précédente, ainsi que des visites à des groupes de jeu. La BPO a aussi collaboré avec Logement communautaire d’Ottawa dans le cadre d’ateliers pour adolescents en logement de transition et participé à des initiatives d’inclusion numérique. Bien que certains travaux aient été interrompus à cause de la pandémie et de problèmes d’effectif, les activités de développement communautaire vont reprendre. Elle souligne que 37 % des activités de rayonnement et de développement communautaire des succursales Alta Vista, Emerald Plaza et Greenboro ont été offertes à des groupes et aux résidents du quartier Rivière. Elle mentionne la passion des résidents et leur désir d’avoir plus de services, et indique que le travail est en cours dans certains cas. Mme Bebbington termine en disant que le budget proposé est axé sur ce qu’elle considère comme la ressource la plus précieuse, à savoir le personnel, misant sur la création de postes consacrés à la réalisation et au soutien de ce travail.
Le membre King remercie la directrice générale et bibliothécaire en chef pour ces investissements, parce qu’il avait abordé la question des services équitables pour les communautés vulnérables au cours du mandat précédent et qu’il souhaite que ce travail s’intensifie. Il exhorte le personnel d’entretenir la communication avec le conseiller et les membres de sa communauté, et d’accroître les investissements dans le développement communautaire au profit des résidents vulnérables.
En réponse à une question du président Luloff concernant le processus d’allocation d’un financement ponctuel provenant du fonds de réserve, Mme Bebbington réitère que, selon elle, le personnel demeure le meilleur investissement, soulignant la volonté du C.A. de veiller à ce que cet investissement soit durable. En ce qui concerne les modalités, Mme Basile précise que le personnel n’a jamais reçu de demande visant l’allocation de financement à partir du fonds de réserve dans le cadre du processus budgétaire. Le personnel devrait évaluer la demande sur le plan des finances et de la gouvernance, puisque l’utilisation du fonds de réserve est normalement discutée dans le cadre de la revue des résultats financiers du quatrième trimestre. Elle souligne que la taille actuelle du fonds de réserve est en grande partie attribuable à la pénurie de main-d’œuvre engendrée par la pandémie.
Mme Basile précise qu’à ce stade-ci, puiser dans le fonds de réserve nécessiterait que le personnel corrige le rapport et que des discussions aient lieu avec les Services financiers et le Bureau du greffier municipal pour déterminer le processus de gouvernance approprié.
Le membre Slack demande s’il n’est pas trop tard pour le présent cycle budgétaire. Mme Bebbington souligne que puisque les nouveaux postes n’ont pas encore été approuvés, il n’y a personne actuellement dans ces fonctions pour encadrer et soutenir ce travail supplémentaire de développement communautaire. Elle espère que ces postes seront pourvus au cours de l’été 2023, et que le personnel pourra ensuite élaborer des stratégies et des méthodes cohérentes pour le développement communautaire. En l’absence d’une telle structure, Mme Bebbington recommande de ne pas modifier le budget, réitérant que la demande de personnel dans le budget provisoire jetait les bases d’une croissance à venir et d’un travail de développement communautaire fructueux.
Le C.A. interrompt la réunion pendant plusieurs minutes parce que la membre Brown souhaite poser des questions, mais éprouve des problèmes de son.
Lorsque la réunion reprend, Mme Bebbington répond à une question de la membre Brown qui veut savoir si une somme de 50 000 $ est suffisante pour le portefeuille de développement communautaire. Elle indique que les tâches essentielles peuvent être accomplies au moyen des ressources en personnel.
La membre Brown demande si le C.A. recevra des nouvelles régulières à propos du développement communautaire. Mme Bebbington suggère que cette information soit fournie régulièrement au C.A. à compter de 2024, une fois que l’équipe sera en place.
Pour conclure, le président Luloff remercie la directrice générale et bibliothécaire en chef, la haute gestion et tout le personnel pour leur fantastique travail sur le budget. Il souligne à quel point il est fier du travail de la BPO, non seulement pour promouvoir la littératie, aplanir les obstacles et défendre le droit de lire et l’égalité d’accès à l’information, mais aussi pour agir comme source d’inspiration.
Au terme de la discussion, le budget provisoire 2023 de la BPO est ADOPTÉ tel quel.
MOTION No OPL 20230223/3
Que le Conseil d’administration (C.A.) de la Bibliothèque public d’Ottawa (BPO):
- Approuve le budget provisoire 2023 de la BPO;
- Charge le personnel de transmettre le rapport au Conseil municipal d'Ottawa, aux fins d'examen le 1re mars, 2023, au moment de l'approbabtion par le Conseil municipal du budget provisoire de fonctionnement et d'immobilisation 2023 de la Ville d'Ottawa.
Résultat: Adopté
Note: Le changement concernant la révision des frais d’utilisation pour les laissez-passer de musée et de ski n’a pas d’incidence sur les parties financières ou fondamentales du budget. Le document 1 – Prévisions des budgets provisoires de fonctionnement et d’immobilisations de 2023, y inclus les prévisions d’immobilisations sur quatre ans de la BPO et le document 2 – Livre du budget provisoire de fonctionnement et d’immobilisations de 2024 de la BPO ont été révisés en fonction du changement à la grille tarifaire proposée.