Recommandation(s) du rapport
Qu’à sa réunion du 29 janvier 2025, le Conseil étudie et approuve les recommandations suivantes liées à la structure, aux politiques et aux procédures du Conseil et des comités ainsi qu’à d’autres questions connexes :
PARTIE I – CONSEIL, COMITÉS PERMANENTS ET QUESTIONS CONNEXES
STRUCTURE DU CONSEIL MUNICIPAL ET DES COMITÉS ET QUESTIONS CONNEXES
- Approuver les mesures de renouvellement des comités permanents à mi-mandat, comme il est décrit dans le présent rapport, y compris ce qui suit :
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- L’entrée en vigueur immédiate de la structure des comités du Conseil municipal suivante pour le reste du mandat 2022-2026 du Conseil, y compris la dissolution du Sous-comité du train léger et le changement de nom de la Commission du transport en commun, qui deviendra le Comité du transport en commun, comme il est décrit dans le présent rapport :
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- Comité de l’agriculture et des affaires rurales;
- Comité de vérification;
- Comité du patrimoine bâti;
- Comité des services communautaires;
- Comité sur les débentures;
- Comité des services de protection et de préparation aux situations d’urgence;
- Comité de l’environnement et du changement climatique;
- Comité des finances et des services organisationnels;
- Comité de la planification et du logement;
- Comité du transport en commun;
- Comité des transports;
- La nouvelle fréquence des réunions des comités permanents décrite dans le présent rapport;
- Les modifications apportées au calendrier des réunions de 2025 et le processus proposé pour réviser le calendrier, comme il est décrit dans le présent rapport;
MANDATS DES COMITÉS ET QUESTIONS CONNEXES
2. Que les mandats, les documents relatifs à la gouvernance et les processus de transmission des rapports des comités soient modifiés pour qu’ils comprennent les éléments suivants liés au Comité des finances et des services organisationnels, comme il est décrit dans le présent rapport :
- Que le Comité des finances et des services organisationnels ait la responsabilité d’examiner les questions et les rapports ayant trait aux plans financiers à long terme actuels et futurs et de formuler des recommandations au Conseil à cet égard;
- Que le Comité des finances et des services organisationnels ait la responsabilité d’examiner et d’approuver, selon le cas, les rapports liés aux finances suivants, qui seront regroupés avec les rapports existants d’autres directions générales de la Ville :
- les rapports d’étape trimestriels de fonctionnement et des immobilisations du transport en commun ainsi que les rapports d’ajustement et de clôture du budget des immobilisations du transport en commun;
- les rapports d’approvisionnement semestriels pour le transport en commun;
- les rapports annuels des Services des recettes concernant l’exercice des pouvoirs délégués ayant trait aux radiations des comptes clients d’OC Transpo irrécouvrables et aux comptes clients des services d’eau irrécouvrables;
- Que le rôle du Comité des finances et des services organisationnels ayant trait à la cybersécurité soit officialisé, et que des membres du personnel donnent des formations pour veiller à ce que les membres du Comité disposent des connaissances nécessaires pour recevoir et examiner les rapports sur la cybersécurité;
3. Que les responsabilités en vertu du mandat du Sous-comité du train léger pour 2022-2024 soient ajoutées au mandat du Comité du transport en commun (anciennement la Commission du transport en commun), comme il est décrit dans le présent rapport;
4. Que la version révisée provisoire des mandats du Comité de l’agriculture et des affaires rurales et du Comité des finances et des services organisationnels soit soumise aux comités respectifs le plus tôt possible, mais au plus tard le 30 juin 2025, pour examen et recommandation au Conseil aux fins d’approbation;
ORGANISMES CONSULTATIFS
5. Approuver le mandat et la composition du groupe de travail sur l’examen de l’efficacité d’un gouvernement agile, comme décrit dans le présent rapport;
6. Demander à chaque comité consultatif d’adopter et de remettre au Bureau du greffe municipal d’ici le 30 juin 2025 les dispositions minimales obligatoires du Règlement de procédure révisé qui se trouvent dans le document 3 en pièce jointe;
7. Prendre acte, à titre information, de la politique sur les groupes de travail dirigés par les directions générales qui se trouve dans le document 4 en pièce jointe ainsi que du répertoire actuel des groupes de travail dirigés par les directions générales qui se trouve dans le document 5 en pièce jointe;
8. Confirmer la nomination des membres du Comité consultatif pour la sécurité et le bien-être dans les collectivités indiqués dans le document 6 à la suite de l’approbation du mandat du Comité le 2 octobre 2024 et approuver le processus de sélection et la composition du comité de sélection pour les futures nominations, comme il est décrit dans le présent rapport.
PARTIE II – RESPONSABILISATION ET TRANSPARENCE
- Prendre connaissance du rapport annuel de la commissaire à l’intégrité de 2024, ci-joint en tant que document 7;
- Approuver le cadre éthique à l’intention du personnel des membres du Conseil, qui sera mis en oeuvre au début du mandat du Conseil pour la période 2026-2030, comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 8;
- Approuver les modifications apportées au Code de conduite des membres du Conseil [Règlement no 2018-400] et au Code de conduite des citoyens membres du Comité permanent du patrimoine bâti [Règlement no 2022-413] comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 9;
PARTIE III – CONSEILS LOCAUX
- Approuver ce qui suit en ce qui a trait à la société de services municipaux de l’Autorité du district du marché By :
- Demander au personnel de collaborer avec l’Autorité du district du marché By pour examiner et mettre en oeuvre les modifications procédurales qui permettraient d’appliquer les procédures du Conseil établies à l’assemblée annuelle des membres, comme il est décrit dans le présent rapport;
- Approuver l’admissibilité de l’Autorité du district du marché By au Programme de subventions des initiatives de stationnement, comme il est décrit dans le présent rapport;
- Approuver le mandat du Comité de dérogation qui se trouve dans le document 12 en pièce jointe;
- Modifier le Règlement no 199-81 (qui vise à mettre sur pied un conseil de gestion de la Zone d’amélioration du secteur Rideau), dans sa version modifiée, pour stipuler que le Conseil municipal nommera un membre du Conseil qui siégera au Conseil de gestion de la Zone d’amélioration commerciale (ZAC) du centre-ville Rideau et révoquer la nomination de la conseillère du quartier 14 au Conseil de la ZAC conformément à la composition modifiée du Conseil;
- Approuver les questions suivantes liées à la Commission de service de police d’Ottawa conformément aux exigences réglementaires prévues dans la nouvelle Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers, comme il est décrit dans le présent rapport :
- Que la Commission de service de police d’Ottawa continue d’être composée de sept membres;
- Le Plan sur la diversité présenté dans le document 14 pour veiller à ce que les membres de la Commission de service de police d’Ottawa nommés par le Conseil soient représentatifs de la diversité de la population de la municipalité, et déléguer à la greffière municipale le pouvoir de modifier le Plan sur la diversité conformément à toute exigence réglementaire pertinente ou à toute modification apportée à une politique.
PARTIE IV – MODIFICATIONS À DIVERS RÈGLEMENTS, POLITIQUES ET QUESTIONS CONNEXES
RÈGLEMENTS
- Approuver les modifications apportées au Règlement municipal sur le directeur municipal comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 15;
- Approuver les modifications apportées au Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 16;
- Approuver la version révisée du Règlement de procédure comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 17 en pièce jointe;
- Approuver les modifications apportées au Règlement sur les approvisionnements comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 18;
POLITIQUES ET PROCÉDURES
5. Approuver les modifications apportées à la Politique sur la reddition de comptes et la transparence et l’abrogation du Règlement no 2014-442 comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 19;
6. Approuver les modifications apportées à la Politique de nomination comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 20;
7. Approuver la version révisée de la Politique sur les dépenses du Conseil comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 21;
8. Approuver les modifications apportées à la Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 22;
9. Approuver les modifications apportées à la Politique sur la délégation de pouvoirs comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 23;
10. Approuver les modifications apportées à la Politique sur les ressources liées aux élections et aux Procédures liées aux élections durant la période d'interdiction, comme il est décrit dans le présent rapport et dans les documents 24 et 25;
11. Approuver les modifications apportées à la Politique de nomination comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 26;
12. Approuver les modifications apportées à la Politique en matière de conduite et à la Procédure régissant l’interdiction d’entrée sans autorisation, comme il est décrit dans le présent rapport et dans les documents 27 et 28;
13. Approuver les modifications apportées à la Politique de divulgation systématique et de diffusion proactive comme il est décrit dans le présent rapport et dans le document 29;
14. Approuver les modifications apportées à la Politique relative au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi et des procédures connexes comme il est décrit dans le présent rapport et dans les documents 30 et 31.
PARTIE V – AUTRES QUESTIONS
- Demander à la greffière municipale et à la trésorière municipale de présenter au Comité et au Conseil, au plus tard le 30 juin 2025, les options pour donner suite aux recommandations formulées par l’examinateur indépendant (MNP Business Consulting and Advisory Services LLP) concernant le financement des budgets alloués aux services des circonscriptions des membres du Conseil, comme il est décrit dans le présent rapport;
- Approuver la version révisée du Manuel administratif des conseillers et conseillères qui se trouve dans le document 33 en pièce jointe;
- Approuver la Politique de gestion des dossiers des élus qui se trouve dans le document 34 en pièce jointe;
- Approuver la délégation à la greffière municipale du pouvoir de mettre en oeuvre les modifications apportées aux procédures, aux processus, aux politiques et aux mandats connexes, et de présenter au besoin les règlements municipaux requis afin de donner suite aux décisions du Conseil après l’approbation du présent rapport et de manière à refléter l’actuelle structure organisationnelle.