Comité des finances et des services organisationnel

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :

5

Date :

le mardi 6 juin 2023

Heure :

09 h 30 - 10 h 30

Endroit :

Salle Champlain, 110, avenue Laurier Ouest, et participation par voie électronique

Présents :

• Président : Mark Sutcliffe, maire, 
• Vice-présidente: Catherine Kitts, conseillère, 
• Matt Luloff, conseiller , 
• Laura Dudas, conseillère, 
• Cathy Curry, conseillère, 
• Glen Gower, conseiller , 
• Tim Tierney, conseiller, 
• Rawlson King, conseiller, 
• Jeff Leiper, conseiller, 
• Riley Brockington, conseiller, 
• Shawn Menard, conseiller, 
• et George Darouze, conseiller 

---

1.

Avis et renseignements concernant la réunion à l’intention des participants à la réunion et du public

Les avis et renseignements concernant les réunions sont joints à l’ordre du jour et au procès-verbal, y compris : la disponibilité des services d’interprétation simultanée et des mesures d’accessibilité; les procédures relatives aux réunions à huis clos; les points d’information qui ne font pas l’objet de discussions; les avis de non-responsabilité relativement aux renseignements personnels pour les correspondants et les intervenants; les avis relatifs aux procès-verbaux; les détails sur la participation à distance.

Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande.

À moins d’avis contraire, les rapports nécessitant un examen par le Conseil municipal seront présentés au Conseil le 14 juin 2023 dans le rapport 5 du Comité des finances et des services organisationnels.

La date limite pour s’inscrire par téléphone, en vue de prendre la parole devant le sous-comité, de soumettre des commentaires par écrit ou de faire une présentation visuelle, est le 5 juin, 2023, à 16 h, et la date limite pour s’inscrire par courriel, en vue de prendre la parole devant le sous-comité, est le 6 juin, 2023, à 8 h 30.

2.

Déclarations d’intérêt

Aucune déclaration d’intérêt n’a été présentée.

3.

Adoption des procès-verbaux

3.1

Procès-verbal 4 du CSFO - le 2 mai 2023

• Adopté

4.

Réponses aux demandes de renseignements

4.1

FCSC-2023-01 - Postes vacants du personnel

5.

Bureau du directeur municipal

5.1

Rapport de synthèse concernant le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs

Dossier : ACS2023-CMR-OCM-0007 - À l’échelle de la ville

• Recommandation du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels et le Conseil prennent connaissance, à titre informatif, du présent rapport et des documents 1 à 11 ainsi que des résumés détaillés de chaque annexe du Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs.

  Reçu

6.

Direction générale des finances et des services organisationnels

6.1

Placements de 2022, fonds de dotation et autres activités de la trésorerie

Dossier : ACS2022-FSD-FIN-0005 - À l'échelle de la ville

Isabelle Jasmin, trésorière municipale adjointe, Finances municipales, et Cyril Rogers, directeur général et chef des finances par intérim, Direction générale des finances et des services organisationnels, répondent aux questions. Suivant une question sur le mécanisme de compte rendu relatif aux prêts, M. Rogers consent à faire le point à ce sujet tous les trimestres.

Au terme de la discussion, le Comité ADOPTE le point tel quel.

• Recommandations du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande au Conseil :

  1. de prendre acte des résultats des placements de la Ville pour 2022, conformément au paragraphe 8(1) du Règlement de l’Ontario 438/97, dans sa dernière version, et à la Politique en matière de placements de la Ville d’Ottawa;
  2. d’approuver la réduction recommandée de 500 000 $ par année du prélèvement au titre du fonds d’amortissement;
  3. de prendre acte, à titre informatif, du sommaire de la dette à court et à long terme pour 2022;
  4. d’approuver les modifications recommandées au règlement régissant les emprunts à court terme afin d’augmenter la limite d’emprunt de 500 millions de dollars à une base de pourcentage qui s’aligne mieux sur les définitions des limites d’emprunt à court terme établies par la section 407 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25;
  5. d’approuver le mandat et la gouvernance du Conseil d’investissement conformément au régime de l’investisseur prudent;
  6. d’approuver la proposition d’Ottawa Community Ice Partners consistant à supprimer provisoirement jusqu’au 31 juillet 2024 l’obligation de provisionner des fonds provenant des opérations de l’année en cours le service de la dette pour l’année suivante complète et de maintenir une contribution annuelle au fonds de réserve de fonctionnement de la Ville, en raison des répercussions continues de la pandémie sur les liquidités.
  Adopté

6.2

Rapport d’étape du T1 sur le budget 2023 de fonctionnement et des immobilisations pour les programmes financés par les recettes fiscales et les redevances

Dossier : ACS2023-FCS-FSP-0007 – À l’échelle de la ville 

Les points 6.2 « Rapport d’étape du T1 sur le budget 2023 de fonctionnement et des immobilisations pour les programmes fin » et 6.3 « Ajustement du budget des immobilisations et cessation de projets soutenus par lesimpôts fonciers et les redevances » sont examinés en même temps.

Cyril Rogers, directeur général et chef des finances par intérim, Direction générale des finances et des services organisationnels, et Svetlana Valkova, gestionnaire, Direction générale des finances et des services organisationnels, donnent une présentation PowerPoint, dont une copie est conservée au greffe municipal. M. Rogers et Mme Valkova répondent aux questions.

Au terme de la discussion, le Comité ADOPTE le point tel quel.

• Recommandations du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande au Conseil:

  1. de recevoir ce rapport et les documents 1 à 4 à titre d’information;
  2. d’approuver que le financement de 4,4 millions de dollars reçu dans le cadre du programme d’investissements du ministère des Soins de longue durée pour augmenter le nombre d’heures de soins directs pour chaque résident en soins de longue durée soit appliqué au budget de rémunération de 2023, comme indiqué par le ministère des Soins de longue durée;
  Adopté

6.3

Ajustement du budget des immobilisations et cessation de projets soutenus par les impôts fonciers et les redevances

Dossier : ACS2023-FCS-FSP-0008 - À l'échelle de la ville

• Recommandations du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande au Conseil:

  1. d’autoriser la cessation des projets d’immobilisations énumérés dans le document 1;
  2. d’approuver les rajustements budgétaires indiqués dans le document 2;
  3. de rembourser les soldes de financement ou (de financer) les soldes suivants et de supprimer le pouvoir d’endettement résultant de la cessation des projets et des rajustements budgétaires:
     
     • Recettes des drains municipaux : 177 400 $
     • Fonds de réserve financés par les immobilisations : 7 233 038 $
     • Réserves relatives aux redevances d’aménagement : (1 643 030 $)
     • Pouvoir d’endettement : 1 150 023 $
  4. d’autoriser le maintien des projets du document 3 même s’ils répondent aux critères de cessation;
  5. de prendre acte des rajustements budgétaires décrits dans le document 4, apportés aux termes du Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs (no 2023-067), dans sa version modifiée, lesquels ont trait aux travaux d’immobilisations;
  6. d’autoriser le personnel à apporter les ajustements financiers nécessaires, indiqués dans les documents 1 et 2.
  Adopté

6.4

Contrats de crédit-bail 2022

Dossier : ACS2023-FCS-FIN-0004 - À l'échelle de la ville

• Recommandation du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels et le Conseil prennent connaissance du présent rapport sur les contrats de crédit-bail en cours en date du 31 décembre 2022 comme l’exige le Règlement de l’Ontario 653/05 et la Politique relative au financement et à la dette de la Ville.

  Reçu

6.5

Gestion des risques d’entreprise – Approbation des actions recommandées à la suite de la vérification

Dossier : ACS2023-FCS-BSS-0001 - À l'échelle de la ville

Cyril Rogers, directeur général et chef des finances par intérim, Direction générale des finances et des services organisationnels, et Chris Hughes, gestionnaire de programme, Bureau de gestion des projets, Direction générale des finances et des services organisationnels, donnent une présentation PowerPoint, dont une copie est conservée au greffe municipal. M. Rogers, M. Hughes et David White, avocat général, répondent aux questions.

Au terme de la discussion, le Comité ADOPTE le point tel quel.

• Recommandations du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels :

  1. prenne connaissance de ce rapport; et
  2. recommande au Conseil d’approuver les énoncés d’acceptation du risque et de tolérance au risque de la Ville, tels qu’ils sont présentés dans ce rapport; et
  3. recommande au Conseil d’approuver l’approche employée pour signaler au Conseil les risques pour la Ville, telle qu’elle est présentée dans ce rapport.
  Adopté

6.6

Bilan Annuel De L’approvisionnement Pour 2022

Dossier : ACS2023-FCS-PRO-0002 - À l'échelle de la ville

Will McDonald, chef de l’approvisionnement, Approvisionnement, Direction générale des finances et des services organisationnels, et Joanne Graham, gestionnaire, Approvisionnement, Direction générale des finances et des services organisationnels, répondent aux questions.

Au terme de la discussion, le Comité PREND ACTE du point tel quel.

• Recommandation du rapport 

  Que le Comité des finances et des services organisationnels et le Conseil prennent connaissance du présent rapport.

  Reçu

7.

Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique

7.1

Demande d’approbation visant l’expropriation de terrains – Projet de prolongement de la promenade Earl-Grey

Dossier : ACS2023-PRE-CRO-0006 - Kanata Nord (4) 

• Recommandation du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande au Conseil d’adopter un règlement municipal, dans la forme présentée dans le document 1 ci-joint, qui approuve la présentation d’une demande, en vertu de l’article 4 de la Loi sur l’expropriation, visant à autoriser l’expropriation des terrains nécessaires pour réaliser le projet de revitalisation du chemin de Montréal.

  Adopté

7.2

Initiative d'alignement stratégique du marché By et mise à jour du plan du domaine public

Dossier : ACS2023-PRE-RHU-0023 -Rideau Vanier (12)

Court Curry, gestionnaire, Emprises, Patrimoine et Design urbain, Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique (DGPIDE), Cindy VanBuskirk, gestionnaire de programme, Programmes à grand impact économique, DGPIDE, et Amanda Mullins, gestionnaire de programme, Bureau central des activités, Direction générale des services de protection et d’urgence, donnent une présentation PowerPoint, dont une copie est conservée au greffe municipal. M. Curry, Mme VanBuskirk et Chris Tuck, directeur, Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires, répondent aux questions. 
Le Comité reçoit les intervenants du public suivants :

• Brian Lahey et Sarah Jennings, ByWard Market Landowners Group
• Michelle Groulx, Coalition des zones d’amélioration commerciale
• Steve Ball, Association des Hôtels d’Ottawa Gatineau (AHOG)
• Stephen Beckta
• Catherine Callary, Tourisme Ottawa*
• Sueling Ching, Chambre de commerce d’Ottawa
• Cheryl Parrott, Hintonburg Community Association

[* Les personnes dont le nom est suivi d’un astérisque ont fourni leurs commentaires par écrit ou par courriel. Ces commentaires sont conservés au greffier municipal.] 
La correspondance suivante est conservée au greffe municipal :

• Sylvie Grenier, Association communautaire de la Basse-Ville – Observations reçues le 2 juin 2023

Au terme de la période de questions aux intervenants et au personnel et de la discussion, les recommandations du rapport sont présentées au Comité et REÇUES, avec les instructions au personnel suivantes :

DIRECTIVE AU PERSONNEL (conseiller J. Leiper)

Que l’on demande au personnel de réserver une place aux organismes communautaires, notamment l’Association communautaire de Hintonburg, lors de l’élaboration d’une entente entre la Ville et la société de services municipaux relativement à l’utilisation du pavillon du parc Parkdale.

• Recommandations du rapport

  Que le Comité des finances et des services organisationnels recommande que le Conseil :

  1. prenne connaissance, à des fins de renseignement, de l’énoncé de mission, du mandat et des limites opérationnelles proposés de la société de services municipaux qui sera connue sous le nom de l’administration du district du marché By;
  2. reçoive la démission du Conseil d’administration de la société de services municipaux, approuve une nouvelle structure de gouvernance de la société de services municipaux et examiner les nominations à l'assemblée générale annuelle des trois nouveaux membres du Conseil d’administration de la société de services municipaux, Mischa Kaplan, Nina Kressler et Grace Xue Xin, et qu’il prenne connaissance, à des fins de renseignement, de la procédure de recrutement proposée pour les autres membres du Conseil d’administration de la société de services municipaux;
  3. délègue des pouvoirs au directeur général, Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique pour exécuter une nouvelle entente de service et de gestion des actifs entre la Ville et la société de services municipaux ainsi que toute autre modification qui pourrait s’avérer nécessaire de temps à autre;
  4. demande au greffier municipal de soumettre à l’approbation du Conseil l’abrogation du Règlement no 302-90 qui a désigné la zone d’amélioration commerciale du marché By et du Règlement no 303-90 (dans sa version modifiée 27-93) qui a établi le Conseil d’administration, avant le 31 décembre 2023 au plus tard;
  5. demande aux membres du personnel d’étudier, en collaboration avec le Conseil d’administration de la société de services municipaux, la possibilité d’imposer un prélèvement spécial propre au secteur afin de soutenir le mandat de l’administration du district du marché By;
  6. reçoive une mise à jour de la mise en oeuvre du Plan du domaine public du marché By et confirme les projets prioritaires suivants pour le financement du partenariat gouvernemental : la rénovation de la rue William et de la place du marché By, la création de l’esplanade de la rue York ainsi que le réaménagement du garage de stationnement du 70, rue Clarence;
  7. approuve un financement ponctuel immédiat de 200 000 dollars pour les coûts de transition de l’administration du district du marché By;
  8. approuve un financement d’immobilisations ponctuel de 100 000 dollars afin d’obtenir d’autres partenaires financiers potentiels qui, ensemble, apporteront des améliorations permanentes au marché Parkdale à l’occasion de son centième anniversaire, qui aura lieu en 2024.
  Adopté

8.

Points à huis clos

Il n’y a aucun point à huis clos.

9.

Information distribuée auparavant

9.1

Utilisation de la délégation de pouvoirs en 2022 par le Services des recettes en vertu de l’annexe « B » du Règlement 2023-67

Dossier : ACS2023-FCS-REV-0004

9.2

Rapport sur les pouvoirs délégués de 2022 de la PIED – Ententes avec l’administration fédérale ou provinciale, et financement du développement économique  

Dossier : ACS2023-PRE-GEN-0006

• Motion n ͦ CFSO 2023 05-01

  ATTENDU que le rapport ACS2023-PRE-GEN-0006 vise à fournir des renseignements sur l’exercice des pouvoirs délégués par la Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, conformément à l’actuel Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs (no 2022-29), concernant les activités relevant du mandat du Comité des finances et des services organisationnels; et

  ATTENDU qu’une modification technique est nécessaire pour corriger trois erreurs dans le document 1 du rapport;

  PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU QUE, en ce qui concerne le rapport ACS2023-PRE-GEN-0006, le Comité des finances et des services organisationnels apporte des changements au document 1 en :

  1. modifiant « Subvention pour l’expansion des ZAC » par « Programme de subventions pour la lutte contre les graffiti »;
  2. modifiant « Programme de subventions de recherche commerciale dans les ZAC » par « Programme de subventions à la recherche pour les ZAC »
  3. enlevant « Programme de subventions de la Ville pour l’hiver » puisqu’il s’agissait d’un programme ponctuel de 2021 relatif à la COVID-19.
  Adopté

10.

Motions ayant fait l’objet d’un avis précédent

11.

Avis de motions (pour examen lors d’une réunion subséquente)

Il n’y a aucun avis de motion.

12.

Demandes de renseignements

12.1

FCSC 2023-02 - Construction de l'Étape 2 du TLR 

Soumise par le conseiller M. Luloff :

La construction du prolongement de la Ligne de la Confédération de l’Étape 2 du TLR nécessite la fermeture de voies et de rampes le long de la route 174 et des routes avoisinantes. Le contrat avec Connecteurs Est-Ouest prévoit une certaine flexibilité en ce qui concerne les fermetures, afin de faciliter les travaux ou d’assurer la sécurité des activités de construction. Ces fermetures ne requièrent pas l’approbation du conseiller de chaque quartier, car les approbations sont régies par l’entente relative au projet.

• En ce qui concerne les conditions énoncées dans l’entente relative au projet, quel niveau de contribution, de consultation, de notification et d’autorisation de la part du membre du conseil local est exigé par l’entente relative au projet? 
• Comment l’entente relative au projet précise-t-elle le poids de la contribution du conseiller local, en particulier en ce qui concerne l’approbation des travaux de nuit et des fermetures de voies et de bretelles d’accès?
• Lorsqu’une fermeture est jugée nécessaire dans le cadre de l’Étape 2, quelles sont les exigences concernant :•    les préavis;
  • les moyens et les canaux de communication;
  • les cartes et le matériel pour les détours partagés dans le cadre de ces avis publics;
  • les panneaux de détour et d’information sur le chantier et dans les rues avoisinantes.
• L’entente relative au projet de l’Étape 2, en ce qui concerne ce processus d’approbation, est-elle conforme aux pratiques exemplaires de l’industrie?

13.

Autres questions

Il n’y a aucune autre question.

14.

Levée de la séance

Prochaine réunion

4 juillet 2023.

La séance est levée à 12 h 17.