Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :

15

Date :

le mardi 10 septembre 2024

Heure :

17 h 00 - 20 h 00

Endroit :

Salle Champlain, 110, avenue Laurier Ouest, et participation par voie électronique

Présents :

• Président Matthew Luloff, 
• Vice-présidente Kathy Fisher, 
• Membre Jessica Bradley, 
• Membre Mary-Rose Brown, 
• Membre Alison Crawford, 
• Membre Rawlson King, 
• Membre Catherine Kitts, 
• Membre Harvey A. Slack, 
• et Membre Adam Smith 

---

1.

Avis et renseignements concernant la réunion à l’intention des participants à la réunion et du public

Les avis et renseignements concernant les réunions sont joints à l’ordre du jour et au procès-verbal, y compris : la disponibilité des services d’interprétation simultanée et des mesures d’accessibilité; les procédures relatives aux réunions à huis clos; les points d’information qui ne font pas l’objet de discussions; les avis de non-responsabilité relativement aux renseignements personnels pour les correspondants et les intervenants; les avis relatifs aux procès-verbaux; les détails sur la participation à distance.

 

Nota:

1. La réunion a commencé à 17 h.
2. L'administratrice Bradley et l'administrateur Smith ont participées par voie électronique.

2.

Reconnaissance du territoire de la Nation algonquine Anishinābe

Le président Luloff souhaite la bienvenue aux membres et aux participants à la réunion du C.A. de la BPO et procède à la déclaration de reconnaissance du territoire autochtone.

3.

Appel nominal

Le président procède à l'appel nominal à voix haute, de façon aléatoire.

4.

Absents

Il n'y avait aucune absence.

5.

Déclarations d’intérêt

Aucune déclaration d’intérêt n’a été présentée.

6.

Adoption des procès-verbaux

6.1

Procès-verbal 14 - le mardi, 11 juin 2024

6.2

Procès-verbal confidentiel 6 - le mardi, 11 juin 2024

Résultat: Adopté

7.

Communications

Il n'y avait aucune communication.

8.

Mise à jour verbale du président

Nouvelles d’Ādisōke

Le président Luloff fait le point sur l’avancement des travaux d’Ādisōke, et mentionne les travaux sur l’enveloppe du bâtiment, y compris l’installation de l’écran pare-vapeur et de la barrière à bulles d’air, l’isolation, la maçonnerie extérieure, les fenêtres et les puits de lumière. Il ajoute que les travaux de maçonnerie et de structure se poursuivent à tous les étages à l’intérieur, et que la peinture est en cours dans les étages de stationnement et la chambre des appareils mécaniques. Il souligne que Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale et Leslie Weir, bibliothécaire et archiviste du Canada ont récemment accueilli des libraires et archivistes nationaux de l’Australie et de la Nouvelle-Zélande pour une visite des lieux. Le président conclut en encourageant tout le monde à suivre le projet à adisoke.ca ou sur la page de la Bibliothèque centrale du site Web de la BPO.

Club de lecture d’été TD

Le président Luloff félicite le personnel pour le succès du Club de lecture d’été TD, le plus important programme bilingue de lecture estivale au Canada, qui s’adresse aux jeunes de tous âges, quels que soient leurs goûts et leurs aptitudes. Le Club, souligne-t-il, célèbre les histoires et les auteures et auteurs, illustratrices et illustrateurs canadiens, et vise à amener les enfants à découvrir le plaisir de lire pendant l’été, afin de prévenir le « déclin estival » des aptitudes de littéracie, surtout dans les populations vulnérables. Le président Luloff précise que près de 12 000 enfants se sont inscrits au Club à la BPO cette année, et au-delà de 14 000 ont participé à plus de 800 programmes en juillet et en août.

Journée nationale de la vérité et de la réconciliation

Le président Luloff souligne que le 30 septembre marque la quatrième Journée nationale de la vérité et de la réconciliation. Huit points de service de la BPO (sept succursales et l’InfoService) seront ouverts de 10 h à 17 h le lundi 30 septembre 2024. Il y aura un « un lieu d’apprentissage et d’action pour la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation » proposant des ressources et des activités qui informeront et sensibiliseront la clientèle au sujet des pensionnats et de leurs répercussions historiques et actuelles. La BPO accueillera Tanya Talaga, auteure primée et saluée par la critique ayant signé Seven Fallen Feathers, pour un entretien spécial au sujet de son nouveau livre, The Knowing, le 30 septembre, en partenariat avec l’Ottawa International Writers Festival et Bibliothèque et Archives Canada. Enfin, il invite tout le monde à aller jeter un coup d’œil aux présentoirs de livres autochtones en succursale et aux suggestions de lectures autochtones sur le site Web de la BPO.

Triste nouvelle concernant une résidente de Navan

Le président Luloff annonce le récent décès de Gwendolyn Bradley, leader communautaire de Navan. Elle s’est éteinte en juillet à l’âge de 91 ans. Lectrice passionnée et bénévole, Gwen était une grande défenseure du Bibliobus pour la lecture accessible dans la couronne élargie d’Ottawa. Il souligne que son œuvre trouve aujourd’hui un dynamique héritage dans la succursale Cumberland de la BPO et le réseau d’arrêts du Bibliobus dans l’est de la ville. Il invite la membre Kitts à ajouter quelques mots.

La membre Kitts parle du profond amour de Gwen pour la Bibliothèque et du rôle important qu’elle a joué pour amener le Bibliobus dans sa communauté rurale. Elle lit un extrait de l’éloge funèbre de Gwen où hommage est rendu à sa passion de la lecture, à son parcours d’enseignante et à l’importance qu’elle accordait à l’accès aux livres pour les enfants. La membre Kitts termine en disant à quel point elle se trouve chanceuse de connaître la famille Bradley. Elle invite le C.A. à joindre sa voix à la sienne pour adresser ses condoléances à la famille.

MOTION No OPL 20240910/1

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour du président.

Résultat: Reçu

9.

Rapport de la bibliothécaire en chef/directrice générale

Défi de lecture estival pour les adultes

Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, souligne un nouveau programme s’étant déroulé l’été dernier : un club de lecture estival pour adultes appelé « Les histoires d’été : défis biblio pour adultes ». Plus de 1 700 clientes et clients se sont procuré une carte de BINGO à leur succursale au cours des derniers mois. Ces cartes les encourageaient à découvrir davantage les collections, espaces, programmes et ressources de la BPO, et à barrer la case correspondante pour chaque défi complété, histoire d’élargir leurs horizons culturels. Dans leurs commentaires, les clientes et clients indiquent qu’ils ont été amenés à essayer de nouvelles choses à la Bibliothèque, notamment les ressources en ligne et les nouveaux espaces. M^me Bebbington précise que la clientèle a jusqu’au 30 septembre pour remettre les cartes remplies à une succursale pour recevoir un prix modeste (selon les disponibilités) grâce à la généreuse contribution de l’Association des amis de la Bibliothèque publique d’Ottawa.

Elle félicite Victor Emerson, client de longue date de la succursale Carlingwood, qui a porté le concept du défi estival à un niveau inédit en faisant le tour à vélo de tous les points de service de la BPO, y compris le Bibliobus et le BiblioVélo! Il lui a fallu environ un mois pour terminer ce défi, Victor ayant parcouru une distance totale de 633 kilomètres. En terminant, elle dit que Victor espère que son aventure donnera à d’autres l’envie de découvrir d’autres succursales de la ville.

Célébrons la Fierté!

La BPO a participé à plusieurs célébrations de la fierté cet été, notamment au Mois international de la fierté en juin et à Fierté dans la capitale en août. En juin, nous avons accueilli Kai Cheng Thom, auteure renommée dont les propos ont été inspirants et encourageants. M^me Bebbington souligne aussi que le personnel de la Bibliothèque, leurs familles et leurs amis ont aussi participé à plusieurs événements de Fierté dans la capitale en août.

Octobre est le mois des bibliothèques

À l’approche d’octobre, le Mois des bibliothèques au Canada, M^me Bebbington annonce que la BPO célébrera le plaisir de lire le mois prochain avec des concours, des prix et deux programmes emballants – et certainement joyeux. Le mercredi 9 octobre, la Bibliothèque accueillera Marie-Louise Gay, auteure et illustratrice bien-aimée des enfants, pour un atelier de création littéraire en français. Le lundi 21 octobre, ce sera l’acteur et humoriste plein d’esprit Steve Patterson qui viendra divertir les résidentes et résidents d’Ottawa. Enfin, M^me Bebbington invite tout le monde à consulter le site Web de la BPO pour de plus amples renseignements sur le Mois des bibliothèques.

Heures d’ouverture des succursales

M^me Bebbington rappelle que la BPO est revenue à l’horaire d’automne la semaine dernière, soit depuis le 3 septembre. Cela comprend l’horaire du dimanche pour les succursales Beaverbrook, Cumberland, Greenboro, Hazeldean, Centrale, Nepean Centrepointe, Gloucester Nord, Orléans, Ruth-E.-Dickinson et Stittsville ainsi que l’InfoService. Elle rappelle aussi que huit points de service (sept succursales et l’InfoService) seront aussi ouverts pour la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation, comme le président l’a déjà dit. Elle précise que les heures d’ouverture en vigueur sont affichées à l’entrée des succursales et sur le site Web de la BPO.

MOTION No OPL 20240910/2

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance du rapport de la bibliothécaire en chef/directrice générale à titre d’information.

Résultat: Reçu

10.

Présentations

10.1

Présentation - Contenu numérique à la BPO

Sarah Macintyre, directrice, Services à la clientèle, présente Chris Simmons, chef de service, Gestion du contenu. M. Simmons fait une présentation (conservée dans les dossiers de la bibliothécaire en chef et directrice générale) sur le contenu numérique de la BPO, s’attardant aux livres numériques et audio, et aux défis et possibilités que ces contenus représentent. En voici un résumé :

• Contexte : fournisseurs et éditeurs;
• Modèles de licence et défis inhérents;
• Prix et utilisation du contenu numérique, et tendances budgétaires;
• Collaborations, y compris les prêts réciproques et le Palace Project;
• Travail de sensibilisation concernant la prise de conscience, les prix équitables et l’accessibilité.

La membre Crawford souhaite connaître la source et le résultat de la subvention pour les livres numériques ayant été mentionnée. M. Simmons confirme que l’Initiative sur les livres numériques accessibles annoncée par le gouvernement fédéral en 2019 prévoyait plus de cinq ans pour l’élaboration d’une initiative visant à pérenniser la production et la distribution de livres numériques accessibles par des éditeurs canadiens indépendants par l’entremise du Fonds du livre du Canada. Cette subvention arrivant à échéance, la BPO observe un déclin dans la production et la disponibilité des livres audio.

La membre Crawford souhaite aussi en savoir plus sur le travail de sensibilisation concernant l’accès aux collections numériques. M^me Bebbington précise que le Conseil des bibliothèques urbaines du Canada (CBUC) et la Fédération canadienne des associations de bibliothèques (FCAB) font de la sensibilisation au nom des bibliothèques publiques canadiennes à l’échelle nationale. La FCAB a dirigé certaines initiatives en la matière concernant les collections numériques. En réponse à une question complémentaire à propos de l’efficacité du travail de sensibilisation à ce jour, M^me Bebbington souligne que la date d’échéance de la subvention approche à grands pas, et ajoute que ce travail est toujours en cours.

Le président Luloff souhaite en savoir plus sur l’échéancier prévu pour l’intégration de livres audionumériques en français et en anglais, y compris ceux d’Audible, comme il a été mentionné dans la présentation sur le Palace Project. M^me Macintyre répond en disant que même s’il n’y a pas d’échéancier actuellement, la BPO a mené des discussions fructueuses avec les représentants de ce projet et a insisté sur l’importance de cet élément pour la clientèle de la BPO.

Le président Luloff remercie les intervenants pour leur présentation.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, la présentation est REÇUE telle quelle.

MOTION No OPL 20240910/3

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la présentation à titre d’information.

Résultat: Reçu

11.

Rapports

11.1

Rapport financier 2023

Numéro du dossier: OPLB-2024-0910-11.1

Le membre Smith souhaite connaître la cause de l’annulation indiquée à l’annexe 1 (recettes déclarées supérieures à 16 millions de dollars provenant de subventions fédérales), et demande au personnel de commenter les mesures adoptées, le cas échéant, pour éviter que cela ne se reproduise. M^me Bebbington répond en précisant qu’il s’agissait d’un financement en lien avec Ādisōke, un projet mené en commun par la BPO, la Ville d’Ottawa et Bibliothèque et Archives Canada (BAC), avec un partage des coûts. M^me Basile ajoute qu’il s’agissait d’une erreur de comptabilité faisant état de fonds pour le projet d’Ādisōke qui auraient dû aller à la Ville d’Ottawa par l’intermédiaire des comptes de la BPO, et que l’erreur n’a pas été repérée à temps pour pouvoir être corrigée. Elle souligne que l’équipe des Services financiers de la Ville, sans connaître le détail de l’entente de gouvernance entre la Ville et BAC, ne pouvait sans doute pas savoir que ces fonds auraient dû être octroyés directement à la Ville d’Ottawa.

Le membre Smith souhaite savoir si les vérificateurs externes ont formulé des recommandations afin d’éclairer les futurs rapports financiers de la BPO. M^me Basile explique que ceux-ci n’avaient pas les connaissances nécessaires pour ce faire. Cependant, le personnel a discuté avec la Ville sur la nécessité de veiller à ce que l’examen par le personnel de la BPO se fasse plus tôt dans le processus.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU tel quel.

MOTION No OPL 20240910/4

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance du rapport financier 2023.

Résultat: Reçu

11.2

Rapport financier du 2e trimestre 2024

Numéro du dossier: OPLB-2024-0910-11.2

Avant de passer aux questions des membres, le C.A. reçoit les intervenants suivants :

Shawn Menard, conseiller du quartier 17 (Capitale), remercie la bibliothécaire en chef et directrice générale et le C.A. pour leur travail accompli au service de la population ottavienne. Il salue l’excellent leadership de l’organisation par M^me Bebbington. Le conseiller Menard parle en outre du surplus modeste prévu pour 2024, et souligne l’importance pour les membres de prendre de judicieuses décisions de planification, notamment quant à l’amélioration de l’accessibilité des services de bibliothèque par des investissements mineurs. Plus précisément, il conseille de prolonger les heures d’ouverture le dimanche, compte tenu de critères comme l’équité et la proximité de services de transport adéquat. Le conseiller signale que dans son quartier, la succursale Sunnyside sert une population ayant différents revenus, mais est fermée le dimanche. Il fait observer qu’au moment où Ādisōke et la Bibliothèque centrale ouvriront leurs portes, la succursale Sunnyside sera la plus proche pour une grande partie des populations du centre-ville, et que l’achalandage augmentera. En terminant, le conseiller Menard souligne l’importance de l’accès aux ressources imprimées, à Internet, aux activités familiales, aux toilettes et à la possibilité de s’abriter en cas de phénomène météorologique extrême, le tout dans les bibliothèques publiques. Rappelant l’importance des bibliothèques dans le développement des communautés, il dit qu’il n’existe à sa connaissance « aucune valeur plus sûre » que l’investissement dans du personnel de bibliothèque pour le prolongement des heures d’ouverture.

Le président Luloff remercie le conseiller Menard pour son appui aux services de bibliothèque, pour l’information sur la BPO figurant dans le bulletin de son quartier, et pour sa défense des services de la BPO.

Le membre King fait écho à l’opinion du président et ajoute que beaucoup de ses collègues conseillères et conseillers sont aussi de farouches défenseurs de la BPO. Il invite le C.A. à prendre bonne note de ce désir exprimé de renforcer les services.

Le membre King pose aussi des questions au personnel sur l’utilisation prévue du surplus de 2024. M^me Bebbington exprime d’abord sa reconnaissance pour le soutien manifesté aux services de bibliothèque, non seulement par les intervenants de ce soir, mais aussi par la conseillère Carr et le conseiller Lo, ceux-ci ayant tous deux posé des questions sur les heures d’ouverture. Elle déclare que le surplus estimé de 2024 est de 1 377 000 $ selon l’annexe F du rapport. Elle précise qu’environ un million de dollars ont déjà été engagés dans la rémunération de nouveaux postes dans les préparatifs pour la Bibliothèque centrale. Vu le temps qu’il faut pour décrire, classer puis doter ces postes, il était à prévoir qu’un surplus s’accumulerait pendant l’exercice 2024. M^me Bebbington ajoute que des membres du personnel sont affectés à l’examen des questions d’équité en vue d’une éventuelle prolongation des heures d’ouverture le dimanche, conformément à la directive au personnel datée du 30 novembre 2021.

Le membre King remercie le personnel pour sa réponse détaillée. Il commente le faible soutien financier accordé par la province aux bibliothèques publiques en Ontario pendant de nombreuses années, et souligne qu’en dépit d’une promotion constante et insistante de la part des organisations du secteur des bibliothèques sur ce point, les ressources étaient maigres pour soutenir des services supplémentaires. En terminant, il salue le C.A. pour sa reconnaissance du travail fait par le personnel pour élargir les services au moyen, par exemple, d’initiatives de développement communautaire ces dernières années.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU tel quel.

MOTION No OPL 20240910/5

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance des rapports financiers du 2e trimestre de 2024.

Résultat: Reçu

11.3

Plan d’urgence de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Numéro du dossier: OPLB-2024-0910-11.3

En réponse à une question du membre King au sujet de la procédure d’information des membres en situation d’urgence, Anna Basile, directrice générale adjointe, Services organisationnels indique que le personnel oriente ses plans en fonction de la Politique sur la délégation de pouvoirs du C.A. de la BPO (002). Cette politique comporte une disposition sur la prise de décisions par le personnel afin de gérer les situations d’urgence, puis d’en rendre compte au C.A. Elle mentionne les courriels transmis lors de la pandémie comme exemple de ce type de rapports. Soulignant la coordination de la BPO avec des partenaires comme la Ville, elle explique que, par exemple, quand une situation d’urgence touche un point de service de la BPO se trouvant dans des installations de la Ville, l’avis aux membres doit être communiqué en même temps que l’avis au Conseil municipal.

Le membre King remercie le personnel pour ses explications des éléments de communication. Il est de plus reconnaissant de la diligence de la Bibliothèque quant à la rapidité des communications.

En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU tel quel.

MOTION No OPL 20240910/6

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de ce rapport à titre d’information.

Résultat: Reçu

11.4

Mise à jour 2024 sur le développement de fonds

Numéro du dossier: OPLB-2024-0910-11.14

MOTION No OPL 20240910/7

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.

Résultat: Reçu

12.

Articles des membres

12.1

La conférence-exposition 2024 de - "l’American Library Asssociation" - Rapport de l’administratrice Catherine Kitts

Numéro du dossier: OPLB-2024-0910-12.1

La membre Kitts indique que ce fut un plaisir d’assister au congrès de l’Association des bibliothèques américaines (ABA) et qu’elle va mettre en pratique ce qu’elle a appris pendant le reste du mandat du C.A. Elle souligne l’importance des séances du congrès sur la liberté intellectuelle (au vu du nombre croissant de livres contestés aux États-Unis) ainsi que la pertinence de la visite de plusieurs bibliothèques à San Diego, y compris la San Diego Central Library en compagnie de l’architecte. Elle termine en remerciant le C.A. pour le privilège d’avoir pu y assister et d’apprendre lors des séances en compagnie de professionnelles et professionnels passionnés et inspirants.

MOTION No OPL 20240910/8

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la présentation à titre d’information.

Résultat: Reçu

13.

Points à huis clos

13.1

Mise à jour sur les relations de travail - À huis clos - Date de compte rendu - ne pas souligner

Que, conformément à l’article 16.1(4)(d) de la Loi sur les bibliothèques publiques, la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne la décision de tenir une partie de sa réunion à huis clos pour éviter la présence des membres du public lors des discussions au sujet des «relations de travail ou négotiations avec les employés», ayant trait à une mise à jour sur les relations de travail, qui ne sera pas divulgé au grand public. 

Une présentation confidentielle a été distribuée au C.A. par courriel avant la réunion, consistant d’une brève mise à jour sur les relations de travail. Les membres du Conseil n'avaient aucune question à poser au personnel et n'ont donc pas eu besoin de se réunir à huis clos pour ce point.

MOTION N^o OPL 20240910/9

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour confidentielle de la Bibliothécaire en chef et DG.

Résultat: Reçu

13.2

L’évaluation mi-année de la Bibliothécaire en chef/Directrice générale (DG) - Date de compte rendu - ne pas souligner

La réunion à huis clos a commencé à 17 h 55.

Que, conformément à l’article 16.1(4)(b) de la Loi sur les bibliothèques publiques, la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne la décision de tenir une partie de sa réunion à huis clos pour éviter la présence des membres du public lors des discussions au sujet des «renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée», pour discuter du rendement mi-année de la Bibliothécaire en chef et Directrice générale (DG), notant que les discussions ne seront pas divulgés au grand public. 

Résultat: Reçu

À la reprise de la séance publique à 19 h 25, le Conseil d’administration a proposé ce qui suit :

MOTION N^o OPL 20240910/10

Motion de la vice-présidente Kathy Fisher:

Que le Conseil d'administration de la Bibliothèque publique d'Ottawa prenne connaissance à l'évaluation mi-année de la bibliothécaire en chef/DG

Résultat: Reçu

14.

Information distribuée auparavant

14.1

Note de service - Mise à jour du cadre mobile et du bibliobus

14.2

Note de service - Compte rendu des réunions hybrides

14.3

Note de service - Mise à jour administratives des conditions d’emploi pour direction et professionnels

15.

Avis de motions (pour examen lors d’une réunion subséquente)

Il n’y a aucun avis de motion.

16.

Demandes de renseignements

Il n’y a aucune demande de renseignements.

17.

Autres questions

Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale lit actuellement Proof de Beverley McLachlin, la membre Crawford lit Cold People de Tom Rob Smith, la membre Brown lit Grief Is For People de Sloane Crosley. Julie Tremblay, adjointe, C.A. de la BPO, lit quant à elle Ru de Kim Thú et Sarah Macintyre, Babel de R.F. Kuang. Myra Skaronski, directrice, Opérations des succursales lit My Effin’ Life de Geddy Lee. Enfin, Cathy Bourgoin, adjointe administrative, lit Meet Me At The Lake de Carley Fortune.

18.

Levée de la séance

Il est résolu que la réunion du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa soit levée à 19 h 33.

19.

Prochaine réunion

le mardi 8 octobre 2024