Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Procès-verbal

N ͦ   de la réunion :
11
Date :
Heure :
-
Endroit :
Salle Champlain, 110, avenue Laurier Ouest, et participation par voie électronique
Présents :
  • Président Matthew Luloff, 
  • Vice-présidente Kathy Fisher, 
  • Membre Mary-Rose Brown, 
  • Membre Rawlson King, 
  • Membre Catherine Kitts, 
  • Membre Harvey A. Slack, 
  • et Membre Adam Smith 
Absent(s):
  • Membre Jessica Bradley 
  • et Membre Alison Crawford 

1.
Avis et renseignements concernant la réunion à l’intention des participants à la réunion et du public

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1.1 - Notices - Meeting Information.pdf
2.1 - Avis - Renseignements concernant la réunion.pdf

Les avis et renseignements concernant les réunions sont joints à l’ordre du jour et au procès-verbal, y compris : la disponibilité des services d’interprétation simultanée et des mesures d’accessibilité; les procédures relatives aux réunions à huis clos; les points d’information qui ne font pas l’objet de discussions; les avis de non-responsabilité relativement aux renseignements personnels pour les correspondants et les intervenants; les avis relatifs aux procès-verbaux; les détails sur la participation à distance.


 

Nota:

  1. La réunion a commencé à 17 h 06.
  2. Vice-présidente Fisher a participé par voie électronique.

2.
Reconnaissance du territoire de la Nation algonquine Anishinābe

 

Le président Luloff souhaite la bienvenue aux membres et aux participants à la réunion du C.A. de la BPO et procède à la déclaration de reconnaissance du territoire autochtone.

3.
Appel nominal

 

Le président procède à l'appel nominal à voix haute, de façon aléatoire.

4.
Absents

 

Les membres Bradley et Crawford ont envoyés leurs excuses.

5.
Déclarations d’intérêt

 

Aucune déclaration d’intérêt n’a été présentée.

6.
Adoption des procès-verbaux

 

7.
Communications

 

Il n'y avait aucune communication.

8.
Mise à jour verbale du président

 

Nouvelles d’Ādisōke

Le président Luloff fait le point sur la progression des travaux à Ādisōke. Les colonnes sont maintenant terminées, ce qui représente une étape importante dans l’avancement du chantier. La structure de la mezzanine et de l’aile ouest du niveau 1 a également été terminée. À l’extérieur, les travaux se poursuivent pour ce qui est de l’acier, du contreplaqué, des panneaux et de la maçonnerie de la façade. À l’intérieur, les équipes travaillent actuellement sur la maçonnerie, les canalisations mécaniques et électriques, et l’escalier principal. Le président invite tout le monde à suivre la progression de la construction, que ce soit sur adisoke.ca ou sur la page Web de la Bibliothèque centrale, sur le site de la BPO.

Bilan de la Semaine de la liberté d’expression

Le président Luloff fait le survol des activités organisées par la BPO à l’occasion de la Semaine de la liberté d’expression, dans le cadre de laquelle la population canadienne est invitée, chaque année, à réfléchir à l’importance de la liberté d’expression en société. Il souligne que la page sur la collection virtuelle du Sanctuaire de livres est en ligne et que des titres de la collection placés dans les présentoirs à la succursale Centrale ont été empruntés. Il ajoute qu’il y a eu des échanges intéressants sur les réseaux sociaux et le site Web de la BPO, le tirage de t-shirts a permis de rejoindre plus de 32 000 personnes sur Facebook et Instagram. Enfin, il indique que près de 450 personnes ont participé aux activités avec le journaliste John Ibbitson et l’auteur Lawrence Hill, et que beaucoup d’entre elles ont attendu pour faire signer leur livre et parler aux conférenciers. Il remercie le membre Slack pour son soutien indéfectible aux activités de la BPO.

Éclipse solaire

Le président Luloff remercie l’Association des amis de la Bibliothèque publique d’Ottawa pour sa contribution financière à l’achat de lunettes pour éclipse solaire, conformes à la norme ISO, que la Bibliothèque distribuera aux résidents pour qu’ils puissent observer l’éclipse solaire partielle qui aura lieu dans la région le lundi 8 avril. Il explique que la vallée de l’Outaouais sera temporairement plongée dans l’obscurité et qu’il faut éviter à tout prix de regarder directement le soleil sans protection adéquate. Il sera particulièrement important de garder cela à l’esprit lorsque le ciel s’obscurcira au milieu de l’après-midi, car il se peut que l’on cherche instinctivement le soleil du regard. Les clients peuvent se renseigner sur l’éclipse à leur succursale en venant chercher des lunettes (avant le 8 avril).

Heures d’ouverture pendant le congé de Pâques

Le président Luloff rappelle à tout le monde que la BPO sera fermée le vendredi 29 mars (Vendredi saint), le dimanche 31 mars (Pâques) et le lundi 1er avril (lundi de Pâques). Il souligne que les ressources virtuelles de la BPO demeurent accessibles pendant le congé et recommande à celles et ceux qui célèbrent Pâques d’écouter la bande originale de Parade de printemps, le film à succès de 1948, en cuisinant!

MOTION No OPL 20240312/1

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la mise à jour du président.

Résultat: Reçu

9.
Rapport de la bibliothécaire en chef/Directrice générale

 

Développement de fonds – Reconnaissance spéciale

Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, commence sa présentation en annonçant que M. Arch Campbell fera généreusement don de 1 000 $ par mois pendant les 18 prochains mois à la campagne Développer le potentiel de la Bibliothèque centrale d’Ottawa à Ādisōke. En juin 2023, M. Campbell avait déjà fait don de 10 000 $ à la douce mémoire de sa femme, feue Marg Campbell. Ce nouveau don porte la contribution totale de M. Campbell à 28 000 $. Mme Bebbington explique que M. Campbell est l’ancien directeur général de la Bibliothèque publique de Gloucester et du Service des bibliothèques de l’Ontario – Nord (qui a depuis été fusionné avec le Service des bibliothèques de l’Ontario). Elle souligne également que les Campbell entretiennent des liens étroits avec le secteur des bibliothèques : Marg Campbell a fait carrière à la Bibliothèque du Parlement, tandis que son frère, David, était éditeur de Canadian Subject Headings à la Bibliothèque nationale du Canada (le nom de l’époque). Enfin, elle remercie M. Campbell pour son soutien indéfectible à la Bibliothèque centrale à Ādisōke et pour son engagement à l’égard de l’importance des bibliothèques publiques à Ottawa, soulignant que des dons d’une telle générosité, de la part d’ardents défenseurs des bibliothèques, comptent beaucoup pour la BPO.

Activités de la relâche de mars

Mme Bebbington rappelle aux clients de se rendre dans les succursales de la BPO pendant les derniers jours de la relâche de mars pour profiter des activités spéciales destinées aux enfants et aux adolescents; elles sont offertes en mode hybride (à distance et en personne) et portent sur différents thèmes, comme les sciences, les animaux et les arts – voire la danse et le ukulélé! Elle invite tout le monde à consulter le site Web de la BPO pour en savoir plus.

Mars, Mois de la Francophonie

Mme Bebbington indique que les activités organisées par la BPO à l’occasion du Mois de la Francophonie célèbrent la richesse du français et de la culture francophone. Elle mentionne que la succursale St-Laurent propose une activité de conte pour enfants le 15 mars avec Marie‑Célie Agnant, la dixième poète officielle du Parlement, tandis que plusieurs succursales présenteront des films en français produits par l’Office national du film. Elle encourage d’ailleurs la population à profiter de la vaste collection de livres, livres numériques et ressources en français de la BPO, ainsi que des services offerts dans cette langue à longueur d’année.

Directrice, Services à la clientèle

Mme Bebbington annonce avec plaisir que Sarah Macintyre a été retenue pour le poste de directrice des Services à la clientèle au terme du concours. En poste par intérim depuis février 2023, elle assumera maintenant ces fonctions de façon permanente. Sarah possède une vaste expérience, ayant occupé différents postes de cadre depuis son arrivée à la BPO en 2019. Mme Bebbington souligne que la division que dirige Sarah regroupe les Services de gestion du contenu, les services de développement communautaire et les Services à la clientèle. Les membres du conseil d’administration et Mme Bebbington félicitent Sarah!

MOTION No OPL 20240312/2

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa prenne connaissance de la présentation à titre d’information.

Résultat: Reçu

10.
Rapports

 

10.1
Rapport financier du 4e trimestre 2023

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1.Fourth Quarter 2023 Financial Status Report.pdf
2.Appendix A - 2023 Q4 Operating Financial Report.pdf
3.Appendix B - 2023 Q4 External Funds Report.pdf
4.Appendix C - 2023 Q4 Trust Funds Report.pdf
5.Appendix D - 2023 Q4 Library Board Operating Report.pdf
6.Appendix E - 2023 Q4 Contract Expenditures Report.pdf
7.Appendix F - 2023 Q4 Capital Status Report.pdf
8.Appendix G - 2023 Q4 OPL Reserve Accounts Balance Report.pdf

Numéro du dossier: OPLB-2024-0213-10.1

En réponse à une question du membre King sur ce qui explique la baisse des revenus de location des installations (salles de réunion), sur les tarifs et sur la possibilité d’augmenter ces revenus, Mme Bebbington explique que la baisse est attribuable à une diminution des locations et que les tarifs sont conformes à ceux de la Ville. Mme Basile ajoute que les locations n’ont pas atteint les niveaux d’avant la pandémie – citant l’exemple des salles de la succursale Centrale qui étaient souvent louées par des organismes gouvernementaux –, ce qui affecte donc les revenus. Elle indique que rien ne devrait changer à court terme. Le membre King remercie le personnel pour la réponse et souligne que les dons inattendus contribuent à compenser cette perte de revenus.

Au terme de la discussion, le rapport est REÇU et ADOPTÉ tel quel.

MOTION No OPL 20240312/3

Que le Conseil d’administration (C.A.) de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) :

  1. Prenne connaissance du présent rapport à titre d’information;
  2. Approuve le transfert de 1 870 475 $ de l’excédent de fonctionnement de la Bibliothèque au fonds de réserve pour la Bibliothèque;
  3. Dirige le personnel, une fois le transfert de l’excédent de fonctionnement de la Bibliothèque approuvé par le C.A., à collaborer avec l’Unité des services financiers de la Ville pour transmettre le rapport au Conseil municipal d’Ottawa, pour examen dans le cadre du rapport sur le règlement de l’excédent / du déficit de 2023 des opérations financées par les recettes fiscales et les redevances, rapport à soumettre au Comité des finances et des services organisationnels.

Résultat: Reçu et Adopté

11.
Points à huis clos

 

RENSEIGNEMENTS PRIVÉS CONCERNANT UNE PERSONNE QUI PEUT ÊTRE IDENTIFIÉE, LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE D’OTTAWA PASSE À HUIS CLOS, POUR DISCUTER DU RENDEMENT 2023 DE LA BIBLIOTHÉCAIRE EN CHEF ET DIRECTRICE GÉNÉRALE (DG) – SESSION À HUIS CLOS – NOTANT QUE LES DISCUSSIONS DU RENDEMENT 2023 DE LA BIBLIOTHÉCAIRE EN CHEF ET DG NE SERONT PAS RENDUES PUBLIQUES PUISQU’ELLES PORTENT SUR DES RENSEIGNEMENTS PRIVÉS CONCERNANT UNE PERSONNE QUI PEUT ÊTRE IDENTIFIÉE

Nota: La réunion à huis clos a commencé à 17 h 40 en raison de difficultés techniques.

MOTION No OPL 20240312/4

Motion de la vice-présidente Kathy Fisher:

Que, conformément à l’article 16.1 (4)(b) de la Loi sur les bibliothèques publiques, renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, la Bibliothèque publique d’Ottawa passe à huis clos, pour discuter du rendement 2023 de la Bibliothécaire en chef et directrice générale (DG) – Session à huis clos – notant que les discussions du rendement 2023 de la Bibliothécaire en chef et DG ne seront pas rendues publiques puisqu’elles portent sur des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée.

Résultat: Adopté

À la reprise de la séance publique à 18 h 48, le Conseil d’administration a proposé ce qui suit :

MOTION No OPL 20240312/5

Motion de la vice-présidente Kathy Fisher:

Que le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve l’évaluation du rendement de la Bibliothécaire en chef et DG pour 2023 identifiée lors de la séance à huis clos et la transmettre au service des ressources humaines de la Ville d’Ottawa pour qu’elle soit incluse dans le dossier personnel de la Bibliothécaire en chef et DG.

Résultat: Adopté

12.
Information distribuée auparavant

 

13.
Avis de motions (pour examen lors d’une réunion subséquente)

 

Il n’y a aucun avis de motion.

14.
Demandes de renseignements

 

Il n’y a aucune demande de renseignements.

15.
Autres questions

 

Sarah Macintyre, directrice des Services à la clientèle, est en train de lire The Black Angels de Maria Smilios. On y raconte l’histoire d’infirmières recrutées dans le sud des États-Unis pour travailler dans certains des quartiers les plus pauvres de New York. Sheri Riviere, adjointe administrative, Services organisationnels, s’apprête à commencer Becoming de Michelle Obama. La membre Brown indique qu’elle est en train de lire London, d’Edward Rutherfurd, et A Little Life, un roman qui raconte le passage à l’âge adulte de quatre camarades de classe d’un petit collège du Massachusetts qui déménagent à New York. Craig Ginther, directeur, Projets spéciaux, mentionne qu’il écoute actuellement The Covenant of Water d’Abraham Verghese, une saga multigénérationnelle qui se déroule dans le sud de l’Inde. Le président Luloff indique qu’il a lu, pendant la Semaine de la liberté d’expression, plusieurs titres ayant fait l’objet d’une contestation, dont Mao’s America de Xi Van Fleet et How to Be An Antiracist d’Ibram Kendi. Enfin, le membre King fait savoir qu’il est en train de lire 2020 d’Eric Klinenberg, l’un des conférenciers ayant participé au récent congrès de l’Association des bibliothèques de l’Ontario; l’ouvrage présente sept personnes « ordinaires » vivant à New York et fait le récit de leurs expériences pendant la pandémie.

Le président remercie tout le monde pour ses recommandations et encourage tout un chacun à se procurer une carte de bibliothèque et à choisir un excellent livre de la collection de la BPO.

16.
Levée de la séance

 

Il est résolu que la réunion du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa soit levée à 18 h 54.

17.
Prochaine réunion

 

le mardi 9 avril 2024

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