Anna Basile, directrice, Services organisationnels et Megan Birchfield, gestionnaire de programme, Développement des installations font une présentation sur l’analyse des lacunes du Cadre sur les installations, notamment sur les critères de priorité (présentation conservée au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale). La présentation fait le survol du travail accompli jusqu’à maintenant en lien avec le Plan directeur sur les installations, des résultats de l’évaluation des quartiers reposant sur les critères d’entrée et de priorité, des modifications que le personnel recommande aux critères d’après l’exercice d’établissement des priorités et des prochaines étapes recommandées. Pour aider les membres à se représenter les quartiers prioritaires, le personnel montre une carte de ces secteurs (qui est conservée au bureau de la bibliothécaire en chef et directrice générale).
Avant la période de questions, Mme Basile se reporte à l’un des points d’information distribuée auparavant à l’ordre du jour (Lettre – Améliorer l’accès aux succursales de la BPO en transport en commun). Dans cette lettre, la bibliothécaire en chef et directrice générale demande à Renée Amilcar, directrice générale des Services de transport en commun, de tenir compte des succursales de la BPO dans l’examen des circuits d’autobus d’OC Transpo, vu les commentaires soumis par la population dans le cadre du processus de consultation publique sur le Plan directeur sur les installations de la BPO.
Avant de passer aux questions des membres, le C.A. reçoit les intervenants suivants :
Mateusz Trybowski, un résident de Carlington, parle des effets de l’utilisation de la distance comme indicateur, dans sa définition actuelle, sur l’équité, expliquant que cela exclut certaines collectivités, comme Carlington, des investissements dans les installations. Soulignant l’importance des bibliothèques dans le sondage communautaire et son appréciation pour la BPO, il se dit déçu de la réaffectation des fonds mis de côté pour l’aménagement d’une succursale à Carlington, possiblement au Centre communautaire Alexander. Il ajoute que les 200 répondants à un sondage de la Carlington Community Association sur les services de bibliothèque étaient majoritairement d’avis que l’aménagement d’une succursale dans le quartier devait être une priorité. Il précise que parmi les grands thèmes dégagés des commentaires figuraient les obstacles auxquels se heurtent les résidents du secteur pour accéder aux services de bibliothèque à l’extérieur du quartier ainsi que les effets bénéfiques que pourrait avoir la présence d’une succursale sur les écarts en matière d’équité. Il mentionne ensuite que le score de Carlington sur l’Indice de l’équité des quartiers d’Ottawa est bas par rapport à celui d’autres quartiers et que 46,6 % des enfants du secteur vivent dans la pauvreté, et fait remarquer que de nombreuses études démontrent l’importance des services de bibliothèque comme moteurs de réduction de la pauvreté et d’amélioration des résultats scolaires. Enfin, il indique être déçu que Carlington ait été exclue d’après une marge si faible pour le critère de la distance à l’étape d’entrée, et exhorte le C.A. à adopter une approche intersectionnelle et à revoir l’affection des fonds à la lumière des obstacles à l’équité à l’échelle de la ville.
Christine Johnson, une représentante de la Hunt Club Community Association (présidente du comité sur les services de bibliothèque), exprime ses objections à l’approbation, par le C.A., de la liste de priorités du document 2, tableau 2. Elle presse le C.A. de suspendre l’examen de cette liste tant que l’information suivante ne sera pas diffusée :
- Méthode d’application de l’optique d’équité à la population de Hunt Club, d’après les plus récentes données de l’Étude sur les quartiers d’Ottawa;
- Méthode de prise en compte du temps de déplacement pour se rendre à une succursale en transport en commun dans la pondération du score d’équité (et non du temps de déplacement selon la distance);
- Mesures prévues dans les prochaines étapes pour créer un équilibre entre les quartiers mal servis et ceux ayant au moins un point de services de bibliothèque dans un rayon de trois kilomètres.
De plus, Mme Johnson indique que le rapport ne propose pas de solutions de rechange, par exemple l’offre de services de bibliothèque dans des centres communautaires. Par conséquent, elle estime que ce rapport ne méritait pas l’approbation du C.A.
Riley Brockington, conseiller du quartier 16 (Rivière), explique que de nombreux résidents du quartier, particulièrement dans le secteur de Carlington, habitent là depuis que le quartier a été aménagé, il y a huit ans. Il souligne que ces résidents ont payé des taxes et qu’ils ont donc contribué à la construction et au fonctionnement des succursales de la ville, et que cet investissement rend nos collectivités plus résilientes, saines et dynamiques. Il précise que la distance moyenne à Carlington pour se rendre à une succursale est de 2,94 kilomètres, mais qu’en réalité, d’après ses calculs à partir de différentes adresses, la succursale la plus près se trouve à plus de 3 kilomètres. Il réitère que le gymnase du Centre communautaire Alexander a du potentiel, estimant qu’avec un horaire modifié et certaines heures d’ouverture sans personnel, cet espace pourrait être une belle occasion d’offrir des services de bibliothèque novateurs. Il mentionne de nouveau que les résidents de Carlington aimeraient beaucoup avoir des services de bibliothèque et que le secteur est l’une des trois collectivités les plus vulnérables de la ville. Il fait valoir que lors de son mandat précédent, le C.A. a approuvé une motion visant à mettre de côté des fonds pour étudier la faisabilité d’aménager d’une succursale dans le centre communautaire de Carlington, et se dit déçu que le rapport de ce soir ait été publié avant qu’il ait pu consulter les résidents et les leaders de la collectivité. Jugeant le processus décisionnel de la BPO paternaliste à l’égard de Carlington, il presse le C.A. de déposer le rapport et de reporter son examen à octobre, pour avoir le temps de discuter des solutions possibles avec le personnel et pour donner à la population le temps d’en prendre connaissance. Enfin, il ajoute avoir reçu de la correspondance d’un résident qui était d’avis que la publication du rapport avait été faite sans préavis suffisant.
Un message écrit a été remis au C.A. avant le début de la réunion, message de John D. Reid qui demande que soit reportée l’approbation de la liste de priorités (tableau 2 du document 2).
Le président Luloff remercie les intervenants de leur présence à la réunion. Il revient sur la question de la publication du rapport avant la réunion abordée par le troisième intervenant, indiquant que l’information est transmise cinq jours civils avant une réunion et qu’elle n’est pas rendue publique tant que le C.A. ne l’a pas reçue, comme l’exige son règlement interne. Il rappelle à son collègue que le C.A. est indépendant du Conseil municipal.
Concernant le Centre communautaire Alexander, le président Luloff explique que le C.A. ne peut réaliser une étude de faisabilité pour un bâtiment qui ne répond pas à ses critères. Il dit comprendre le point de vue de la population de Carlington en tant qu’ancien résident de ce secteur, mais rajoute qu’il faut respecter ces critères pour déterminer où seront construites les nouvelles succursales. Il précise que les lacunes dans le quartier Rivière sont connues et que des mesures seront prises pour y remédier, soulignant que le personnel s’est donné beaucoup de mal pour augmenter le nombre d’activités et d’initiatives de développement communautaire dans ce secteur. Il réitère son engagement, en tant que président du C.A., à voir à ce que le C.A. continue de corriger les lacunes relevées dans le rapport, malgré les contraintes de ressources avec lesquelles il doit composer comme d’autres organisations, dont le Conseil municipal. Il remercie le conseiller Brockington pour son soutien aux intervenants qui se sont adressés au C.A. et réaffirme son engagement ainsi que celui des autres administrateurs et de la BPO à répondre aux besoins de la collectivité.
La membre Bradley demande au personnel de clarifier ce à quoi devaient servir les fonds approuvés mis du côté pour évaluer la possibilité d’aménager une succursale dans le Centre communautaire Alexander. Mme Basile explique ce qu’il en est, précisant qu’il a été question, aux étapes préliminaires, de s’associer à la Ville pour agrandir et rénover le Centre, mais que le C.A. ne s’est engagé à rien; il a simplement trouvé des fonds pour étudier la faisabilité d’un tel partenariat.
En réponse à une question de la membre Bradley sur l’existence d’un calendrier pour l’étude de faisabilité, Mme Basile indique qu’il y a eu plusieurs échanges à ce sujet entre la BPO et la Ville, comme le projet municipal était en cours et n’allait pas être suspendu, mais qu’aucun calendrier n’avait été établi.
La membre Kitts demande au personnel d’expliquer ce qui a été modifié depuis la première liste de priorités, Vars étant passé du premier au neuvième rang. Mme Basile indique que la liste tient compte du score pondéré pour l’équité, la distance et la croissance, et qu’il a été constaté que certains éléments évalués du Cadre sur les installations approuvé par le C.A. étaient en réalité subjectifs, le personnel s’étant par la suite rendu compte qu’il fallait les affiner. Par exemple, il serait inexact de dire qu’aucune collectivité de la ville n’a de motifs d’inquiétude en matière d’équité; les priorités ont donc changé et resteront ainsi si le C.A. approuve ces modifications ce soir.
Toutefois, comme le fait remarquer Mme Basile, ce sont les modifications au critère de distance qui ont eu la plus grande incidence sur le déplacement de Vars sur la liste. À l’origine, ce critère tenait compte de la distance d’avec la succursale la plus près dans sa version la plus simple, sans prendre en considération les différences entre distances urbaines et rurales. Pour mieux équilibrer le score, le personnel recommande de modifier le critère de distance pour qu’il renvoie à la distance réelle moins le critère d’entrée plutôt qu’à la distance réelle, ce qui permet une véritable comparaison des écarts intégrant réellement la distance représentée par le critère d’entrée et explique le changement de rang de Vars.
La membre Bradley rappelle que l’un des intervenants a posé une question sur le temps nécessaire pour se rendre à la succursale la plus près en transport en commun et demandé si ce facteur a été pris en compte dans la pondération des priorités pour les investissements dans les quartiers. Mme Basile explique que cela n’a pas été pris en compte dans l’évaluation comme ce n’est pas un critère du Cadre sur les installations approuvé par le C.A., soulignant qu’il serait difficile d’évaluer les temps de déplacement en autobus vu que les horaires changent régulièrement (tous les six mois). Elle rappelle que le personnel a directement parlé et écrit à OC Transpo pour lui demander de prendre en compte l’emplacement des succursales dans l’évaluation des circuits de transport en commun.
Concernant la motion approuvée par l’ancienne mouture du C.A. qui porte sur la faisabilité d’une succursale à Carlington, la membre Bradley demande pourquoi le personnel de la BPO n’a pas réalisé l’étude de faisabilité, surtout vu que les partenariats pour la prestation de services permettent généralement de faire des économies. Mme Basile précise que le personnel a commencé l’étude en établissant les besoins en services, dans les limites du Cadre sur les installations, et que ces besoins ont été évalués d’après une approche globale. L’étude pour Carlington avait pour but d’examiner la faisabilité d’aménagement d’une succursale au Centre communautaire Alexander précisément, après détermination des besoins et écarts. À la lumière de l’analyse des écarts et d’un examen plus poussé, il a été déterminé que cette installation n’atteignait pas le seuil du C.A. et qu’il ne convenait donc pas de consacrer davantage de fonds à cette possibilité.
La membre Bradley se dit d’avis que s’il y avait un bien municipal disponible qui conviendrait, cela vaudrait la peine de le prendre en considération même s’il ne se trouve pas sur la liste de priorités. Mme Basile explique que le personnel reçoit ses directives du C.A., lequel lui a demandé d’élaborer le Cadre sur les installations et de réaliser l’analyse des écarts d’après les critères d’entrée et de priorité qu’il a approuvés.
La membre Bradley demande si un quartier figurant sur la liste des priorités découlant de l’analyse des écarts pourrait bénéficier d’une succursale à Carlington. Mme Basile indique que ce facteur n’a pas été pris en compte dans l’évaluation d’après l’Étude sur les quartiers d’Ottawa et qu’elle aura une réponse ultérieurement. Plusieurs minutes plus tard, elle surligne des secteurs sur la carte fournie à la réunion, et dit être incertaine, d’après cette information, que l’ajout d’une succursale au Centre communautaire Alexander permettrait d’éliminer les écarts dans les quartiers avoisinants.
La membre Bradley indique avoir de la difficulté à accepter la recommandation de fermer le compte d’immobilisations pour l’étude de faisabilité de Carlington, puisque la population et le conseiller sont très favorables au projet et que les fonds mis de côté seront réaffectés si le rapport est approuvé. Elle ajoute qu’il serait bon d’étudier le potentiel des installations municipales sous-utilisées, estimant qu’il est peut-être prématuré de fermer le compte à ce stade-ci. Elle se questionne sur ce qui arriverait si ces fonds étaient conservés pour une autre année. Sonia Bebbington, bibliothécaire en chef et directrice générale, fait observer que le comité spécial et le personnel appliquent une optique stratégique aux travaux découlant de l’analyse des écarts jusqu’à maintenant, soulignant qu’il existe des zones où les besoins sont concentrés dans plusieurs secteurs de la ville et que le personnel en prend note dans le cadre d’une approche globale. Elle ajoute que les comptes d’immobilisations sont habituellement conservés pendant trois ans, et que ce compte dépassera ce seuil. Mme Basile confirme cette information et précise que si le C.A. envisage de prolonger cette période, il devra donner son approbation sous forme de directive au personnel.
Le membre Slack exprime son appui à la suggestion de la membre Bradley, à savoir reporter la fermeture du compte d’immobilisations pour Carlington. Le président Luloff fait remarquer qu’il y a d’autres coûts potentiels associés à l’aménagement d’une succursale au Centre communautaire Alexander, une installation vieillissante, et Mme Bebbington mentionne que les fonds d’immobilisations mis du côté pour l’étude de faisabilité à Carlington ne tiennent pas compte des coûts de dotation et des ressources de bibliothèque. Mme Basile ajoute également que le personnel a quatre projets d’envergure en cours relativement aux installations, et que trois autres en sont à l’étape de la planification. Si le C.A. demande au personnel de continuer de se pencher sur la possibilité d’une succursale à Carlington, cela créera des contraintes opérationnelles additionnelles.
Le président Luloff réitère l’importance, pour le C.A., de prendre des décisions éclairées, soulignant que le moment n’est peut-être pas idéal avec les travaux touchant le Cadre sur les installations et les stratégies et cadres de service connexes encore en cours.
La membre Bradley répète que sans toute l’information, comme le dit le président, il serait peut-être préférable de continuer d’étudier la possibilité d’aménager une succursale à Carlington pour répondre aux besoins de plusieurs secteurs mal desservis. Faisant remarquer qu’il y aura des coûts opérationnels pour toute nouvelle succursale, elle demande si le personnel est prêt à recevoir une directive visant à reporter d’un mois la décision sur le rapport pour réaliser un examen plus poussé des possibilités dans le quartier Rivière.
Mme Basile explique que le report ne s’appliquerait qu’aux recommandations présentées au C.A. dans le rapport, et que le C.A. devrait spécifiquement demander au personnel d’inclure et d’évaluer un secteur qui ne répond pas au critère d’entrée. Elle ajoute que le personnel avait compris que la Ville aurait besoin d’une confirmation immédiate de la BPO dans l’éventualité où elle souhaiterait aller de l’avant avec la possibilité d’une succursale au Centre communautaire Alexander.
Mme Bebbington rappelle aux membres que l’objectif à long terme des travaux en cours est d’optimiser l’emplacement des succursales pour éliminer le plus d’écarts et couvrir le plus de quartiers prioritaires possible. Revenant sur le message du premier intervenant, qui a parlé d’équité avec éloquence, elle indique que les critères du C.A. tiennent compte de l’équité, de la distance et de la croissance de façon raisonnable pour l’ensemble de la ville et que lorsqu’il y a des problèmes d’équité, le travail de développement communautaire de la BPO contribue aussi à atténuer les obstacles additionnels aux services de bibliothèque.
En réponse aux questions du membre Smith sur la rénovation du Centre communautaire Alexander, le président Luloff explique qu’il avait l’impression, comme Mme Basile plus tôt, que la Ville voudrait connaître rapidement la décision de la BPO concernant sa participation possible aux rénovations du Centre en vue d’y aménager une succursale. Le membre Smith demande ensuite si la BPO proposerait des activités à cet endroit, si besoin est. Le président Luloff réitère ce que la bibliothécaire en chef et directrice générale et lui-même ont dit précédemment concernant les activités et le développement communautaire.
Le membre Smith demande en outre si le personnel dispose d’une estimation des coûts opérationnels pour une succursale au Centre communautaire Alexander et Mme Basile répond par la négative.
Le président Luloff mentionne qu’il ne croit pas qu’il soit souhaitable pour le C.A. de demander au personnel d’étudier des possibilités qui ne répondent pas aux critères qu’il lui a demandé d’élaborer et d’appliquer, estimant que cela minerait le travail accompli jusqu’à maintenant.
Il se questionne à savoir si les capacités et les ressources sont suffisantes, vu la situation financière de la Ville, pour entreprendre un autre projet d’aménagement à ce moment-ci. Mme Basile fait savoir qu’il faudrait un autre employé équivalent temps plein (ETP) et une estimation des coûts d’immobilisations après examen de l’état du Centre communautaire Alexander à la lumière des nouveaux critères de la Ville en matière d’énergie verte et de résilience climatique. Elle ajoute que sans analyse plus approfondie, elle ne peut s’avancer sur les coûts exacts à l’heure actuelle.
Le président Luloff réitère qu’il y aurait de nombreux coûts cachés, par exemple pour la charge de plancher, et que même si le Centre communautaire Alexander semble être une bonne idée, il pourrait y avoir d’autres facteurs à considérer et des dépenses imprévues. Mme Basile précise qu’à première vue, les coûts pourraient s’élever à plusieurs millions de dollars, comme pour la rénovation de la succursale Rosemount.
La membre Crawford indique qu’elle votera en faveur de l’approbation des recommandations du rapport, soulignant le travail entrepris par l’ancienne mouture du C.A. et les autres projets en cours.
La membre Bradley réitère que ses questions ne visaient qu’à faire en sorte que le C.A. prenne la meilleure décision possible à la lumière de l’information disponible. Elle répète qu’elle est d’avis qu’il est opportun de considérer le Centre comme une solution financièrement prudente, comme il ne s’agit pas d’un nouveau bâtiment nécessitant l’achat d’un terrain. Pour conclure, elle signale qu’elle votera en faveur des recommandations, sauf la cinquième, à laquelle elle s’opposera.
Le membre Slack retire sa demande de report à la lumière des discussions des membres ce soir.
En réponse à une question de la membre Kitts sur certains scores de croissance, Mme Basile explique que ces scores représentent 25 % de la croissance sur une période donnée, ce qui cadre avec l’intention du C.A. d’accorder une plus grande pondération à l’équité et la distance. Elle ajoute qu’elle fera un suivi sur les chiffres précis auxquels la membre Kitts fait référence.
La membre Kitts demande s’il serait possible d’envisager un emplacement de succursale qui pourrait rapprocher plusieurs quartiers des services de bibliothèque. Mme Basile indique que l’une des choses que le personnel fera dans la prochaine année, c’est de trouver ces synergies et d’analyser les résultats de la gestion des actifs afin d’adopter une approche globale tenant compte des coûts d’investissement ou de rénovation d’une installation existante. Elle précise qu’il y a encore beaucoup de travail à faire avant de pouvoir présenter un plan directeur sur les installations.
En terminant, Mme Basile remercie les nombreuses personnes ayant participé à ces travaux, notamment le personnel de la BPO et de la Ville ainsi que les partenaires externes. Elle remercie également les membres du comité spécial sur les finances et les installations, soit Kathy Fisher (vice-présidente), Rawlson King (membre) et Matthew Luloff (président et membre d’office).
En l’absence d’autres questions ou commentaires, le rapport est REÇU et ADOPTÉ tel quel.
MOTION No OPL 20230912/5
Recommandations du rapport:
Que le Conseil d’administration (C.A.) de la Bibliothèque publique (BPO) d’Ottawa :
- Prenne connaissance de l'analyse des lacunes, jointe en tant que Document 1 et décrite plus en détail dans ce rapport;
- Approuve les modifications apportées à la matrice de notation de l'équité, telles que décrites dans le rapport;
- Approuve les modifications apportées à la matrice de notation de la distance, telles que décrites dans le rapport;
- Approuve la liste de priorisation, jointe en tant que Document 2 - Tableau 2, et telle qu'elle est décrite dans le rapport;
- Dirige le personnel à réévaluer la liste de priorisation avec les nouvelles données fournies par l'indice de l'équité des quartiers et de faire un compte-rendu s'il y a des différences significatives;
- Approuve la clôture de l'ordre d'investissement n° 910218 pour la succursale communautaire de Carlington et dirige le personnel à retourner le solde restant à la Réserve de la Bibliothèque;
- Dirige le personnel à remettre le Plan directeur sur les installations au Conseil au premier trimestre de 2025.
Résultat: Reçu et Adopté
Dissidence sur la recommandation n° 5 (Membre Jessica Bradley)