Le président Luloff accueille les membres et les participants à la réunion. Il poursuit avec une déclaration de reconnaissance du territoire autochtone, avant de prendre les présences en ordre aléatoire. Note : Le premier point abordé est le point 4.

Présents:

Président:  Matthew Luloff

Vice-présidente: Kathy Fisher

Membres:  Riley Brockington, Mary-Rose Brown, Allan Higdon, Rawlson King, Harvey A. Slack

Regrets:

Membre Steven Begg

DÉCLARATIONS DE CONFLITS D’INTÉRÊTS

Aucune déclaration de conflit d’intérêts n’est déposée.

ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX

Procès-verbal 31 - le mardi 8 mars 2022

Procès-verbal confidential 8 – le mardi 8 mars 2022

Procès-verbal 32 - le jeudi 24 mars 2022

Procès-verbal confidentiel 9 - le jeudi 24 mars 2022

ADOPTÉ

MISE À JOUR VERBALE DU PRÉSIDENT

Avril, Mois national de la poésie

Le président sort sa prose pour le Mois national de la poésie :

« Et maintenant, je vais vous parler d’un événement bien charmant, rassemblant écoles, éditeurs, libraires, bibliothèques et organisations de bibliothèques : le Mois national de la poésie! Il va de soi que ce mois est synonyme d’euphorie. Pourquoi ne pas faire une petite visite pour lire les recommandations du personnel sur le site? Maintenant, pour mon audace pardonnez-moi, je vous mentionne mon poème préféré, qui parle d’être dehors au froid : M’arrêtant près des bois, un soir de neige, un texte riche de sens né de la plume de Robert Frost. Il n’est pas Canadien, mais ça ne veut pas dire qu’il n’y en a pas : les Atwood et les Billings, les Lubrin et les Scott. Le Mois national de la poésie est l’occasion par excellence pour lire toutes sortes d’ouvrages, rimés ou non, car la poésie a de nombreux visages : haïku, sonnet, limerick, poèmes en vers libres… Mais je m’arrête ici, avant de m’enliser, et je vous rappelle, avant de terminer, que pour le Mois national de la poésie, la bibliothèque vous devez visiter! »

Programmes à la BPO en avril

Le président indique que la BPO invite les familles à se promener dans l’un des sentiers des contes à l’une des succursales participantes à compter du 14 avril. La BPO a collaboré avec l’auteur et illustrateur ottavien Timm Holmes pour concevoir une histoire unique et originale « dont vous êtes le héros ». Le sentier de contes est une activité des plus amusantes, où les familles peuvent chanter, discuter, écrire, lire et jouer ensemble. Les clients peuvent aussi visiter notre site ou notre chaîne YouTube pour découvrir le sentier des contes en morceaux et ainsi participer à l’activité en ligne.

Rénovation de succursales

Le président fait savoir que plusieurs succursales seront rénovées ce printemps. D’avril à mai, les jardins de la succursale Osgoode se referont une beauté, gracieuseté des membres du Osgoode Village Garden Club et du Programme d’apprentissage pour les jeunes de l’Ontario et de bénévoles des environs. Les nouvelles plantes sont un don de Richmond Nursery. Le président remercie tous ceux et celles qui s’impliquent dans ce projet. Il mentionne également que la succursale Gloucester Nord se dotera de nouvelles étagères et de nouveaux tapis. Les travaux débuteront en mai; l’information concernant la modification des services sera diffusée plus tard en avril.

Un livrel Canada 2022

Le président indique qu’en avril, le Conseil des bibliothèques urbaines du Canada (CBUC) a lancé l’édition 2022 d’Un livrel Canada, un club de lecture numérique national et bilingue d’une durée d’un mois. L’œuvre en vedette cette année est La ligne brisée de Katherena Vermette. Ce programme met en lumière l’importance pour les bibliothèques d’offrir du contenu numérique canadien. Il ajoute que ce roman abrasif et captivant dont l’action se déroule dans une communauté métisse de Winnipeg est offert en accès illimité sur les plateformes Cantook Station, cloudLibrary, hoopla et OverDrive. La BPO est particulièrement enchantée de tenir deux événements phares, soit l’entrevue, en anglais, de Shelagh Rogers avec l’auteure du livre le 20 avril, et l’entrevue, en français, de Marie-Louise Arsenault avec la traductrice du roman, Mélissa Verreault, le 21 avril. Le président invite tout le monde à emboîter le pas au personnel de la BPO et stimuler les échanges sur le livre, et recommande de suivre la BPO sur Facebook et Twitter et de visiter le site Web pour en savoir plus.

MOTION N^o OPL 20220412/1

Que le Conseil d’Administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour du président.

REÇU

MISE À JOUR DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE

Reconnaissance des bénévoles

La Semaine de l’action bénévole se déroule du 24 au 30 avril 2022. La directrice générale souligne que les bénévoles ont toujours été indispensables au succès de la BPO et remercie les 108 bénévoles qui, en tout, ont donné plus de 700 heures de leur temps en 2021! Elle ajoute que l’équipe de la BPO a hâte de pouvoir les célébrer en personne dans un avenir rapproché. Elle remercie aussi l’Association des amis de la Bibliothèque publique d’Ottawa (AABPO) qui finance une foule de merveilleuses initiatives à la BPO par la vente de livres usagés. La directrice générale indique qu’elle a aussi l’honneur de remercier le conseil d’administration (C.A.) pour tout le temps que ses membres consacrent à la bibliothèque, que ce soit en participant à des événements, en visitant les succursales, en siégeant aux comités spéciaux ou, par-dessus tout, en orientant les activités de l’organisation. Elle ajoute que les membres du C.A. sont des représentants attentionnés et passionnés du réseau de la Bibliothèque.

Élection provinciale

L’élection provinciale se tiendra en juin. La directrice générale indique que, comme par le passé, l’Association des bibliothèques de l’Ontario et la Fédération des bibliothèques publiques de l’Ontario ont préparé une trousse à outils comprenant des ressources pour aider les bibliothèques publiques dans leur travail de sensibilisation, par exemple pour échanger avec les candidats et le personnel de campagne au moyen de lettres, sur les médias sociaux et lors de réunions. Le personnel s’en servira dans les prochaines semaines pour rédiger des lettres à l’intention des candidats locaux, pour défendre les services de bibliothèque. La directrice générale insiste sur le fait que le soutien des intervenants, décideurs et leaders est essentiel pour que les bibliothèques de la province reçoivent l’appui dont elles ont besoin.

Mise à jour Ādisōke

La directrice générale fait remarquer que les choses ont beaucoup bougé au cours des dernières semaines sur le chantier d’Ādisōke. Le projet a franchi un cap important, soit l’installation de la grue distributrice à tour, difficile à manquer pour quiconque est dans le coin. Elle mentionne qu’il s’agit d’une étape importante qui marque le début des gros travaux de levage. On continue de travailler sur la fondation et le coffrage a débuté. La directrice générale invite tout le monde à visiter le adisoke.ca pour en savoir plus.

Stagiaires à la BPO

La directrice générale mentionne que la BPO est fière d’accueillir neuf stagiaires en technique de la documentation ce printemps. Il s’agit d’une stratégie de recrutement importante pour la BPO, comme 30 % des postes syndiqués exigent un diplôme dans ce domaine. Elle remercie les équipes de la BPO qui prendront sous leur aile ces étudiants, ainsi que les collèges Algonquin et Mohawk pour ce partenariat.

Reconnaissance de Brenda Gorton

La directrice générale est heureuse d’annoncer la retraite imminente de l’une des grandes partenaires de la BPO, Brenda Gorton. M^me Gorton est la gestionnaire de comptes des Services financiers de la Ville d’Ottawa attitrée à la BPO depuis plus de 20 ans, presque depuis la fusion. Au fil des ans, elle est devenue une conseillère de confiance pour tout ce qui a trait aux finances, offrant conseils et clarifications tant sur le plan de la gouvernance financière que celui de la comptabilité. Elle a vu l’organisation dans des environnements financiers singuliers, l’a gardée sur le droit chemin et aidé à uniformiser la comptabilité liée aux opérations et aux immobilisations. Mais, d’abord et avant tout, elle a été une alliée de la BPO et l’a soutenue dans sa mission. Il va sans dire que Brenda nous manquera, mais la directrice générale affirme qu’elle mérite bien sa retraite ainsi que le repos et la relaxation (voire de nouveaux passe-temps!) qui viennent avec. Elle félicite Brenda et la remercie pour son excellent travail et ses conseils, et lui souhaite ses meilleurs vœux.

MOTION N^o OPL 20220412/2

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour de la directrice générale.

REÇU

PRÉSENTATIONS

1.

PRÉSENTATION - COMMUNICATIONS DE LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE D’OTTAWA

Catherine Seaman, directrice, Expérience des clients présente Rachael Duplisea, chef de service, Communications et remercie le C.A. pour cette occasion de faire un survol du travail de l’équipe des Communications de la BPO. M^me Duplisea brosse un portrait rapide du travail réalisé en coulisses par son équipe. (Présentation conservée au bureau de la directrice générale.) Elle parle du mandat du département, de son public cible, de son rôle, des moments où l’expertise de son équipe est nécessaire, et des modalités de leurs activités de communications et de planification. Elle montre quelques exemples de conceptions, de cartes virtuelles et de campagnes récemment mises au point par son équipe.

Le président Luloff remercie la petite – mais efficace – équipe des Communications pour son travail et son approche proactive, ainsi que pour le contenu bilingue.

La vice-présidente Fisher remercie le personnel pour cette présentation très instructive. Elle félicite l’équipe pour ses notes toujours opportunes et bien préparées à l’endroit des membres du C.A. en préparation de différentes occasions de prise de parole.

Le membre King abonde dans le même sens que la vice-présidente. Il félicite le personnel pour son travail sur le contenu du site Web et sur les médias sociaux, et pour la qualité du rapport annuel.

Le membre Brockington demande au personnel de donner des précisions sur le projet de modification de l’image de marque. Il veut savoir s’il sera possible de faire participer le public. M^me Seaman indique qu’une demande de propositions (RFP) est en cours de rédaction pour obtenir les services d’une agence qui élaborera l’approche de la stratégie. Elle assure que le C.A. recevra plus d’information à ce sujet cet automne.

En réponse à une question du membre Brockington, qui se demande comment le personnel maximise son temps et s’il a le temps de transmettre l’information aux clients des succursales, M^me Seaman assure qu’il y a un diaporama présentant l’information importante dans les succursales, et qu’il est mis à jour quotidiennement. Il existe aussi un blogue et un site intranet partagés qui permettent aux employés de première ligne d’être bien informés et de transmettre l’information à la clientèle. Elle termine en parlant du courriel mensuel de la directrice générale à l’intention du personnel, qui comprend des mises à jour importantes.

Le membre Slack remercie l’équipe et dit avoir hâte à ce projet.

En l’absence d’autres questions, la présentation est REÇUE telle quelle.

MOTION N^o OPL 20220412/3

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la présentation à titre d’information.

REÇU

2.

PLAN DE RELANCE COVID-19 DE LA BPO - MISE À JOUR

M^me McDonald et M^me Seaman font le point sur le Plan de relance COVID-19 de la BPO. (Présentation conservée au bureau de la directrice générale.) M^me McDonald parle de l’augmentation des cas de COVID-19 à Ottawa et estime que la plus récente vague a eu une influence d’environ 5 à 10 % sur les absences du personnel. Elle dit que grâce au travail du comité spécial sur la COVID-19 au début de 2022, un plan à long terme flexible a été conçu pour guider le personnel vers un retour progressif aux heures d’ouverture normales tout en diminuant la probabilité de devoir fermer des succursales de façon peu uniforme, ce qui a aidé à réduire les risques vécus ces derniers temps. M^me Seaman rappelle les récents changements apportés par le gouvernement provincial et leur incidence sur la BPO. L’abolition des mesures de distanciation physique a permis le retour à la capacité normale dans les succursales et le retour des places assises, l’augmentation du temps d’utilisation des ordinateurs et des Chromebook pour les clients, et la réouverture des salles de réunion, puisque le personnel n’en a plus besoin, notamment pour entreposer les meubles. Elle parle des plans d’élargissement de certains services en avril et mentionne qu’une fois que le nombre d’employés aura augmenté, on envisagera la reprise des arrêts habituels du Bibliobus et le retour aux heures régulières dans les succursales et à InfoService. Elle termine en disant que le comité spécial continuera d’être consulté au besoin, et que le personnel tiendra le C.A. au courant des développements liés à la pandémie au besoin.

En l’absence d’autres questions, la présentation est REÇUE telle quelle.

MOTION N^o OPL 20220412/4

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la présentation à titre d’information.

REÇU

RAPPORTS

3.

MODIFICATION DE LA POLITIQUE SUR LES RESSOURCES LIÉES AUX ÉLECTIONS

OPLB-2022-0403

MOTION N^o OPL 20220412/5

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve les modifications à la Politique sur les ressources liées aux élections telles que décrites dans ce rapport.

ADOPTÉ

4.

NOM COMMÉMORATIVE – SALLE DES PROGRAMMES

DANIEL-POLIQUIN – SUCCURSALE RIDEAU

OPLB-2022-0404

Le C.A. reçoit l’intervenante suivante (l’intervention a lieu en français) :

Madeleine Stratford explique pourquoi elle a proposé le nom de son époux, Daniel Poliquin, comme nom commémoratif pour la salle de programmes de la succursale Rideau. Daniel Poliquin est un romancier, écrivain et traducteur littéraire primé. Elle affirme qu’il a fait connaître l’Ontario francophone – en particulier Ottawa. Elle parle un peu de lui et de son travail actuel et passé. M^me Stratford remercie le C.A. d’étudier sa nomination.

Le président Luloff remercie l’intervenante et dit avoir hâte à l’événement de dénomination commémorative plus tard cette année.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est ADOPTÉ tel quel.

MOTION N^o OPL 20220412/6

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve la proposition de désignation de salle de la succursale Rideau du nom de « salle des programmes Daniel-Poliquin ».

ADOPTÉ

5.

RAPPORT ANNUEL DE 2021 SUR LES DÉCLARATIONS DE FRAUDE CONCERNANT LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE D’OTTAWA

OPLB-2022-0405

MOTION N^o OPL 20220412/7

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

REÇU

6.

RAPPORT ANNUEL 2021 DE LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE D’OTTAWA

OPLB-2022-0406

MOTION N^o OPL 20220412/8

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

REÇU

7.

CADRE DE MESURE DU RENDEMENT SEMESTRIELLE – JUILLET À DÉCEMBRE 2021

OPLB-2022-0407

Le membre Higdon se pose des questions sur la croissance et la fidélisation des titulaires de carte. Anna Basile, directrice, Services organisationnels indique que si le nombre de nouveaux titulaires de cartes n’atteint pas celui d’avant la pandémie, il est tout de même encourageant, compte tenu du déclin connu pendant la période de reprise en raison de la pandémie. Elle espère voir une croissance lente mais constante dans les prochains trimestres.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU tel quel.

MOTION N^o OPL 20220412/9

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

REÇU

ARTICLES DES MEMBRES

8.

RAPPORT VERBAL DE LA VICE-PRÉSIDENTE KATHY FISHER – CONFÉRENCE DE L’ASSOCIATION DES BIBLIOTHÈQUES DE L’ONTARIO

MOTION N^o OPL 20220412/10

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport verbal à titre d’information.

REÇU

AUTRES QUESTIONS

Le membre Brockington demande au personnel de faire brièvement le point sur le plan directeur pour les installations, notamment sur la participation du public à la matrice décisionnelle. M^me Basile dit qu’elle prévoit soumettre un rapport au C.A. en juin, après que celui-ci aura approuvé le cadre décisionnel sur la prestation des services en mai. Elle confirme que les séances de consultation du public devraient commencer peu de temps après.

LEVÉE DE LA SÉANCE

MOTION N^o OPL 20220412/11

Il est résolu que la réunion du conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa soit levée à 17 h 50.